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Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

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Mis herramientas de productividad

Según pasa el tiempo voy adaptando mis herramientas de productividad según la experiencia que voy adquiriendo. Notad que ahora os hablo de herramientas: como sistema sigo empleando algo parecido a GTD.

Archivo f

El archivo f (por flujo) es un archivo de texto plano que contiene los proyectos y tareas del trabajo ordenados cronólogicamente por orden de llegada y estructurados.

Algo así:

Archivo f ejemplo

Reconocimiento Especialidades a Don Nemo Noexiste García DNI 999999-Ç 
    // Especialidad 32
    05 Grabar Especialidad = HECHO(6/7/2014)
    07 Remitir email = HECHO(6/6/2014)
    10 Preparar Resolución = HECHO(6/7/2014)
    20 Subir Resolución a Firma = HECHO(6/7/2014)
    30 Notificar Resolución = ESPERANDO(6/7/2014)
    
Falta Leve Don Gumersindo Tampocoexistez NIE X999999-Ñ
    // Datos en pdf -> carpeta Faltas
    10 Requerimiento de Alegaciones, etc
        10a Preparar Requerimiento = HECHO(8/7/2014)
        10b Subir Requerimiento a Firma = HECHO(8/7/2014)
        10zz Notificar Requerimiento = HECHO(9/7/2014)
    20 Preparar Resolución = ESPERANDO(interesado presente,10/7/2014)
    30 Subir Resolución = ESPERANDO
    40 Notificar Resolución 
    50 Dar parte a nóminas (en su caso)
    100 Cerrar expediente

Aquí tenemos dos proyectos, el primero es un proyecto más bien simple, un simple reconocimiento de especialidad a un maestro de primaria. Tras comprobar la documentación y ver que está conforme a la normativa y que es Funcionario de Carrera, etcétera, abro el expediente de reconocimiento. Como ya no suelo equivocarme en estas cosas, lo primero que hago es grabar provisionalmente la especialidad en el registro personal del docente y luego le mando un email a la interesada informándole de los pasos. Hecho esto redacto la resolución (sí con formulario) y la subo a aplicación de firma electrónica. Firmada que sea, la notifico a la interesada.

Como puedes ver en este primer caso ya he HECHO casi todo el 6 de julio y está pendiente de firma. (Normalmente tarda un día o dos en firmar. Si tarda más suele ser porque hay dudas o errores en la resolución)

En cuanto al segundo proyecto es un poco más complejo. Veréis que el proyecto Falta Leve Don Gumersindo … tiene un subproyecto titulado Requerimiento de Alegaciones. Esto es porque por Ley (y por sentido común) tenemos que dar una oportunidad al interesado para que se defienda. Una vez el interesado diga lo que tenga que decir entonces procedemos a estudiar el expediente.

Pues bien en este caso el subproyecto está terminando y estamos esperando a que el interesado presente la resolución (o se le pase el plazo)

Archivo d

El archivo d recoge todo lo que he hecho. Es un archivo de texto que se hace copiando y pegando los proyectos del archivo f según los termino. Nada más.

Después de experimentar me he dado cuenta que es mejor tener un solo archivo para todo lo del trabajo, así sea de hace 2 meses o 20 años. Un solo archivo. Si necesito buscar algo, solo tengo que pulsar una tecla y la aplicación me encuentra en décimas de segundos lo que a mis ojos le costaría minutos.

Vim

Para trabajar con estos archivos de texto plano podrías usar cualquier editor de texto. Incluso, si lo prefieres un procesador de texto como MsWord o un Excell. Yo uso Vim y va de fábula, una vez se aprende.

Google Calendar

Aquí anoto dos cosas: citas y plazos. Citas se refiere a todo lo que tengo que hacer un día y hora concreto (reuniones). Plazos lo que tengo que (o quiero) hacer antes de un determinado plazo. Google Calendar funciona perfectamente para eso, enviado recordatorios que me llegan al correo electrónico y al móvil.

Smartphone

Si, he vuelto a tener Smartphone y va muy bien con Google Calendar.

