Publicado en productividad

Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

Publicado en productividad

Productividad para mentes inquietas tendrá una segunda edición

Hace unos días, Raül, mi editor me mandó un email para decirme que Productividad para Mentes Inquietas se estaba vendiendo muy bien; casi la mitad de la tirada en poco más de dos meses. Eso me hace sospechar que habrá una segunda edición y aunque ahora mismo no me voy a poner a trabajar en ello —debido a un brazo roto—sí que me planteo ya cuatro líneas de actuación:

1. Revisión del texto: corrección de ortografía y estilo
2. Convertir algunos de los apéndices en capítulos, simplificando y unificando el estilo
3. Nuevos capítulos
4. Gráficos y esquemas explicativos

Bien esa es la idea general; espero poder explicarla en mayor detalle cuando recupere el uso de ambos brazos.

Publicado en productividad

Formato para las listas de proyectos

GTD en texto plano

Aquí tenéis una captura de pantalla de mi ordenador que muestra un protocolo esquemático de una de las clases de proyectos que estoy encargado. Por proyecto, siguiendo la metodología de GTD, quiero decir un conjunto ordenado de acciones simples orientado a la consecución de un fin. En este caso da la casualidad que es un expediente para solventar una de las incidencias relativas al personal. No voy a entrar a describirlo porque tiene escaso interés para la inmensa mayoría de la humanidad; en vez de eso vamos a usarlo como ejemplo de formato de lista de proyecto.

La primera línea es un subtítulo etiquetado estilo markdown con ## y contiene el título del proyecto junto con un par de datos esenciales para su identificación. No aparece en el prototipo pero los datos de identificación incluirían un número de expediente; útil para identificarlo.

Tareas por necesidad

Justo debajo, y ordenadas por secuencia de trabajo tenemos las tareas que conlleva la realización del expediente. Tareas, ojo, y no acciones porque sería absurdo tratar de reflejar todas las posibles acciones que conlleva un proyecto relativamente complejo como éste. Tened en cuenta que una acción, conforme a David Allen es cualquier actividad que puede completarse en menos de dos minutos. Notificar una resolución, por decir un caso, puede hacerse tanto por correo electrónico como por email, al centro de trabajo con acto y en presencia del interesado –conforme a diferentes requisitos legales que no nos interesan ahora mismo. Lo que importa es que no siempre puedo definir a priori la modalidad de la notificación que acabaré usando y las incidencias que puedan surgir. Además, incluso en una notificación, digamos de toda la vida, de una sola resolución, el número de acciones a realizar es divertido:

1. Imprimir Resolución y Registro.
2. Cumplimentar oficio de remisión.
3. Imprimir oficio de remisión y copia.
5. Registrar oficio de remisión en salida
6. Ir a la página web de correos.
7. Cumplimentar formulario.
8. Generar listado de notificaciones y etiquetas.
9. Imprimir listado de notificaciones y etiquetas.
10. Ensobrar.
11. Remitir a Subalternos para que lo lleven a la oficina de correos.
12. Archivar copia del oficio de remisión
13. Esperar a que correos devuelva acuse de recibo firmado.
14. Escanear acuse de recibo.
15. Archivar acuse de recibo.

Y eso suponiendo que todo vaya como la seda, no exista incidencia de ninguna clase; etc. Así que lo que hago en el prototipo es incluir las tareas principales y solo haría mención explícita de las acciones en la ejecución; según fuera necesario. Por ejemplo estoy notificando pero sale algo urgente y debo dejar la notificación a la mitad pues anoto la acción que he terminado y la que me disponía a emprender tal que así

* 4B(1) Imprimir oficio de remisión Hecho 2013-03-27
* 4B(2) Terminar notificación PorHacer 2013-03-27

El significado de los números

Tareas secuenciales

Una tarea es secuencial, digo yo, cuando la tarea posterior no puede completarse sin haber terminado la anterior. Por ejemplo no puedo notificar una resolución si no está firmada y no puede firmarse si antes no se ha redactado conforme al formulario, etc. Para indicar este orden secuencial uso números. 1 indica la primera tarea y 99 la última acción prevista.

