Publicado en productividad

Empieza ordenando

¿Qué hacer cuando te sientas confuso? ¿Cuando no sabes que hacer?

Empieza ordenando, físicamente, tu habitación, tu lugar de trabajo, tu coche, tu… Con esto consigues tres objetivos inmediatos:

1. Haces que tus cosas sean más útiles
2. **Aclaras tus ideas**
3. Descubres tesoros escondidos

Empieza ordenando físicamente y estarás ordenando tu mente al mismo tiempo.

Publicado en productividad

Saber, valorar, buen hacer, kaizen

Los expedientes barajados

  • Expediente barajado

    Dícese del expediente cuyos documentos están distribuidos aleatoriamente, de forma que parecen haber sido barajados por un crupier de casino

Si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces

Teresa Riutort

Cuando mi compañera de trabajo nos regaló esta cita la había precedido de una reflexión que podría aparecer en un manual de producción lean. Sucede que ella tiene especial cuidado en el orden interno de los expedientes y bueno hay gente que… digamos que tiene menos. Otra persona podría haber salido con el típico Es que son unos vagos/desastres que todo les da lo mismo. Pero creo que dio en el clavo al poner la causa en el desconocimiento.

Es probable que los desastres tengan la vaga idea de que el orden de los documentos dentro de un expediente carece de importancia. Total, como todo está en la base de datos. Hasta que la base de datos peta, o alguien comete un error, o una magnífica actualización se come algunos datos. Cosillas sin importancia para un base de decenas de miles de registros relacionados. Bueno, que habitualmente no hay más remedio que grabar los datos a mano. Y entonces, te acuerdas dulcemente de los desastres mientras persigues en un expediente de doscientos folios (no es exageración) el documento concreto.

La diferencia no son unos minutitos más. Eso sería en el mundo de las piruletas de fresa donde uno está siempre descansado y fresco y no suenan los teléfonos ni te asaltan interrupciones varias. En el mundo real esa pequeña tarea, tediosa e innecesaria se convierte en una rémora, que fatiga y desmoraliza mientras repasa el listado de todos los registros que tienes que revisar y haces cábalas mentales de cuantos expedientes más estarán barajados.

El caso general

Pero no vengo aquí a descargar los problemas de mi trabajo. Volvamos a la cita inicial: si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces. Eso tiene un significado importante: cuando hago un trabajo que me parece irrelevante le poco poca atención. Como no sé que consecuencias tiene pienso que es una manía de alguien o alguna regla que alguien puso alguna vez pero que, en realidad, no sirve para nada.

Por tanto, es necesario que tu gente sepa las consecuencias de sus acciones, en los compañeros y clientes. ¿Qué tal un cartel en la puerta del archivo, uno con un testimonio personal, por ejemplo? Quizás con esa sencilla acción se tenga una mejora importante.

Es que todo les da igual

Algunos pensaréis que hay gente que a todo le da igual. Sí, vale, con esos no hacemos nada, pero por lo menos tengamos trabajando bien a toda la gente que le importa hacer las cosas bien.

Publicado en estudiantes, productividad

El sobre transparente

He aquí un pequeño consejo, un tip, que dirían mis amigos mejicanos, que me ha servido de mucho: el sobre transparente

Ya sabéis que David Allen recomienda tener siempre una bandeja de entrada: un lugar fijo donde poner los documentos que no puedes examinar inmediatamente. En casa o en la oficina esto no tiene mayor problema, ¿pero qué hacer cuando uno está en movimiento?

En mi caso el problema y la solución la tuve mucho antes de conocer nada de GTD. Cuando trabaja en la procura recibía mucha documentación de los juzgados. Estoy hablando de demandas, denuncias, sentencias, autos y otras cosillas así sin importancia.

Vamos que no me hubiera gustado perderlos

Una solución que le copié a los veteranos fue tener en el maletín de uno o varios sobres transparentes de plásticos. Son baratos, no pesan nada, protegen el papel de un café inoportuno y permiten organizar la documentación mientras vas del despacho al juzgado o a embargar a quien toque. Además el que sea transparente permite inmediatamente ver si quedaba algo por notificar en el sobre de “A Notificar” por ejemplo.

El tip

Si estás estudiando ten un sobre transparente de tamaño algo mayor al DINA4 o el similar que usen en tu país. Llévalo siempre contigo, úsalo para transportar las fotocopias o formularios que te den y para transportar tus deberes y trabajos que no entregues en un cuaderno. Así te aseguras que no se arrugará, ni se estropeará por el camino

Si estás trabajando y pasas mucho tiempo fuero considera tener al menos dos en tu cartera: Uno de entrada y otro de salida. En lo de entrada pones la documentación que recibes, en la de salida la que debes entregar, ya sea a un proveedor o a un cliente. Las razones son las mismas que para el estudiante, sólo que las consecuencias son algo mejores que evitar un suspenso.