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El sutil equilibrio de ZTD

¿Planificación estricta o libre fluir?

¿Debes planificar tu día o ir decidiendo tus acciones sobre la marcha? Solo conoco una norma de Organízate con Eficacia o GTD de la que Zen to Done, o ZTD se separe radicalmente y es en este punto. GTD recomiendo que tu calendario anotes exclusivamente aquello que solo pueda hacerse en ese día y en esa hora concreta; todo lo demás debe ir a la lista de tareas. ZTD, por el contrario, establece que debes programar de una a tres Tareas Más Importantes, las TMI.

GTD establece su regla en la observación de que en la vida actual es imposible predecir tu jornada laboral, siempre saldrá algo que fastidies tus planes. Creo que, si analizamos solo la estructura del trabajo de estos tiempos, David Allen, de GTD, tiene razón. Sin embargo, siendo la naturaleza humana como es, la estrategia de GTD esconde el peligro de dejarse arrastrar por las necesidades del día o de las prioridades de otros. En otras palabras, nos podemos ver arrastrados por la corriente, perdiendo iniciativa y liderazgo.

Pero sigue siendo cierto que programar todo tu día como si fuera el horarido de un colegio tampoco va muy bien. Va fatal. ZTD se queda a medio camino cuando recomienda programar de uno a tres TMI al día, preferiblemente uno. Con esto aseguras la iniciativa. Al menos una cosa importante, al menos algún elemento de la visión estratégica a largo plazo quedará hecho. Y se hará porque los días no son tan locos como para que no puedas si quiera avanzar una de las acciones de una de tus TMI.

TMI, tres no es mejor que una

Cuando uno empieza con ZTD la tentación es imponerse a uno la programación y ejecución de tres TMI al día, ¡o más! Entre más, mejor, ¿no? Pues no. De hecho Leo recomienda que programes una TMI principal, las otras dos están de “suplentes” por si no es posible hacer avanzar la primera. Reitero que una vez terminado la TMI principal, el resto del día queda libre para las acciones que consideres oportunas —que bien puede ser otra TMI, faltaba más, pero no es obligatorio ni necesariamente mejor que sea otra TMI.

Aquí yace el sutil equilibrio de ZTD. Por un lado permite que te reserves un espacio acotado, un refugio temporal para avanzar las tareas mejores, las acciones más importantes, aquellas que van a representar un verdadero cambio a largo plazo, pero por otro lado no obstaculiza tu jornada, de forma que puedes adaptarte a las necesidades del momento. Sí, es cierto que pierde un poco de la agilidad de GTD, pero a cambio ofrece una herramienta para la propia dirección. Mi preferencia personal se dirige a ZTD porque personalmente yo necesito ese extra de dirección y planificación diaria. ¿Qué estás en la duda? Mi sugerencia es que pruebes: no se va a caer el mundo ni la policía de El canasto ni de Óptima Infinito va a venir a detenerte, a lo peor vas a tener una tarea que no vas a ser capaz de terminar, pero a largo plazo descubrirás que te funciona mejor.

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Encuentra tu pasión

Encuentra tu pasión es el último de lo hábitos de Zen to Done, ZTD; voy a empezar por él. ¿Por qué? Porque en el resto de los 10 hábitos, sin ser perfecto en ninguno ya tengo bastante avanzado. Además encontrar mi pasión me preocupa y mucho. Quizás también a ti.

¿Reconoces los síntomas?

Me gusta mi trabajo, pero… Esa última palabra, “pero” encierra que hay algo que no funciona. Reconozco que las oposiciones fueron mi tabla de salvación para la crisis, mi bote salvavidas, pero nadie quiere viajar para siempre en un bote salvavidas, aunque sean de lujo.

Estoy bien en mi trabajo, lo hago lo mejor que puedo y hasta puedo decir que soy feliz y es que la felicidad no depende de haber alcanzado la perfección, pero… eso, que me parece que todavía no he llegado dónde debo estar.