Tareas paralelas

Defino las tareas paralelas como aquellas que pueden ejecutarse independientemente unas de otras. En estos casos numero esas tareas con letras como en A y B para indicar que no dependen una de la otra. 4A y 4B indican que estas tareas son secuenciales respecto a 1, 2, 3, y 5, etcétera. Es decir no puedo realizar la 4A ó la 4B si antes no he terminado la 1, la 2 y la 3; como tampoco puedo empezar la 5 o la 6 hasta haber terminado las tareas “4”.

He descubierto que las tareas paralelas son muy frecuentes en los proyectos creativos. Muchas veces hay cientos de distintas maneras de hacer las cosas. Sin embargo quedan ciertos ámbitos en los que la rigidez de la Ley –nótese la mayúscula–, la norma o la naturaleza del asunto hace que sea necesario seguir un orden prefijado. Con este formato sencillo pretendo poder reflejar de forma concisa las relaciones que hay entre unas y otras. Hasta ahora y para las tareas de oficina y personales me han sido suficientes; no puedo recomendarlos para entornos más complejos sencillamente porque no tengo experiencias de esos entornos.

La columna estado

Estados

Habréis visto a la derecha de la imagen una columna con valores como “PorHacer” y “Esperando”. Esta columna, escrita a mano, con el tabulador, informa del estado en que está cada una de las tareas. Tal y como explico en “Productividad para Mentes Inquietas” estos estados pueden ser:

Por Hacer
La tarea todavía no se ha comenzado
Esperando
La tarea está esperando a que otra tarea se complete. Muchas veces son tareas que corresponden a otra persona
Delegado a
La tarea ha sido delegada a otra persona. Sin embargo, por brevedad no anoto esta tarea en la listad de proyectos porque se deduce de la tarea correspondiente que está “Esperando”. Por ejemplo si “notificar” está esperando a “Firma del Director” es evidente que la “Firma del Director” corresponde al Director y no intento controlar qué acciones emplea para revisar y firmar la resolución; esa es su responsabilidad. Como tampoco me voy a meter en cómo los subalternos manejan la correspondencia.
Hecho
La tarea se ha completado, pero puede quedar algo Por Hacer o Esperando para terminar el proyecto.
Terminado
El proyecto está completamente terminado

Fechas

Junto a cada estado, anoto la fecha en que la tarea se completó (si está _”Hecho”_) o está esperando. Además _siempre_ anoto la persona por la que la tarea está _esperando_ o a quién ha sido _delegado_. Pero estas anotaciones, no aparecen en el protocolo, así que aquí viene otra pequeña imagen de un proyecto real, pero con datos personales bien escondidos.

Si el proyecto tiene una fecha límite, la escribiría en el título.

Estados intermedios

¿Qué pasa con las tareas en estados intermedios? No existen. O se ha hecho o no se ha hecho. Me explico.

Por brevedad anoto las tareas, no las acciones de un proyecto, como ya expliqué más arriba. Sin embargo, si me quedo a mitad de una tarea anoto las acciones que me quedan por emprender y las acciones más significativas que ya he terminado.

Por ejemplo: Si estoy escribiendo un artículo pero me falta redactar el último párrafo escribiría algo como:

1. Redactar artículo Parráfos 1 al 3, ||| Hecho. 2013-03-25
2. Redactar artículo Párrafo 4 ||| Por Hacer 2013-03-25
3. Revisar ||| Esperando 2.

Esto funciona tanto con tareas homogéneas (las 1 y 2 del ejemplo, que “van” de lo mismo) y las heterogéneas (revisar es distinto de redactar).

¿Preguntas, comentarios?

Y este es el formato que uso para mi lista de proyectos (en terminología GTD) que a mí me gusta llamar Kanban de proyectos porque visualmente queda como un kanban. En mi caso particular lo estoy implementando en [vim](http://www.vim.org/), ese editor de texto que parece tan feo hasta que lo conoces bien y dropbox como herramienta de sincronización en nube. Sin embargo, podría emplearse cualquier otro editor de texto, o incluso un simple cuaderno de papel.

Esto es todo, probadlo y si queréis preguntad algo, soy todo comentarios.

Publicado en productividad

Muy buenas noticias para Productividad para mentes inquietas.

