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Saber, valorar, buen hacer, kaizen

Los expedientes barajados

  • Expediente barajado

    Dícese del expediente cuyos documentos están distribuidos aleatoriamente, de forma que parecen haber sido barajados por un crupier de casino

Si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces

Teresa Riutort

Cuando mi compañera de trabajo nos regaló esta cita la había precedido de una reflexión que podría aparecer en un manual de producción lean. Sucede que ella tiene especial cuidado en el orden interno de los expedientes y bueno hay gente que… digamos que tiene menos. Otra persona podría haber salido con el típico Es que son unos vagos/desastres que todo les da lo mismo. Pero creo que dio en el clavo al poner la causa en el desconocimiento.

Es probable que los desastres tengan la vaga idea de que el orden de los documentos dentro de un expediente carece de importancia. Total, como todo está en la base de datos. Hasta que la base de datos peta, o alguien comete un error, o una magnífica actualización se come algunos datos. Cosillas sin importancia para un base de decenas de miles de registros relacionados. Bueno, que habitualmente no hay más remedio que grabar los datos a mano. Y entonces, te acuerdas dulcemente de los desastres mientras persigues en un expediente de doscientos folios (no es exageración) el documento concreto.

La diferencia no son unos minutitos más. Eso sería en el mundo de las piruletas de fresa donde uno está siempre descansado y fresco y no suenan los teléfonos ni te asaltan interrupciones varias. En el mundo real esa pequeña tarea, tediosa e innecesaria se convierte en una rémora, que fatiga y desmoraliza mientras repasa el listado de todos los registros que tienes que revisar y haces cábalas mentales de cuantos expedientes más estarán barajados.

El caso general

Pero no vengo aquí a descargar los problemas de mi trabajo. Volvamos a la cita inicial: si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces. Eso tiene un significado importante: cuando hago un trabajo que me parece irrelevante le poco poca atención. Como no sé que consecuencias tiene pienso que es una manía de alguien o alguna regla que alguien puso alguna vez pero que, en realidad, no sirve para nada.

Por tanto, es necesario que tu gente sepa las consecuencias de sus acciones, en los compañeros y clientes. ¿Qué tal un cartel en la puerta del archivo, uno con un testimonio personal, por ejemplo? Quizás con esa sencilla acción se tenga una mejora importante.

Es que todo les da igual

Algunos pensaréis que hay gente que a todo le da igual. Sí, vale, con esos no hacemos nada, pero por lo menos tengamos trabajando bien a toda la gente que le importa hacer las cosas bien.

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No, recortar gastos, no es lean

Una empresa que no respeta a las personas confunde el significado de muda. Muda no es aquello que si lo suprimimos reduce los costes a corto plazo de una empresa. Muda es lo que no aporta valor al cliente, según su perspectiva.

Por tanto, reducir los costes a costa de la seguridad del cliente, no es lean, sino tacañería… y cuídese de los abogados quien caiga en ella.

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Principios del buen hacer: Respeto a las personas

A una oficina llega un técnico de impresoras. Va directamente a revisar una, sin contactar con ningún usuario. Resultado: se atasca el trabajo de toda una sección.

no te pagan porque hagas cosas

El principio del buen hacer es el respeto a las personas. Considera siempre que impacto tiene lo que haces en otras personas. A tí no te pagan por hacer tu trabajo, “y ya está”, no te pagan porque hagas cosas, aunque esas cosas sean útiles, sino por aportar valor. Y ese valor queda disminuido cuando no piensas en las consecuencias que tiene hacia los demás.

Respetar a las personas puede parecer algo abstracto, pero sus manifestaciones son muy concretas. Va más allá de la cortesía.Es realizar nuestro trabajo para y de forma que ayude a los clientes, a los compañeros y a los inversores. Es tener respeto por el medio ambiente y el resto de las consecuencias éticas, es ir más allá del “y ya está”.

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Herramientas de Productividad Simple 2 – Kanban GTD

¿Kanban o GTD?

Si alguien piensa que un kanban puede sustituir a GTD, o que con mi pequeño artículo puede ignorar a David Allen, pues se siente. Aquí de lo que voy a hablar es de un kanban que estoy usando personalmente para implementar las listas de tareas (acciones en terminología gtd) y proyectos de GTD, dentro del contexto de mi trabajo, nada más. Dicho con estas salvedades, sí un kanban es mi sistema de confianza, que me ha demostrado ser seguro, rápido y eficaz. ¿Quieres verlo?.

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Herramientas de Productividad Personal Simples: 1 – Kanban de Cuaderno

Tengo dos simples herramientas eficaces, gratuitas y simples para organizarte y seas más eficaz. No requieren equipamiento informático para implementarse, pero pueden implementarse con casi cualquier equipo informático si así lo prefieres. Sólo necesitas un mínimo de disciplina, práctica y conocimientos.

¡Vamos!

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Lean Personal

Crisis

Hace un mes, facilethings, la aplicación GTD que uso, falló; había acumulado demasiados proyectos para la base de datos y de lenta, se hizo inútil.


No nos pongamos trágicos. La mayoría de la gente vive sin GTD. No me iba a pasar nada a mí por un día… pero pasó una semana. Al final sobrevivía base de evernote hasta que el soporte de facilethings consiguió una nueva base de datos.

Redefiniendo GTD

Esta crisis me abrió los ojos. Resultar que la productividad es algo más que GTD y que, gulps, GTD no es ni un sistema de productividad personal ni el éxito final de la evolución de las productividad personal.

Lo que es GTD

GTD
una aproximación sistemática a la organización de la información sobre las tareas personales.

Vale esa es la definición aburrida a la que he llegado.