Me parecen unos síntomas muy comunes, aunque también puedan verse en grados muchos más severos. Precisamente porque en España el desempleo sea tan alto, hace que mucha gente tenga que conformarse con lo que le toca, y sintiéndose muy afortunada con ello, pero… a pesar de eso siga notando que le falta algo.

Déjame ahora citar del resumen de ZTD1: Si te cuesta ir al trabajo, si lo que haces te parece aburrido o repetitivo debes buscar un trabajo nuevo. Quedarte con este trabajo no solo te hará infeliz, sino que no alcanzarás tu máximo potencial.

En mi caso no me cuesta ir al trabajo; es un hábito muy consolidado. Además el ambiente es bueno y la gente estupenda, lo que siempre ayuda. ¿Aburrido? Algunas veces he de reconocer que sí. ¿Repetitivo? Bueno, soy funcionario en la administración, mi tarea es el papeleo vario, ¿qué esperaba? Pero sobre todo es la convicción de que estoy “diseñado” para otras cosas. Hay algo en lo que no acabo de encajar completamente.

¿Puedo permitirme el lujo de encontrar mi pasión?

Seguramente, si has leído hasta aquí, te estés haciendo la misma pregunta. El, sí, muy bonito si sale bien, pero…

Es un miedo muy real. Fue por perseguir lo que creía firmemente mi vocación —del tipo sacerdotal por más señas— que tuve que buscar refugio en las oposiciones2. De no haber sido por eso, ¿quién sabe?, quizás estaría ahora en paro y arruinado por la crisis, pero quizás…

Basta de recuerdos, vale, puede salir mal, como todas las cosas. Yo que sé, es como querer a alguien, también puede salir mal, pero no me voy a meter a vivir en una cueva. Otra cosa es como vamos a ir asumiendo riesgos. En mi caso, poco a poco. Es lo que sugería Leo Babauta y es lo que aconsejo también yo.

En cualquier caso, ¿que riesgo tiene encontrar tu pasión? Ninguno, mientras no hagas nada arriesgado con ella. Si no me hubiera ido al seminario, ¿qué habría perdido? Nada. De hecho si me hubiera ido en la primera semana, me podría haber reincorporado al trabajo, creo.

Por otro lado ir en pos de tu pasión, siempre tiene consecuencias positivas. Encontré personas, tuve experiencias, aprendí competencias que no podría haber encontrado en ningún sitio. Sé meditar, no al modo Zen, sino al modo cristiano, pero quitando el para-qué se medita —que a veces también coincide— la esencia de la meditación permanece igual. Tuve ocasión de ser voluntario en la cárcel, trabajé en la calle con niños de la calle, en Rumanía; aquí en un centro para niños, también con gente sin hogar, impartí clases, consolé, escuché, viví. En otras palabras, vale, comprobar que uno no acababa de encajar para cura, dolía, y la vuelta al mundo “normal”, dolió más, pero, juntándolo todo, solo me queda decir: raña, raña, raña, eres una araña.

Por eso voy a ahora, otra vez, a buscar mi pasión.

A encontrar mi pasión

Y esta es la parte difícil. Siguiendo los consejos de Leo Babauta voy a dedicar 30 días, comenzando el 16 de octubre a encontrar mi pasión. Voy a hacerlo públicamente, compartiendo algunos posts, dos o tres, supongo, de aquí hasta mediados de noviembre. De momento, lo único que he podido hacer es un poco de brainstorming; del que salieron varias cosas:

  • Juegos de rol
  • Wargames
  • Libros-Juegos
  • ¿Resumir?
  • Historia
  • Ciencia Ficción
  • Ficción Interactiva
  • Productividad y Minimalismo
  • ¿Los haikus?

La sombra del cómo

Inmediatamente me surgió la pregunta del cómo. O sea, ¿cómo podría vivir de esto? Pero es una pregunta extemporánea. En primer lugar porque hasta que no descubra mi pasión no puedo pasar al paso dos, cómo vivir de ella. Y en segundo lugar porque algo sea una pasión no significa que necesariamente pueda vivir de ello. También existe la posibilidad de hacer otros ajustes a mi vida para hacer mi pasión posible sin renunciar a comer.