Hace poco recibí un correo electrónico de mi editor, Raül, de Ediciones Mestas, que voy a arriesgarme a compartir contigo

> durante el viaje de Carlos Mestas a varios países americanos (…) la recepción de tu libro por nuestros distribuidores ha sido estupenda, les ha encantado. 🙂 La segunda es que ya llevamos unos 600 libros vendidos, ¡antes que de que nos llegasen! Creo que no está nada mal

Y yo también creo lo mismo: este es el primer libro que publico como autor y por medios tradicionales 1. Para todos los que hayáis esperado como yo, para todos los que habéis animado y apoyado, de corazón,

¡Gracias!

1. He publicado varios ebooks como autor y ayudé a traducir una edición de Mundo Bíblico de This is That de F.F. BruceEsto es aquello, pero no es lo mismo, no sé por qué, pero no es lo mismo.

Publicado en productividad

Productividad para mentes inquietas, primera mejora

# Entradas diarias

Una de los problemas de tener fechas límites para un libro es que siempre se te quedan cosas en el tintero. Además, cuando se trata de un método de productividad que, como PMinq, está siempre en contínuo desarrollo, por necesidad te quedan mejoras que no llegan a tiempo al libro. No pasa nada para eso estará —si es posible— la segunda edición, y mientras tanto tenemos este blog. Venga esta introducción a dar la bienvenida a las mejoras que introduciremos en PMInq; desde aquí introduciré las mías y os animo a todos a introducir las vuestras ya sea en vuestras propias páginas, en las redes sociales o contactando conmigo —estoy donde esos iconitos bajo mi página o en miguel de sabiavida punto com, cambiando el de por la arroba.

## ¿Traspapelado?

En mi trabajo manejamos todavía muchísimo papel. En concreto las solicitudes de los interesados, al menos las de diario, llegan mayoritariamente a través de la vieja _instancia_ o los viejos, a veces obsoletos, formularios. Y donde hay papel siempre hay peligro de que se traspapele algo, ya sea por despiste propio o de cualquier otra persona.Sobre todo es crítico el momento del archivo. Por eso, y esto debo recordármelo a mí mismo, es mejor archivar según se va trabajando, asunto por asunto, uno por uno y no dejar el archivo para un tiempo oportuno que se aleja más en cuanto mayor es la pila de _pendiente de archivo_.

La idea se me ocurrió con esto de los recortes. Como sabréis los españoles a muchos de los funcionarios interinos y personal laboral temporal les han recortada la jornada y el sueldo un 20%. En la práctica esto se ha resuelto dando flexibilidad en el horario, de suerte que muchas han optado por trabajar un día menos a la semana, un 20% de la semana laboral. Una de estas compañeras era quien llevaba la recepción de las minutas tarea que no estaba entre mis habilidades. En fin, que los primeros días, mientras me adaptaba a la nueva situación, opté por anotar todas las entradas de ese día en mi diario con la idea de que pudiéramos seguir trabajando y que cuando la compañera volviera pudiera hacer su magia con la minuta.

En fin, aburridos líos de administrativos, que quizás no os interesen mucho.

## Una solución sencilla e interesante
Sigue leyendo “Productividad para mentes inquietas, primera mejora”

Publicado en productividad

Uno, grande y de texto

De las grandes virtudes de los archivos de texto plano no hace falta que os hable. Bueno, sí, que siempre llega a nuestro blog alguien nuevo. Para abreviar pongamos una aclaración y una lista.

Aclaración

Texto Plano no es un archivo de Word. Texto plano son esos archivos sencillitos que terminan en .txt y que contienen exclusivamente letras, números, signos de puntuación y algún código oculto (en plan “fin de línea” no en plan “fin del mundo”)

Ventajas de los archivo de texto plano:

  • Rapidez
  • Se abren en cualquier ordenador, tableta o chisme 1
  • Tamaño compacto
  • No distraen

No tengo tiempo de convencer a nadie, así que probadlo y decidid. Volvamos al asunto principal.

Un archivo de texto para las notas

Antes que nada, estoy trabajando básicamente con dos grandes archivos de texto: uno para las notas relativas al trabajo y otra para las notas personales: que básicamente es todo lo demás. Ambos están sincronizadas en la nube2 por lo que puedo acceder a ellos desde cualquier sitio. En último caso, siempre tengo un cuaderno a mano para las notas más, vamos a llamarlas así, temporales, de la misma manera que otros usan post-its.

