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Empieza ordenando

¿Qué hacer cuando te sientas confuso? ¿Cuando no sabes que hacer?

Empieza ordenando, físicamente, tu habitación, tu lugar de trabajo, tu coche, tu… Con esto consigues tres objetivos inmediatos:

1. Haces que tus cosas sean más útiles
2. **Aclaras tus ideas**
3. Descubres tesoros escondidos

Empieza ordenando físicamente y estarás ordenando tu mente al mismo tiempo.

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Los estados de las cosas

Una cosa puede estar exactamente en dos estados alternativos: en su sitio o perdido.

A veces podrá ser más fácil o más difícil de encontrar, según se encuentre más o menos a la vista, pero si no está en su sitio no sabemos donde está y, por definición, está perdido.

Por eso merece la pena preguntarnos cuando vamos a dejar algo descuidadamente si el segundo que ahorramos es buen pago por perder ese objeto. Alguno responderá, no, si no lo pierdo para siempre, la mayoría de las veces lo encuentro, y tendrá parte de razón. Es cierto, casi siempre se encuentra, pero el tiempo perdido en encontrar objetos ese nunca lo recuperarás, y es mucho más del que te piensas.

¿Y sabes cuál es la causa principal de dejar las cosas por cualquier sitio? No tener un sitio para cada cosa

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Saber, valorar, buen hacer, kaizen

Los expedientes barajados

  • Expediente barajado

    Dícese del expediente cuyos documentos están distribuidos aleatoriamente, de forma que parecen haber sido barajados por un crupier de casino

Si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces

Teresa Riutort

Cuando mi compañera de trabajo nos regaló esta cita la había precedido de una reflexión que podría aparecer en un manual de producción lean. Sucede que ella tiene especial cuidado en el orden interno de los expedientes y bueno hay gente que… digamos que tiene menos. Otra persona podría haber salido con el típico Es que son unos vagos/desastres que todo les da lo mismo. Pero creo que dio en el clavo al poner la causa en el desconocimiento.

Es probable que los desastres tengan la vaga idea de que el orden de los documentos dentro de un expediente carece de importancia. Total, como todo está en la base de datos. Hasta que la base de datos peta, o alguien comete un error, o una magnífica actualización se come algunos datos. Cosillas sin importancia para un base de decenas de miles de registros relacionados. Bueno, que habitualmente no hay más remedio que grabar los datos a mano. Y entonces, te acuerdas dulcemente de los desastres mientras persigues en un expediente de doscientos folios (no es exageración) el documento concreto.

La diferencia no son unos minutitos más. Eso sería en el mundo de las piruletas de fresa donde uno está siempre descansado y fresco y no suenan los teléfonos ni te asaltan interrupciones varias. En el mundo real esa pequeña tarea, tediosa e innecesaria se convierte en una rémora, que fatiga y desmoraliza mientras repasa el listado de todos los registros que tienes que revisar y haces cábalas mentales de cuantos expedientes más estarán barajados.

El caso general

Pero no vengo aquí a descargar los problemas de mi trabajo. Volvamos a la cita inicial: si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces. Eso tiene un significado importante: cuando hago un trabajo que me parece irrelevante le poco poca atención. Como no sé que consecuencias tiene pienso que es una manía de alguien o alguna regla que alguien puso alguna vez pero que, en realidad, no sirve para nada.

Por tanto, es necesario que tu gente sepa las consecuencias de sus acciones, en los compañeros y clientes. ¿Qué tal un cartel en la puerta del archivo, uno con un testimonio personal, por ejemplo? Quizás con esa sencilla acción se tenga una mejora importante.

Es que todo les da igual

Algunos pensaréis que hay gente que a todo le da igual. Sí, vale, con esos no hacemos nada, pero por lo menos tengamos trabajando bien a toda la gente que le importa hacer las cosas bien.