Publicado en productividad, sabiduría

Organízate: Los nervios

Hace años, cuando era procurador de los tribunales, mi trabajo suponía ir de juzgado en juzgado y de oficina en oficina entregando y custodiando información muy importante. Importante como de te-vas-a-la-cárcel. Te imaginarás que, a veces, cuando las cosas eran muy serias me entraban los sudores fríos. Sobre todo al principio era muy neurótico, anotaba en la agenda toda la documentación que recibía y comprobaba que no faltara nada tres y cuatro veces.

Había noches que llegaba a conducir al despacho, de madrugada, para asegurarme de que no me había olvidado de nada. Ya no era como el colegio. Ahora lo peor que podía pasar no era suspender, sino que alguien siendo inocente perdiera su libertad o que alguien, siendo culpable, siguiera libre. Por no hablar de otro tipo de responsabilidades.

En aquella época sabía muy poco de organización personal. Creo que, como la mayoría de la gente, sabía un par de técnicas que había pillado por imitación, y creía equivocadamente que la organización depende de la personalidad que tengas. Y yo era de los creativos y artistas, no de los aburridos organizados, en fin. A la postre tenía que compensar con manías, con miles de comprobaciones mi carencia de un sistema de productividad y organización personal.

algunos sistemas son mejores que otros, pero todos mejor que la nada

Y sin embargo esos sistemas existen, los hay simples, válidos para casos concretos como Zen To Done o autofocus, de complejidad media y propósito general como Organízate con Eficacia de David Allen o incluso sistemas de diagramas GANTT, quizás exagerados para la organización personal.

¿Por qué te digo esto?

Te digo esto porque puede que tu estés pasando por los mismos nervios que pasé yo. Te digo que hay cura para esos nervios y no es, normalmente, pasar por un sicólogo, sino aprender a organizarse, que aprender se puede, sino para ser el Sensei mundial de la organización, sí para poder dormir tranquilo y cumplir con tus obligaciones.

Busca esos recursos, aprende. Ojalá alguien me hubiera escrito este artículo hace años y ojalá yo le hubiera hecho caso.

Publicado en sabiduría

Cocina para cuatro

CC Stehpanie Kilgast

Cocinar para uno mismo es un disparate.

Me refiero a que uno se levanta con el tiempo justo para trabajar y vuelve a casa siempre algo tarde. Lo lógico es que uno se sienta perezoso.

Todavía si uno tiene más bocas que alimentar te espabilas un poco; especialmente si esas bocas son pequeñas, feroces y te tienen pillado el corazoncito.

Pero si vives solo o sola, lo fácil es lanzarse al sofá, bien provistos de un arsenal suicida de comida basura. Con el tiempo acabarás más perezoso, gordo en un cincuenta por ciento de los casos (en el otro cincuenta, gorda) y con remordimientos.

¿Mi solución? Cocínate para cuatro.

Porque:

  1. Tardas casi lo mismo. Hay que buscar los ingredientes, cortarlos y mezclarlos; preparar el horno, la sal, los condimentos; seguramente echarle un vistazo a la receta. ¿Acaso se tarda más en comprar un kilo que dos? Los tiempos de cocción aumentan un poco con el tamaño de la receta, cierto, pero no significativamente. (Sobre todo si usas una olla a presión).
  2. No es eficiente, por tanto, cocinar para una persona sola.
  3. Hay pocos libros de recetas escritos para una sola persona (Adaptarlas es complicado, si una receta para cuatro personas incluye un huevo ¿qué se hace con un cuarto de huevo? Además muchas veces los electrodomésticos necesitan una cantidad mínima de producto para trabajar bien).

Una revelación: el congelador

Y esa revelación de descubrir el mediterráneo es que puedes congelar tu comida ya cocinada. Y esta es la idea: puedes cocinar una vez y comer cuatro veces, sin merma de tu salud ni de tu autoestima.

