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Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

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El horario

Muchos relacionamos el horario con la escuela. Era un instrumento de poder opresivo sobre el que no teníamos nada que decir, los profesores ya lo habían decidido a su gusto; otro de los inconvenientes de ser niño.

Pero un horario, cuando somos nosotros quienes lo diseñamos sirve para orientar sirve para orientar, rápidamente nuestra vida hacia donde queremos. En otras palabras: sirve a nuestra libertad.

¿Qué, cuela?
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Empieza ordenando

¿Qué hacer cuando te sientas confuso? ¿Cuando no sabes que hacer?

Empieza ordenando, físicamente, tu habitación, tu lugar de trabajo, tu coche, tu… Con esto consigues tres objetivos inmediatos:

1. Haces que tus cosas sean más útiles
2. **Aclaras tus ideas**
3. Descubres tesoros escondidos

Empieza ordenando físicamente y estarás ordenando tu mente al mismo tiempo.

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El truco de Seth Godin

Uno de los trucos que le he descubierto arteramente al astuto Seth es que va dejando miguitas de pan en su blog cuando está escribiendo un libro.

La cosa va de ir dejando pequeños extractos de los capítulos que escribe aquí y allá. Y bueno como parece que la cosilla de vender se le da un poquito mejor que a un servidor, pues le voy a copiar a ver si así aprendo algo

Todo esto es mi forma de deciros que a partir de ahora vais a ir descubriendo pequeñas dosis de mi nuevo libro, seguramente a no más de cien palabras cada vez, para que os quedéis con ganas y eso. Huelga decir que la versión final en papel será corregida y aumentada, y me dice mi editor que con un precio más que razonable.

Ah, y sí, probablemente se llamará “Productividad para mentes inquietas”.

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Saber, valorar, buen hacer, kaizen

Los expedientes barajados

  • Expediente barajado

    Dícese del expediente cuyos documentos están distribuidos aleatoriamente, de forma que parecen haber sido barajados por un crupier de casino

Si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces

Teresa Riutort

Cuando mi compañera de trabajo nos regaló esta cita la había precedido de una reflexión que podría aparecer en un manual de producción lean. Sucede que ella tiene especial cuidado en el orden interno de los expedientes y bueno hay gente que… digamos que tiene menos. Otra persona podría haber salido con el típico Es que son unos vagos/desastres que todo les da lo mismo. Pero creo que dio en el clavo al poner la causa en el desconocimiento.

Es probable que los desastres tengan la vaga idea de que el orden de los documentos dentro de un expediente carece de importancia. Total, como todo está en la base de datos. Hasta que la base de datos peta, o alguien comete un error, o una magnífica actualización se come algunos datos. Cosillas sin importancia para un base de decenas de miles de registros relacionados. Bueno, que habitualmente no hay más remedio que grabar los datos a mano. Y entonces, te acuerdas dulcemente de los desastres mientras persigues en un expediente de doscientos folios (no es exageración) el documento concreto.

La diferencia no son unos minutitos más. Eso sería en el mundo de las piruletas de fresa donde uno está siempre descansado y fresco y no suenan los teléfonos ni te asaltan interrupciones varias. En el mundo real esa pequeña tarea, tediosa e innecesaria se convierte en una rémora, que fatiga y desmoraliza mientras repasa el listado de todos los registros que tienes que revisar y haces cábalas mentales de cuantos expedientes más estarán barajados.

El caso general

Pero no vengo aquí a descargar los problemas de mi trabajo. Volvamos a la cita inicial: si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces. Eso tiene un significado importante: cuando hago un trabajo que me parece irrelevante le poco poca atención. Como no sé que consecuencias tiene pienso que es una manía de alguien o alguna regla que alguien puso alguna vez pero que, en realidad, no sirve para nada.

Por tanto, es necesario que tu gente sepa las consecuencias de sus acciones, en los compañeros y clientes. ¿Qué tal un cartel en la puerta del archivo, uno con un testimonio personal, por ejemplo? Quizás con esa sencilla acción se tenga una mejora importante.

Es que todo les da igual

Algunos pensaréis que hay gente que a todo le da igual. Sí, vale, con esos no hacemos nada, pero por lo menos tengamos trabajando bien a toda la gente que le importa hacer las cosas bien.

