Publicado en sabiduría

El horario

Muchos relacionamos el horario con la escuela. Era un instrumento de poder opresivo sobre el que no teníamos nada que decir, los profesores ya lo habían decidido a su gusto; otro de los inconvenientes de ser niño.

Pero un horario, cuando somos nosotros quienes lo diseñamos sirve para orientar sirve para orientar, rápidamente nuestra vida hacia donde queremos. En otras palabras: sirve a nuestra libertad.

¿Qué, cuela?
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Publicado en realización personal, sabiduría

Una vocación no es una profesión

Foto CC -by Poonomo

A veces se confunde vocación con profesión. ¿Por qué? Iba a perder el tiempo aventurando teorías; vamos al grano

La vocación es el eje principal de tu vida. Y sí, puede que sea ser torero o filósofa o incluso abogado o médico, ¿quién sabe? Pero también puede ser simplemente ser esposo y padre, ¿por qué no? Entonces te gustará más un trabajo que otro, por supuesto, pero no tienes que tener vocación a ninguna profesión concreta, porque para tí, lo que culmina tu felicidad es ser felices con ellos.

O tu vocación puede ser algo de lo que no se pueda vivir. Pongamos poeta, que rara vez da para mucho. Si es así necesitarás algo para ganarte la vida, aunque sea heredar una fortuna. En ese caso, la poesía no es lo que haces en el “tiempo libre”, sino que tu trabajo es aquello que haces para permitirte ser poeta.

Por eso no te angusties si tu vocación no está entre las listas de grados de una universidad. A lo mejor ya la estás ejerciendo sin darte cuenta. A lo mejor la única valentía que tienes que emprender es la de no lamentarte, aceptarte en tu sencillez, ser más y mejor quien ya eres y sonreír a los que persigan sueños que no son los tuyos.

Publicado en productividad

Lean Personal

Crisis

Hace un mes, facilethings, la aplicación GTD que uso, falló; había acumulado demasiados proyectos para la base de datos y de lenta, se hizo inútil.


No nos pongamos trágicos. La mayoría de la gente vive sin GTD. No me iba a pasar nada a mí por un día… pero pasó una semana. Al final sobrevivía base de evernote hasta que el soporte de facilethings consiguió una nueva base de datos.

Redefiniendo GTD

Esta crisis me abrió los ojos. Resultar que la productividad es algo más que GTD y que, gulps, GTD no es ni un sistema de productividad personal ni el éxito final de la evolución de las productividad personal.

Lo que es GTD

GTD
una aproximación sistemática a la organización de la información sobre las tareas personales.

Vale esa es la definición aburrida a la que he llegado.

Me explico:

  1. aproximación sistemática: esto viene del propio David Allen, que en “Making it all work” entiende que no ha alcanzado un sistema completo, sino que da las piezas necesarias para que cada cual cree su sistema, desarollándolas más o menos de acuerdo a sus necesidades.

  2. organización de la información: GTD va de organizar información; nada más. Responde así a las dificultades específicas de los llamados trabajadores del conocimiento y de otros ámbitos en los que el trabajo está poco definido.

Esto está bien, pero es insuficiente.

Entra Lean

…puedes estar pensando que la naturaleza creativa de tu trabajo, y su variabilidad, significa que no puedes estandárizar nada –al contrario. Piensa, por ejemplo, en un artista –el epítome de la creatividad, hasta la boina calada con garbo. Pero si te fijas en su paleta, notarás algo intereante: los colores no está dispuestos aleatoriamente. En realidad, siempre están en el mismo lugar para que sea más fácil y más rápido encontrar el color adecuado cuando se necesita. En otras palabras, parte del trabajo estándar de un artista es mezclar los colores en el lugar justo de la paleta. Esta estándarización es importante porque si estás tumbado pintando el techo de la Capilla Sixtina, lo último que quieres es tener que ir cazando continuamente al color amarillo. –Daniel Markovitz, “A factory of One”

En otras palabras: hasta un artista tiene trabajo estandarizable y esta estandarización es importante. Pongamos que llamas o recibes llamadas por teléfono: éstas son estandarizables. Mandas y recibes emails: pueden someterse a un estándar.

Por importante que sea tu trabajo este seguramente contiene procesos humildes pero importantes, que si conseguimos estandarizar nos harán trabajar mejor y, descargarán nuestro sistema GTD.