Por ejemplo, no voy a decir que sea imposible, pero a bote pronto me parece harto improbable vivir de mis haikus. Aunque fueran buenos. Sin embargo, si fueran mi pasión, ¿qué más da? Podría concentrar el resto de mis energías, las que van después de mi trabajo, para mi pasión y evitar que mi trabajo3, en lo posible, interfiera en ella.

La sombra del monstruo

También tengo que luchar contra otra sombra, el verme demasiado pequeño para triunfar. Demasiado chico para intentarlo.

Y es verdad que soy pequeño, pero todos los héroes son un poco hobbits al empezar. Mucho corazón, pero poco entrenamiento, muchos miedos y solo una arrogante ignorancia para afrontarlos.

Si lo intentas tú también, quizás puedas apoyarte en las mismas palabras que me dan fuerza. Que digo palabras, hechos. Resulta que todos los que han llegado a lo alto, lo han hecho a hombros de gigantes4.


  1. Véase Zen to Done, un resumen extenso.
  2. Una historia larga de contar y que, francamente, ya me aburre hasta mí mismo.
  3. Sí, es cierto, ser funcionario lo hace más fácil.
  4. Parafraseando, en otros, a Sir Isaac Newton.
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Comentarios a Zen To Done

Si ZTD es un coche, GTD es la fábrica

Cuando estaba resumiendo1 Zen to Done, ZTD, me tuve que contener para poner en el resumen solo lo imprescindible. Sobre todo tenía que luchar contra el impulso de comentar, contaminando el texto con mis propias idea, que la estrella debía ser el bueno de Leo Babauta, y no un servidor. Además, con cerca de cinco mil palabras, ya es grande para lo que se estila en Internet. Ahora, bien separado, para que nadie se confunda, os ofrezco mis propios comentarios, por si valieran de algo.

ZTD, ¿Un subconjunto de GTD?

Sorpresa, sorpresa, ZTD está construído con los mimbres de GTD2. Todavía me acuerdo y me sonrojo de los debates que tuve hace años sobre si ZTD era mejor o peor que GTD. Me decidí entonces por GTD pero hoy he de reconocer nuevamente que estaba equivocado. No por que ZTD sea mejor, ni igual que GTD, es que es comparar peras con patatas. GTD es una guía sistemática para que construyas tu sistema de productividad; ZTD es ese sistema, y con algunos extras. Si ZTD es un coche, GTD es la fábrica.

Nuevas Tecnologías, ¿con fecha de caducidad?

Casi todas las aplicaciones y hardware que Leo recomendaba en 2006 han desaparecido, mientras que los medios analógicos “de toda la vida” han subsistido.

De esto podemos sacar dos conclusiones: a) lo analógico funciona para las necesidades de la mayoría de nosotros, y b) si vas a usar una aplicación, asegúrate de poder rescatar y/o exportar tus datos.

Personalmente tuve una triste experiencia con mi aplicación favorita de entonces, que desapareció casi de la noche a la mañana. Afortunadamente pude rescatar la información, ¿pero y si no hubiera sido así?

El efecto Rolls Royce o el curioso asunto de la Moleskine

Leo recomendaba una libreta de la marca Moleskine, aunque decía que valía cualquiera. Yo en, La libreta de billetera3, aunque digo que vale cualquiera recomiendo una barata. Es una diferencia menor y supongo que tiene que ver con preferencias personales. Sin embargo no por ser asunto subjetivo quiere decir que nuestras valoraciones carezcan de lógica. Leo Babauta recomendaba la Moleskine por su “algo especial” que tiene. Es verdad, no existe cuaderno más elegante.

Pero por eso mismo yo recomiendo uno barato. Vas al campo, ¿pillas el Rolls Royce? Con los Moleskine me pasaba lo mismo, me da pena usarlos para anotar “llamar al médico”. En fin, es una cosa personal, pero lo dejo escrito por si te pasa lo mismo. La solución es una libreta barata.