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Hábitos de estudio: mochilas, cuadernos, lápices…

Hay un hábito de estudio que debes cuidar. Si no el resultado serán las carreras por las mañanas y algún que otro despiste. Que lo de Nobita es muy divertido en la tele, pero no cuando le pasa a uno mismo. ¿Qué hiciste los deberes pero los dejaste en tu casa? Bueno, siempre puedes intentar convencer a tu profesor, al mismo al que intentan engañar todos los días… y lo sabe. ¿Qué te dejaste el lápiz? Bueno puedes pedir uno, pero hacerlo todos los días da un poco de vergüenza.

¿Cómo evitarlo?

Con el hábito de dejar las cosas preparadas la noche anterior. Si es posible justo después de hacer los deberes. Tan pronto hayas terminado, prepara la mochila, revísala, ciérrala y ya tienes el resto de la tarde para dejar de pensar en profesores. Si lo dejas para la mañana puede ser que lo hagas muy bien, pero puede ser que te despiertes tarde, o medio zombi, o que tu hermano, padre, madre y/o demás familia te retrase. Y entonces vienen las carreras, el meter los cuadernos mal hasta que arrugan, los estuches abiertos para que los rotuladores sean libres y manchen todo lo manchable y, además, te despistes.

¿Qué hay que comprobar?

No puedo hacer una lista de comprobación para todos los casos del mundo. Este blog lo lee gente de España, México, Colombia, Argentina… y no me puedo saber todas las necesidades de todos los alumnos. Así que yo te hago una lista, pero tú te haces la tuya propia, según lo que veas necesario. Y también, si luego cambias de opinión, la cambias.

Bueno, ahí va la mía:

Lista de comprobación para ir al colegio

  • Deberes

    Comprueba tu lista de deberes, compruebas que no te falta nada y pon los cuadernos en la mochila. ¡Ya no se te pueden olvidar!

  • Exámenes

    Parece imposible que eso se olvide, pero por si acaso mira si hay algún examen cerca, y si te parece necesario, repasa un poco.

  • Horario

    Revisa las clases de mañana; para cada clase mira el material específico que haga falta (ropa de gimnasia para educación física; compás para matemáticas y esas cosas). Pon todas esas cosas en la mochila.

  • Material común

    A veces es fácil olvidarse de lápices, bolígrafos, gomas y el material común que usas en casi todas las asignaturas. Lo mejor es que tengas un sencillo estuche donde guardes todo eso y sólo tengas que meter el estuche dentro. Lo peor es que no tengas ningún estuche, así que por lo menos usa una bolsa o una caja pequeña o algo así.

  • Emergencias

    Por ejemplo, ¿se te ha olvidado algo que había que comprar? Dilo ahora, no esperes a la mañana para decirlo. Sí, bueno, se enfadarán y eso ya no puede evitarse, pero es mucho más probable que consigas las cosas a tiempo

Adquiriendo el hábito

Ya escribí un artículo sobre como adquirir hábitos de estudio. Puedes mirarlo, pero este en particular es muy fácil de conseguir. Te recomiendo que te hagas una lista, puede ser la mía u otra que te parezca mejor y la pones en un sitio visible.

También pones 15 círculos en esa lista; cada día que prepares la mochila justo después de hacer los deberes pon una equis en cada círculo (o táchalo, o ponle una corona o hazte un poema a tu gran fuerza de voluntad, o…). Cuando tengas esos 15 círculos tachados ya sabes que tienes el hábito, ahora sólo hace falta dejar que la inercia haga su trabajo.

Felicidades, habrás adquirido un hábito para toda tu vida y podrás reirte, un poquito, cuando tus padres corran por toda la casa buscando no sé qué papel que tenían que llevar…

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Principios del buen hacer: Respeto a las personas

A una oficina llega un técnico de impresoras. Va directamente a revisar una, sin contactar con ningún usuario. Resultado: se atasca el trabajo de toda una sección.

no te pagan porque hagas cosas

El principio del buen hacer es el respeto a las personas. Considera siempre que impacto tiene lo que haces en otras personas. A tí no te pagan por hacer tu trabajo, “y ya está”, no te pagan porque hagas cosas, aunque esas cosas sean útiles, sino por aportar valor. Y ese valor queda disminuido cuando no piensas en las consecuencias que tiene hacia los demás.

Respetar a las personas puede parecer algo abstracto, pero sus manifestaciones son muy concretas. Va más allá de la cortesía.Es realizar nuestro trabajo para y de forma que ayude a los clientes, a los compañeros y a los inversores. Es tener respeto por el medio ambiente y el resto de las consecuencias éticas, es ir más allá del “y ya está”.