La respuesta no son más recursos

Una mejor base de datos me sacó del lío. Pero me quedó claro que no puedo seguir acumulando información de acciones y proyectos sin límite. Los más de cien proyectos, muchos con listas de acciones largas, que llevaba se hacían inmanejables incluso con una aplicación informática, incluso con la que es la mejor implementación de GTD que conozco. Sí, hasta cuando la base de datos aguantaba.

Con una mejor base de datos la tentación era volver al cauce anterior. No lo hice porque la respuesta a la ineficiencia no son más recursos.

La bajamar revela las piedras, proverbio Lean

En otras palabras: cuando menguan tus recursos descubres tus fallos. Es buen momento para quitar esas piedras y no quedarse a esperar a que vuelva la marea. Es buen momento para resolver los fallos y no esperar a una mejora en la base de datos… a una mejora en la situación económica, tampoco.

Lo que hago

En primer lugar dejarme de fanatismos. Son malos en religión y también en productividad personal. GTD, por ejemplo, es un estándar, pero los estándares nunca son estáticos sino que deben mejorarse, deshaciéndonos de todo elemento que carezca de valor.

También en GTD puede haber muda.

Debido a que GTD es un sistema muy genérico, por necesidad, requiere que todo proyecto se divida en acciones de dos minutos y todas estas acciones se anoten por contextos. Esta es la aproximación necesaria cuando la variabilidad de las tareas es infinita.

Pero la variabilidad de las tareas nunca es infinita. Todavía me han de presentar a la persona que anote por contextos las tareas necesarias para asearse todos los días. O para conducir, por ejemplo, ambos proyectos en sentido GTD porque conllevan varias acciones de duración superior a dos minutos.

Mi nuevo estándar GTD

  1. Estandarizar el trabajo en lo posible.
  2. Identificar cada proyecto con su estándar, si tiene.
  3. Anotar en un proyecto sólo las acciones que se salen del estandár o la última acción completada de una secuencia fija.
  4. Llevar los proyectos muertos a un “archivo muerto”.

La 2. puede significar algo tan sencillo como poner a un proyecto el siguiente título “Escribir artículo Lean Personal”. Debido a mi experiencia ya sé las acciones estandárs que me lleva escribir un artículo.

La 3. supongamos que me interrumpen mientras buscaba información para mi artículo. Ahora es cuando debo introducir en mi sistema GTD “Buscar información” en #wikipedia“ (por ejemplo)” o, algo más concreto como “consultar A Factory of One”.

La 4. Un proyecto completado o desechado es un proyecto “muerto”. No es necesario que aparezca en el sistema “vivo” de la herramienta GTD que emplees, pero puede ser conveniente guardar referencia de ella para un futuro. Esto puede ser un simple archivo de texto plano con una línea por proyecto que contenga algo así como:

  1. Fecha de finalización
  2. Nombre de Proyecto.
  3. Incidencias, en su caso.
  4. Lugar de archivo, si es necesario (por ejemplo si no se tiene un archivo sistemático o si este proyecto no está archivado en el lugar habitual).

Lo que, en la práctica, escribo de esta manera en una nota de Evernote

13 de mayo
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* Expediente de Nadie Hernández Hernández 
* Expediente de Nadie García García | Se finaliza por defunción del interesado | Archivado en "Sin expediente"

De esta manera descargo a mi aplicación GTD, pero, a la vez tengo la información si alguien me pregunta en el futuro por qué no terminé el expediente de Nadie García García y, como mínimo, me evito el mal rato y el tener que ir a buscar los documentos archivados. En cuanto al de Nadie Hernández Hernández se finalizó sin incidencias y está guardado en el archivo normal.

Aún hay más

Pero será en otra ocasión. Apenas he rascado lo que el Lean puede suponer para GTD, mucho menos lo que puede significar para la productividad personal. Tampoco os prometo que lo haga en un futuro porque bueno, para eso está Markovitz y yo quiero dedicar mi tiempo libre a escribir.

Por ello os recomiendo leer “A factory of One”, que está en Amazon, por ejemplo. Para todo lo demás está Google. Si aprendo algo más por mi cuenta, ya os diré.

