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Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

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Herramientas de Productividad Personal Simples 3 – El registro de tareas

La segunda herramienta clave de mi sistema es el registro de tareas. Se trata de una simplificación de mi anterior intento de usar exclusivamente un archivo de texto como gestor único de la productividad. Ahora que combino el editor de texto con un kanban personal, como os hablé en mi anterior entrada, me basta con usarlo exclusivamente para registrar las tareas emprendidas. Veamos su

Estructura

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Herramientas de Productividad Simple 2 – Kanban GTD

¿Kanban o GTD?

Si alguien piensa que un kanban puede sustituir a GTD, o que con mi pequeño artículo puede ignorar a David Allen, pues se siente. Aquí de lo que voy a hablar es de un kanban que estoy usando personalmente para implementar las listas de tareas (acciones en terminología gtd) y proyectos de GTD, dentro del contexto de mi trabajo, nada más. Dicho con estas salvedades, sí un kanban es mi sistema de confianza, que me ha demostrado ser seguro, rápido y eficaz. ¿Quieres verlo?.

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Herramientas de Productividad Personal Simples: 1 – Kanban de Cuaderno

Tengo dos simples herramientas eficaces, gratuitas y simples para organizarte y seas más eficaz. No requieren equipamiento informático para implementarse, pero pueden implementarse con casi cualquier equipo informático si así lo prefieres. Sólo necesitas un mínimo de disciplina, práctica y conocimientos.

¡Vamos!

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Acelerando GTD

CC -by Kuzeitac

## GTD: ¿una o varias herramientas?

De ninguna manera el sistema GTD presupone que debas tener una sóla herramienta (digital o analógica) para llevar el control de toda tu #productividad. Si quisieras, podrías llevar tu calendario en Google Calendar, tu lista de tareas en un cinco cuadernos, uno por cada #contexto y una lista de proyectos en un #kanban. A mí se me antoja complicado, pero es una opción.

Una sola herramienta para poder llevar GTD es el sueño de todo GTDista; pero no es posible. Siempre tendremos #cosas que nos llegan por nuestra bandeja de entrada analógica, ya sea una nota en un post-it; o incluso una orden verbal o un anuncio que vemos en el metro. Con todo, parece más razonable no multiplicar las herramientas GTD sin causa para ello.

## Pero una buena causa podría ser la velocidad.

Si tu herramienta no puede manejar todos tus proyectos quizás podría intentarse aplicar más de una herramienta. Por ejemplo, digamos que tienes 125 proyectos y que tu herramienta GTD puede manejar bien 99; algo habrá que hacer con los 26 proyectos restantes.

## Casa y trabajo

Una idea sería -no me matéis- usar una herramienta para los proyectos “de casa”, de los “de trabajo”. Esto puede tener sus ventajas, si por alguna razón, quiero compartir mi agenda, y no deseo compartir con un cliente cosas personales. Esto no es GTD heterodoxo pues no se trata de dejar de controlar los asuntos particulares, sino de dejarlos en una herramienta apartada.

## Furgoneta y deportivo

Además esto permite usar la herramienta más adecuada para cada ámbito. Si nuestra vida de casa es sencilla, una agenda de las de toda la vida nos puede valer; o incluso un sistema más sencillo pero incompleto, como autofocus.

## La alternativa minimalista

La alternativa minimalista mejor sería tener, de verdad, menos proyectos. Esto en el trabajo puede representar conseguir los mismos objetivos con menos proyectos, para hacer exclusivamente aquellas actividades que tienen valor añadido y nada, pero nada de #muda… lo que en muchos casos será una utopía de las gordas. Puede que sencillamente no nos dejen.

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GTD Veloz

Hasta la semana pasada creía que la herramienta #GTD perfecta era la que implementaba mejor el sistema GTD. Pero un encontronazo con la realidad en forma de problemas de crecimiento con una #aplicación me mostró que hay cosillas aún más importantes.

Vamos, como que la cosa ande

## Queremos velocidad

Toda herramienta GTD ha de volar. GTD no sale gratis; requiere una inversión de esfuerzo para su aprendizaje, cierta disciplina para su mantenimiento y algo de tiempo diario para anotar las tareas y los proyectos.
Vale, luego eso nos lo vamos a cobrar. Yo invierto dinero para sacar más dinero. Pues aquí lo mismo. Y entre más pasta saque menos me dolerá el riesgo que he asumido.
Por eso es esencial que la herramienta GTD escogida nos reporte dividendos de productividad. Sino vuelta a una simple listita de tareas y andando. Y es que los que nos hemos metido en esto de la productividad personal, lo hemos hecho precisamente porque nos importa nuestro tabajo. Cada segundo que perdamos por culpa de la herramienta nos incomoda.

Mucho.

Mi deber no es meter cositas en mi agenda, sino cumplir objetivos.

// Desarrolladores de aplicaciones GTD, eso va para vosotros. Lo siento, más vale que os diga la verdad en el blog que con mi dinero. No es que sea mucho, pero seguro que os gusta. //

## ¿Caprichositos que somos?

La oficina es el mundo de la interrupción. Escenita maravillosa:
Abro nuevo proyecto en la aplicación: “Informe sobre Recurso de Doña C.A.” Tres segundos, la aplicación no abre el proyecto. Mal. Miro a la pantalla fijamente, a ver si así va más rápido Entra el amable compañero de cuatro plantas más arriba.

–¡Hola! Ah mira, ¿te acuerdas de eso que te dije de hace dos semanas sobre ese tema que no tiene nada que ver con lo que estás haciendo ahora?
–No (La aplicación se ha colgado)
–Bla, bla, bla, bla
Y yo –Pues ahora creo recordar que ble, ble, ble, ble (pero ya me he olvidado del informe que iba a hacer; me acordaré pero dentro de dos horas)

## Evitando esta situación

La aplicación GTD perfecta no existe, ni existirá y por eso siempre tenemos alguna herramienta auxiliar a mano (notitas de papel, un editor de texto), para evitar estos desbarajustes.

Pero eso sólo funciona si la bajada de velocidad es puntual.