Y que yo también usaba hasta que vino lo de la crisis y nos volvimos todos ecologistas.

Dicho voy, en forma de diálogo, a explicar qué es esto del archivo único de texto y cómo trabajo con él.

¿Qué es?

Bueno, un archivo de texto plano en el que tengo todas mis notas. En mi caso, porque la idea original3 no es mía, es un archivo estructurado, usando etiquetas markdown4, de la siguiente manera:

  1. # Categoría
  2. #Etiquetas de la categoría (como si fueran #hashtags de twitter)
  3. ## Título de la nota
  4. #Etiquetas de la nota (como si fueran #hashtags de twitter)
  5. Contenido de la nota
  6. ## Título de la siguiente nota, etc
  7. # Categoría 2
  8. #Etiquetas de la categoría 2(como si fueran #hashtags de twitter)
  9. ## Título de la nota 3, etc

¿Cómo trabajas?

Secuencialmente. Cuando introduzco una nota nueva siempre voy al final de la categoría adecuada y añado la nueva nota, asignándole un título y una o dos etiquetas.

Si no hay categoría creo una categoría nueva al final del fichero y añado la nota normalmente.

Para buscar la información uso la función de búsqueda de mi editor de texto. No busco visualmente. Repito, no busco, visualmente. En vez de eso busco con los #hashtags (que siempre inicio pegado a un # por si no te habías dado cuenta) o directamente por todo el texto.

¿Y funciona?

Muy bien.

En realidad, solo existe una dificultad para trabajar bien con ellos: la costumbre, o el hábito. Y no digo esto para rellenar, porque sin el hábito, ninguna aplicación funcionará, aún la más sofisticada. Si quieres que esto funcione deberás tener la disciplina de anotar todas tus notas en un mismo archivo

¿No sería mejor muchos archivos de texto?

No. La razón es que no hay límite a los archivos de texto —o de otra clase— que vas creando. Creo que tu propia experiencia puede dar fé de ello. En vez de eso, sé que todo lo de mi trabajo está en un archivo.

Alguna excepción podría ser un proyecto extraordinario: una novela o emprender una carrera universitaria —para estos ámbitos crearía un solo archivo de texto—.

¿Y no sale un archivo mega-gigante?

Para tus ojos sí, para la función de búsqueda de un editor de texto, no. Es pan comido.

Repito, de nuevo, no busques visualmente.

¿Y por qué no evernote o…?

  • Muchapasta.com compra evernote, las cuentas ya no será gratuitas, la gente protesta pero muchapasta dice que “para dar un servicio de calidad, blah, blah, necesita ganar pasta, blah, blah, blah, así que lamentablemente
  • Monopolizadores Inc. compra evernote, después de tres meses lo cierra alegando que…
  • Un archivo de texto lo puedes adaptar tú mismo a tus necesidades
  • Es más rápido
  • Más simple

Bueno, probadlo, probadlo y me contáis. Yo estoy tan convencido que posiblemente, este pequeño post se convertirá en una sección o incluso un capítulo de una posible segunda edición de Productividad para Mentes Inquietas.


1: En ocasiones el texto puede aparecer en “chino”. Esto puede pasar si editas el texto en Mac, por ejemplo, y luego lo abres en Windows of Linux. Pero tiene fáciles soluciones: o ajustas la codificación al abrir o grabas todo como UTF-8, que es el estándar web. Más detalles en el manual de tu editor de texto

2: En mi caso, dropbox.

3: Life inside one big text file

4: Markdown es un sistema de marcado de texto entendible tanto por máquinas como por los seres humanos. Por ejemplo, un enlace se escribiría [enlace](http://www.enlace.com). La web está plagada de información, si os interesa.

Publicado en productividad

La contraportada de Productividad para Mentes Inquietas

La contraportada de mi libro quiere tener sitio para tí.

Si ya has leído mi libro o parte, me gustaría que fueras tu, un verdadero lector, no un tipo profesional o $emi-famoso devolviéndom€ un favor, quien apareciera en la contra-portada, con cuatro palabras diciendo:

* qué habéis encontrado
* qué os ha gustado
* qué reflexión habéis hecho
* o para quién es este libro
* o para qué lo estás usando
* o…

Me basta una frase, un pensamiento, algo sencillo

Si tienes un poquito de eso, ponte en contacto conmigo.