Algunos consejos

  1. Congela en porciones equivalentes a un plato. Pilla lo que te sirves normalmente; lo pones en uno de esos recipientes de plástico con cierre de seguridad. (Vamos un tupper). Nada más. Los recipientes pequeños ocupan poco espacio, se organizan mejor en el congelador y descongelan más rápido. Además, poniendo justo lo que vas a comer te garantizas que no vas a comer de más, luego.
  2. El gazpacho. (Esto es para el verano) Incluso los que se compran son una buena opción, pero si hay que preparse pues nada una batidora y adelante. Tardas lo que el microondas en calentar el tupper.
  3. Una lista de compras estándard. Mantén una lista de lo que compras normalmente y vete cancelando a lápiz según compras. Si no sabes muy bien repasa las facturas del supermercado o pregunta a tu madre o a esa señora del quinto, ama de casa de profesión.
  4. Hazte amigo / amiga de esa señora del quinto. En serio, y del carnicero y de ese chico que trabaja en un restaurante; ya verás todos los trucos que sacas. (O directamente comida, vale no lo quería decir, pero es verdad).
  5. Cocina en lotes. Hay quien recomienda cocinar un día entero para todo el mes, pero a mí eso me parece exagerado, además de que necesitas un congelador gigante, con precio y consumo eléctrico gigante. Pero si cocinas un día para cuatro veces, en poco tiempo tendrás un verdadero menú listo en tu congelador, para combinar según desees. Y sí, muchos días no tendrás que cocinar.
  6. Ten el hábito de abrir el congelador a primera hora. Escoge lo que te comerás y sácalo para que te espere decongelándose. (Sí, los microondas descongelas, pero a mí me gusta más el método tradicional).
  7. Prepárate tus propias ensaladas. Las venden hechas, sí, pero a precios no aptos para crisis, ni ningún otro tiempo. Una ensalada se prepara tán rápido que no merece la pena el coste extra. ¡Ah!, y cuidado con las salsas, según los ingredientes pueden convertir a tu ensalada en una bomba de calorías.
  8. Una salsa de ensalada rápida que a mí me gusta. Yogurt + Menta (Hierbahuerto) y/o otra especia como comino+ Batidora.
  9. Prepárate tus propios zumos. (Y cuidado con lo que viene en tetrabricks, los hay que engordan más que un refresco).
  10. Lee las etiquetas. (Anuncios hablar con lengua de serpiente) No es saludable sólo porque se llame "Saludín Saludón te da salud un montón" -producto que espero no exista-. Lee la letra pequeña. Te sorprenderá los líquidos anaranjados que algunos empresarios llaman, y cito, "puro zumo de naranja".

En resumen,

  • Renuncia a la cocina basura.
  • Saca el máximo provecho a tu escaso tiempo.
  • Organiza bien tu congelador.
  • Cocina por lotes.
Publicado en productividad, simplicidad

Palomas, pulgas y perros

¿Cómo es que no tenemos un minuto en la vida? Peor, ¿cómo parece que nos hemos esclavizado? Siempre de una cosa a otra, sin fijar la vista en nada y con dificultades para terminar nada. ¿Te suena familiar esta situación?

¿Has probado a organizarte? Seguramente. Quizás hasta apliques GTD. Puede que incluso estés recorriendo un camino minimalista. Y aún así hay días que no puedes respirar: tu jornada es una gran lista de tareas de sol a sol y con nada disfrutas.

El sublime arte del no

Espera un momento. Ya habrás leído mil veces que hay que decir “no” a muchas propuestas. Lo que creo que habrás leído menos, o quizás nunca es que decir que no es un arte sublime que requiere de dos elementos: diplomacia y sabiduría.

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Para que no se te olvide nada

Recordarás la experiencia de niño. Tu madre te mandaba a comprar garbanzos, sal y chorizo y tu salías andando repitiendo mentalmente: “garbanzos, sal, chorizo”. Ibas por la calle temiendo que te interrumpieran como un ratón teme a un gato. Y es que si pasaba un amigo en ese momento ya te podías olvidar… de todo. Bueno aquí viene un método destinado más bien a tus hijos. Pero si no tienes, quédate también porque los principios básicos también te valdrán.

## Anotarlo todo, o casi

Tenemos un cerebro fantástico. Vale para pintar, diseñar una nave espacial con destino a marte, superar a animales mucho más fuertes y rápidos que nosotros o cantar en francés. No funciona tan bien para recordar que mañana a las tres y cuarto, tenemos que llevar un lápiz de calidad 2B, dos láminas DIN A3 y una foto de un petrolero azul navegando por el mar rojo que nos sirva de modelo para la clase de dibujo; sobre todo si tenemos otras muchas cosas que recordar y entre medias alguien nos desconcentran.