Foto

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Labor omnia vincit

1982, recreo, alboroto distante de niños, una clase vacía. El maestro está sentado en su mesa, corrigiendo exámenes. Entra un alumno.

— Maestro, ¿qué debo hacer para aprobar?

El profesor, que conoce al alumno, sigue corrigiendo, el alumno insiste — Maestro, ¿qué debo hacer para aprobar?

Sin levantar los ojos el maestro contesta — Labor omnia vincit.

—¿Labor omnia vincit?

—Exactamente, repítalo.

—Labor omnia vincit.

—Muy bien, repítalo de nuevo. — Ahora el maestro mira al alumno.

—Labor omnia vincit.

—Otra vez.

—Labor omnia vincit.

—Muy bien, repítalo tres veces todos los días. Así aprobará.

—Sí, eh…, esto, maestro, ¿qué significa labor omnia vincit?

—Que el trabajo todo lo vence. Conseguirá todo lo que necesite a través del trabajo; a veces trabajando más, siempre trabajando mejor.

—De acuerdo. —El alumno bajó su cabeza y se disponía a salir de vuelta al patio.

—Espere un momento. ¿Por qué está triste?

—Porque es que soy un vago.

El profesor, por vez primera, sonrió —Labor omnia vincit.

—Ya, pero es que soy un perezoso.

—Labor omnia vincit, hasta su pereza se puede conquistar por el trabajo.

—Pero es que no trabajo porque soy un vago.

—Aunque no crea en sí mismo trabaje, deme una oportunidad, désela a usted mismo, crea en el esfuerzo. La fuerza de voluntad es como cualquier otro músculo, a más se ejercita, más se acrecienta. Trabajar le hará trabajador.

La pereza hace que todo sea difícil, la diligencia lo hace todo fácil. ~ Benjamin Franklin

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El secreto de la productividad

## O por qué la productividad es imprescindible

Productividad es simplemente saber lo que hay que hacer y cómo hacerlo. A veces hay quien lo expresa de esta manera:

Productividad = Conocer que Acciones hay que hacer + Conocer cómo ejecutar las acciones.

Normalmente nos forman para la segunda. Es decir si vas a cualquier escuela de electricistas te enseñan como instalar un enchufe; también te formarán para ser capaz de realizar proyectos tipo; por ejemplo realizar la instalación eléctrica de un edificio. Lo que es más raro que te formen es para lo desconocido. ¿Qué haces si el proyecto que te piden no estaba previsto en tu formación? Que o has buscado recursos por tu cuenta o has perdido el trabajo.

La fórmula anterior olvida que conocer que acciones hay que hacer es más importante que saber como ejecutarlas. Sí, va en serio. Si conoces lo que necesitas hacer para montar un restaurante, ya contratarás al personal que lo puedan llevar a cabo, o aprenderás por tu cuenta.

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Anti-Kaizen es ser normal

> ¿Cómo es este orfanato? — “Normal”, –huérfano anónimo

Lo normal, no me cansaré de repetirlo sólo significa frecuente, no bueno, ni suficiente. Lo normal en Haití no tiene por qué ser aceptable ni siquiera en Haití; desde luego que los haitianos se merecen más que lo que normalmente tienen.

Algo parecido pasa con el trabajo o el estudio. Lo frecuente es acostumbrarse a una forma de trabajar, conformarse con un nivel y dejar la vida pasar.

Lo malo es que inmediatamente entramos en una cuesta abajo, en el que las pequeñas deficiencias se van acumulando poco a poco, en una suerte de [anti-kaizen](anti-kaizen).

Entonces o nos damos cuenta a tiempo y tenemos que trabajar el triple en la mitad de tiempo, como muchos de los alumnos atolondrados que fuimos, o sufrimos peores consecuencias.

Así que lo “normal” es el yo-yo, dejarse ir poco a poco, para luego, cuando vemos el peligro acelerar como locos, y sí, muchas veces conseguimos los mismos objetivos, pero con mucho más estrés. Pero ese *muchas veces* que dije antes, implica que otras veces ya no hay nada que hacer cuando nos queremos dar cuenta.

Lo único razonable es mejorar hoy y también mañana; lo único razonable es buscar la excelencia, en las cosas pequeñas si no se nos ocurre en las grandes. Porque lo normal, lo frecuente, ya sabemos a donde lleva.

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