El extra de ZTD

El extra que viene con ZTD es estratégica. Tenía fresca la lectura de Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva cuando resumía ZTD y me ha venido muy bien para pillar el extra de ZTD: su visión estratégica, su utilidad como herramienta de liderazgo de la propia vida.

Stephen Covey distingue el liderazgo de la administración de la siguiente manera. Administración son los mecanismos que nos permiten hacer cosas; liderazgo es elegir hacer las cosas correctas. De nuevo, de nada nos vale ir con un coche muy rápido a Pamplona si queremos ir a Sevilla.

ZTD es una herramienta para lel liderazgo en un doble sentido. En primer lugar porque se centra en elegir qué hacer, desechando rápida y decisivamente todo aquello que no es necesario o delegándolo a otros personas. ¿Estaba esto presente en GTD? Sí, pero Leo Babauta te pide que hagas del “no hacer” tu primera opción. En otras palabras solo haces lo que tenga un utilidad confirmada.

También se ocupa del liderazgo con una cosa que llama hábito y que yo más bien llamaría una aventura: la búsqueda de tu verdadera pasión. La búsqueda de tu pasión no es una herramienta de productividad; está más allá de la productividad y quizás por eso quedó fuera de Organízate con Eficacia. ¡Pero que importancia tiene! Y qué difícil es olvidarse de la propia vocación mientras vamos por la vida dando tumbos que confundimos con éxitos —o incluso fracasos, que tanto da. Por eso, y reconociendo que por sistemática está fuera de sitio, me alegra que ZTD tenga espacio para la aventura de encontrar tu verdadera pasión. En primer lugar para los jóvenes, a quienes todo ZTD les viene de maravilla, pero también a los demás, porque este mundo de constantes cambios nos obliga a ser siempre jóvenes.


Notas

  1. Zen to Done, resumen extenso.
  2. Getting Things Done, traducido en español como Organízate con Eficacia
  3. Mi artículo La libreta de billetera
Publicado en productividad

Zen to Done: Resumen Extenso

Original de Leo Babauta

Resumido por Miguel de Luis

Gran parte del estrés que la gente siente no proviene de tener demasiado que hacer. Proviene de no terminar lo que empezaron.
-David Allen

Zen To Done, ZTD es un sistema a la vez simple y potente que te permitirá desarrollar los hábitos necesarios para organizar todas tus tareas y projectos, simpliflicar tu jornada y mantener tu escritorio y tu correo electrónico limpio y despejado y que hará hacer lo que tienes que hacer, sin distracciones.

Es posible cambiar tus hábitos. Yo cambié mis hábitos uno por uno, tengo una lista de tareas que se reduce a tres tareas muy importantes. Y las completo, una a una. Limpio las distracciones y me concentro. Anoto todo en un solo sitio para no olvidar nada.

Tú también puedes hacer esto. No soy un súper-humano, simplemente me comprometí a mejorar, y empecé por cambiar mis hábitos, uno por uno.

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Haz tu propia agenda, con fichas

Combinamos simples fichas de cartulina con un sistema sencillo para organizarte y sacamos magia

¿Hipster PDA? Los veteranos ya saben de lo que hablo. Antes de los smartphone había una cosa que se llamaba PDA, que, muy a lo bruto, sería como un smartphone pero sin llamadas. Mi favorita era la Palm M100, que venía con aplicaciones de calendario, lista de tareas, notas y directorio de teléfonos. Entonces, como broma, empezaron a hablar del hipster PDA, que sería un PDA hecho de cartulina, de fichas de cartulina, exactamente.

Hipster PDA: Construcción

  1. Consigue unas fichas de cartulina
  2. Júntalas con una pinza1 o una goma elástica.

Hipster PDA: Empleo

¿Te pareció demasiado sencillo? Bueno eso era el componente material; el hardware, como si dijéramos; en cuanto al software lo tendrías que poner tú, en forma del sistema de productividad que quieras usar. Con estas tarjetas podrías implementar el famosos sistema de David Allen GTD2, usuarlo como libreta de billetera o como una agenda convencional, numerando las tarjetas para indicar los días.