La solución es simple: anotarlo todo. ¿Pero cómo? Anotarlo todo supone tener siempre algo con lo que escribir. Hay quien usa la mano como si fuera un cuaderno; funciona pero francamente es una guarrería. Hay productos específicos, pero yo os voy a hablar de dos alternativas más baratas e igualmente efectivas: el cuadernito y el hipster pda.

## El cuaderno

Un cuaderno dedicado a estos menesteres debe ser:

Tamaño: Como la palma de tu mano, más o menos, para que puedas guardarlo en un bolsillo y puedas usarlo hasta en el autobús.
Resistente: Para que aguante la mala vida que le vas a dar.
Firme: Para que se pueda escribir en él hasta de pie.
Más que nada para que podáis empezar a investigar en la librería os diré que tanto Moleskine como Miquelrius tienen buenos cuadernos. Aunque a mí, para este caso en concreto, me gusta más la solución de Miquelrius. Tienen unos cuadernitos flexibles muy agradables y prácticos, incluso con un bolsillo que viene bien para guardar los papelitos que a veces te entregan y no sabes donde poner.

## El hipster PDA

Empezó como una broma de empollones, a los que no les llegaba el dinero para comprarse un pda o un telefóno de última generación. Acabó resultando ser una idea magnífica. Se toman unas diez fichas pequeñas de cartulina, se sujetan con una goma elástica, por ejemplo y ya está hecho. Tenéis un ejemplo en la foto que viene con este artículo.

No hay más que comprar un paquete de fichas del tamaño apropiado y escoger unas pocas. Ya sólo falta saber que hacemos con el invento.

## Listas

Tengas un cuaderno o un grupo de fichas la tarea es la misma. Dedica cada hoja o ficha a una lista de cosas que hay que hacer. Para un alumno de secundaria o de primaria bastará normalmente con siete:

Casa. En la lista de casa se apunta lo que debe hacerse en casa. Por ejemplo hacer tu cama o, en la mayoría de los casos los deberes.

Fuera. En la lista de fuera se incluyen todo aquello que se hace fuera de casa, como por ejemplo comprar.

General. Aquí viene todo lo que no se esté seguro si hay que hacer fuera o dentro de casa, o que se pueda hacer en casi cualquier parte. Por ejemplo, si tienes un móvil no importa mucho donde estés para mandar un mensaje. También si estás esperando a que alguien te haga algo, por ejemplo comprar un libro, es bueno que lo anotes para poder recordárselo.

Este mes. Yo etiqueto esta hoja con el nombre del mes en curso y, si es necesario, incluyo otra hoja para el mes próximo. Luego anoto todo lo que debe estar hecho para una determinada fecha, incluyendo la hora si es necesario.

A largo plazo Todo lo que quede más allá de la hoja de este mes, debe ir en esta hoja. Fechas de cumpleaños, exámenes finales y otras citas a largo plazo deben ir aquí.

Horario. Si no se tiene aparte, o incluso si se tiene es buena idea tener aquí una hoja con el horario de la semana. Este debe incluir el del colegio y el de cualquier otras actividades que se repiten cada semana.

A lo mejor Aquí viene todo lo que alguna vez te gustaría hacer pero no estás seguro: por ejemplo aprender a pintar o comprar algo que te resulta muy caro.

Esto es lo mínimo y no es necesario ir mucho más allá. Yo no conozco tu vida y no sé si haces los deberes en casa de tu abuela los domingos. Así que piensa y decide si necesitas más… o menos. A lo mejor te vale con una sola lista y ya está. Lo que sí te recomiendo es que tengas varias hojas en blanco para poder seguir cuando se te acaben las que tienes y para poder anotar tus ideas y otras cosas que tengas que recordar como un teléfono o una dirección y no tengas el móvil a mano.

## Para que todo esto funcione.

Cuatro cosas, pero bien hechas:

Llevarlo a todos los lados.

Anotar todo lo que no sea un hábito consolidado. Por ejemplo: si desayunas todos los días no hace falta que anotes eso.

Mirar: Cada vez que llegues a casa, por ejemplo, miras la lista de Casa. Cada vez que no sepas que hacer, miras la lista de general. A primera y última hora miras la de “Este mes”. Esto es muy importante, de nada sirve anotar si luego no lo miras.

Revisar. Mi colega José M. Bolivar lo repite siempre que puede. Y tiene mucha razón. Revisarlo todo una vez por semana es imprescindible. No se tarda mucho, te evitas sorpresas desagradables y, lo que es más importante, puedes planificar con estrategia, decidir lo que hay que hacer cada semana y aprovechar mejor tu tiempo.