Me explico:

  1. aproximación sistemática: esto viene del propio David Allen, que en “Making it all work” entiende que no ha alcanzado un sistema completo, sino que da las piezas necesarias para que cada cual cree su sistema, desarollándolas más o menos de acuerdo a sus necesidades.

  2. organización de la información: GTD va de organizar información; nada más. Responde así a las dificultades específicas de los llamados trabajadores del conocimiento y de otros ámbitos en los que el trabajo está poco definido.

Esto está bien, pero es insuficiente.

Entra Lean

…puedes estar pensando que la naturaleza creativa de tu trabajo, y su variabilidad, significa que no puedes estandárizar nada –al contrario. Piensa, por ejemplo, en un artista –el epítome de la creatividad, hasta la boina calada con garbo. Pero si te fijas en su paleta, notarás algo intereante: los colores no está dispuestos aleatoriamente. En realidad, siempre están en el mismo lugar para que sea más fácil y más rápido encontrar el color adecuado cuando se necesita. En otras palabras, parte del trabajo estándar de un artista es mezclar los colores en el lugar justo de la paleta. Esta estándarización es importante porque si estás tumbado pintando el techo de la Capilla Sixtina, lo último que quieres es tener que ir cazando continuamente al color amarillo. –Daniel Markovitz, “A factory of One”

En otras palabras: hasta un artista tiene trabajo estandarizable y esta estandarización es importante. Pongamos que llamas o recibes llamadas por teléfono: éstas son estandarizables. Mandas y recibes emails: pueden someterse a un estándar.

Por importante que sea tu trabajo este seguramente contiene procesos humildes pero importantes, que si conseguimos estandarizar nos harán trabajar mejor y, descargarán nuestro sistema GTD.

La respuesta no son más recursos

Una mejor base de datos me sacó del lío. Pero me quedó claro que no puedo seguir acumulando información de acciones y proyectos sin límite. Los más de cien proyectos, muchos con listas de acciones largas, que llevaba se hacían inmanejables incluso con una aplicación informática, incluso con la que es la mejor implementación de GTD que conozco. Sí, hasta cuando la base de datos aguantaba.

Con una mejor base de datos la tentación era volver al cauce anterior. No lo hice porque la respuesta a la ineficiencia no son más recursos.

La bajamar revela las piedras, proverbio Lean

En otras palabras: cuando menguan tus recursos descubres tus fallos. Es buen momento para quitar esas piedras y no quedarse a esperar a que vuelva la marea. Es buen momento para resolver los fallos y no esperar a una mejora en la base de datos… a una mejora en la situación económica, tampoco.

Lo que hago

En primer lugar dejarme de fanatismos. Son malos en religión y también en productividad personal. GTD, por ejemplo, es un estándar, pero los estándares nunca son estáticos sino que deben mejorarse, deshaciéndonos de todo elemento que carezca de valor.

También en GTD puede haber muda.

Debido a que GTD es un sistema muy genérico, por necesidad, requiere que todo proyecto se divida en acciones de dos minutos y todas estas acciones se anoten por contextos. Esta es la aproximación necesaria cuando la variabilidad de las tareas es infinita.

Pero la variabilidad de las tareas nunca es infinita. Todavía me han de presentar a la persona que anote por contextos las tareas necesarias para asearse todos los días. O para conducir, por ejemplo, ambos proyectos en sentido GTD porque conllevan varias acciones de duración superior a dos minutos.

Mi nuevo estándar GTD

  1. Estandarizar el trabajo en lo posible.
  2. Identificar cada proyecto con su estándar, si tiene.
  3. Anotar en un proyecto sólo las acciones que se salen del estandár o la última acción completada de una secuencia fija.
  4. Llevar los proyectos muertos a un “archivo muerto”.

La 2. puede significar algo tan sencillo como poner a un proyecto el siguiente título “Escribir artículo Lean Personal”. Debido a mi experiencia ya sé las acciones estandárs que me lleva escribir un artículo.

La 3. supongamos que me interrumpen mientras buscaba información para mi artículo. Ahora es cuando debo introducir en mi sistema GTD “Buscar información” en #wikipedia“ (por ejemplo)” o, algo más concreto como “consultar A Factory of One”.

La 4. Un proyecto completado o desechado es un proyecto “muerto”. No es necesario que aparezca en el sistema “vivo” de la herramienta GTD que emplees, pero puede ser conveniente guardar referencia de ella para un futuro. Esto puede ser un simple archivo de texto plano con una línea por proyecto que contenga algo así como:

  1. Fecha de finalización
  2. Nombre de Proyecto.
  3. Incidencias, en su caso.
  4. Lugar de archivo, si es necesario (por ejemplo si no se tiene un archivo sistemático o si este proyecto no está archivado en el lugar habitual).

Lo que, en la práctica, escribo de esta manera en una nota de Evernote

13 de mayo
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* Expediente de Nadie Hernández Hernández 
* Expediente de Nadie García García | Se finaliza por defunción del interesado | Archivado en "Sin expediente"

De esta manera descargo a mi aplicación GTD, pero, a la vez tengo la información si alguien me pregunta en el futuro por qué no terminé el expediente de Nadie García García y, como mínimo, me evito el mal rato y el tener que ir a buscar los documentos archivados. En cuanto al de Nadie Hernández Hernández se finalizó sin incidencias y está guardado en el archivo normal.

Aún hay más

Pero será en otra ocasión. Apenas he rascado lo que el Lean puede suponer para GTD, mucho menos lo que puede significar para la productividad personal. Tampoco os prometo que lo haga en un futuro porque bueno, para eso está Markovitz y yo quiero dedicar mi tiempo libre a escribir.

Por ello os recomiendo leer “A factory of One”, que está en Amazon, por ejemplo. Para todo lo demás está Google. Si aprendo algo más por mi cuenta, ya os diré.

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