ZTD

Yo voy a proponerte ahora ZTD, meramente como un ejemplo3. ZTD, es un sistema minimalista de productividad que puede resultar más que suficiente para la mayoría de los estudiantes y para muchos trabajadores. Es, en cierto sentido, una forma simplificada de GTD y puede servir como camino de aprendizaje hacia sistemas de organización personal más ambicioso. Si nunca te has organizado siguiendo un sistema te aconsejo que empieces por ZTD; si se te quedara corto ya habrás alcanzado los hábitos y destrezas básicas que te permitirán asimilar GTD sin dificultad.

Primera Ficha: Entrada En la primera ficha escribe entrada; en ella irás anotando todas las cosas que tengas que hacer según te vengan a la mente y mientras no estés muy seguro de las tareas concretas que implica. Supón que te interrumpen y te dicen que tienes conseguir un certificado raro X47/2A. De momento lo anotas en entrada y cuando tengas tiempo ya lo guardarás mejor.

Segunda Ficha: TMI En ZTD las TMI son las tareas más importantes, aquellas que si las terminas puedes dar el día por victoria aunque te queden sin hacer las pequeñas tareas.

Tercera Ficha: Acciones Aquí tendrías una lista general de acciones concretas. En el caso del certificado X47/2A podrían ser “buscar en la página web de la Dirección General de Asuntos”, y, según lo que encuentres en la página, “reunir la documentación”, “pagar la tasa” e “ir a la Dirección General de Asuntos Raros”.

Cuarta Ficha: Esperando Aquí anotas todas aquellas tareas que estás esperando que la haga otro. Anota siempre a quién se lo has encargado y la fecha en que debe estar terminado.

Quinta Ficha: Hoy La llamo hoy, pero deberías encabezarla por la fecha real. En ella anotamos todas las citas que debemos hacer hoy sin falta, como asistir a una reunión, ir al partido o el cumpleaños de tu hijo.

Sexta Ficha: Esta Semana Como hoy, pero referido a la semana actual. Para cada cita o acción anota la fecha en que debe estar terminada.

Séptima y Octava Ficha: Este mes y Largo Plazo Como Hoy y Esta Semana pero referidos respectivamente al mes actual o más allá del mes actual.

Novena ficha: Proyectos Dedica una ficha a cada proyecto importante, los proyectos más sencillos y rutinarios, pueden manejarse con la lista de acciones, pero un proyecto puede necesitar una o más fichas para el solo. ¿Qué anotarías en la ficha? Al menos:

  • Nombre del Proyecto
  • Fecha Límite
  • Descripción
  • Archivo (Dónde esta la documentación)
  • Acciones (Lo que se ha hecho y lo que está por hacer)

Fichas en blanco Ten, además unas diez o veinte fichas más; te servirán para cuando te quedes sin espacio, reponer las fichas usadas, escribir borradores, anotar ideas, información e incluso para compartir información con otra persona. ¿Me das tu email? Ay… no tengo dónde escribir y el móvil sin batería…

Cositas finales:

Resumen de ZTD

Pretendo, pronto, ofrecer un resumen extenso de Zen To Done en español, de unas cinco mil palabras, que vienen a ser como media hora de lectura yendo despacito y con cuidado. Cuando esté, os lo anunciaré aquí, junto con los enlaces al PDF y al libro electrónico para descargarlo.

Secreto

Este sistema no se puede llevar en Evernote, en un bloq de notas, en papel, en un cuaderno, en una carpeta de anillas, en un editor de texto o cosas similares. Es ilegal y la policía de sabiavida te perseguirá.

Tampoco se puede adaptar, ni mejorar, eso es un crimen.


Notas

  1. La pinza es mejor con pocas fichas; si necesitas muchas es mejor la goma elástica.
  2. Getting Things Done, traducido en español como Organízate con Eficacia
  3. Esta es solo una posible interpretación de Zen to Done, ZTD, basada en mi propia experiencia. Si puedes simplificar más hazlo, si necesitas detallar más hazlo también.