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Contra despistes: controles visuales

Los lunes están llenos de despistes. Domingo loco, o de televisión hasta tarde y de madrugada la cabeza aún está en modo de ahorro de energía. Las prisas despistan y el despertador se convierte en un oso asesino del que tengamos que escapar para salvar la vida, olvidando todo lo demás. También están nuestras propias tonterías como consultar “un minutito” el correo o jugar al deporte de indignarse por las noticias. Además de todo eso, hasta los cerebros de los genios se olvidan de comprar el pan. Fallamos, nos despistamos, es una ley de la naturaleza como que las piedras caen al suelo. Lo único que podemos hacer es reducir la frecuencia de los despistes.

Un medio son los controles visuales. ¿Definición al canto? No, experiencia, que es más divertida. Sal a la calle, la primera señal de tráfico que veas, casi seguro que es un control visual. Estrictamente hablando no es necesario poner la velocidad máxima de la vía, ni que nos recuerden la obligatoriedad del cinturón con una señal luminosa. Pero es que saben que nos despistamos, que nos dejamos llevar por el pedal y luego pasa lo que pasa. O en los aviones, habrás visto que en los alerones está escrito “No Step” y/o “No Pisar”. ¿Qué pasa, que el personal de tierra no sabe que no se pisan los alerones? O en las puertas hay mensajes para el personal de cabina sobre cómo cerrar las puertas. Por supuesto que deben saber cómo hacerlo, pero recordarlo no viene mal. Sobre todo en un avión, gracias.

Controles visuales al rescate de los despistes

Supongamos, es solo un suponer, que no tienes una compañía de transporte aéreo; entonces, ¿cómo puedes usar los controles visuales? Uno de los ejemplos más sencillos es el control de reposición. Vas a una de las últimas páginas de un cuaderno y escribes a lápiz: “Comprar cuaderno”. Así cuando llegues a esa página tendrás un recordatorio justo cuando lo necesitas. Lo mismo puede hacerse en una caja de folios o de cualquier otro elemento consumible. Otro tipo de control es el control de seguridad, si tu coche es de los viejos y no avisa de que tienes que ponerte el cinturón y te despistas con eso, ¿por qué no pones una pegatina? Sale más barato que la multa, el hospital y los entierros.

¿Tiendes a olvidar las llaves al salir de casa? Ponte un recordatorio junto a la misma puerta. ¿Se te olvida el material escolar? Ponte un aviso en tu habitación y una lista dentro de la misma bolsa. ¿Llegas tarde porque te apuras el tiempo de salir? Ponte un recordatorio en el ordenador; uno que interrumpa lo que estás haciendo y te “salte” a la hora correcta.

¿Tienes que llenar tu vida de controles?

No, tampoco se trata de volverse paranoico. Tendrás que ponderar la importancia que tenga el despistarse, la frecuencia de tus despistes junto con los medios a emplear. Ten controles para las cosas más críticas: como ponerse el cinturón; y para las demás vete considerando las cosas con un poco de cabeza sin exagerar los medios. Empieza por poco y ve expandiendo según veas que lo necesitas, ¿Vale?

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Lo primero y último

> Nota: Publiqué este artículo en Esfuerzo y Dedicación. Prometí a mis suscriptores no publicarlo en abierto hasta pasado un año. Ese año ha pasado.

La vieja pluma

Escribo desde el jardín de mi casa; una bandeja de té, un cuaderno un tintero y la vieja pluma de padre son mis únicos compañeros. De la imagen idílica sólo se escapan los esfuerzos que necesite para mojar el plumier en la tinta. Y es que, de tan escaso uso, la tinta del tapón lo había pegado al tintero. La anécdota me sirve de primer ejemplo práctico de esfuerzo y dedicación. Ante la frustración de no poder abrir y el miedo a mancharme podría haber abandonado todo el trabajo, buscar un bolígrafo o reventarme las muñecas hasta vencer la resistencia del tapón. No se me ocurrieron otras opciones.

Mi motivación me impidió abandonar; tengo un lector a quien servir y niños a quien ayudar. Si tuve esta tentación, no fue otra cosa que esa reacción al miedo que llamamos procrastinación; dejar para otro momento lo que consideramos difícil, pero ya conozco a ese mentiroso y sé como ponerlo en su lugar. En cuanto a no buscar el bolígrafo, hablaré luego; por ahora diré que la elección de los materiales tiene mucho que ver con el propósito de esta carta. Quedémonos ahora en por qué no forcé el tintero e ilustremos así un primer malentendido.

Esfuerzo y musas

Trabajo, esfuerzo y dedicación se apartan de la tozudez. Deben ser más bien imaginación, conocimiento e inteligencia. La maña también está en el arsenal de la perseverancia. De niño, inspirado por los arquetipos de las películas, llegué a pensar en el esforzado como un buey: fuerte y constante, pero necesitado de guía, falto de imaginación, carente de carisma y toda brillantez. Tanto es así que creía que debía esperar a la inspiración como quien confía en un milagro. Sin esta magia era imposible hacer nada importante; por tanto crear era confiar en la suerte de haber nacido genio. Mi superstición peor era la fe en la inspiración del último minuto.

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Saber, valorar, buen hacer, kaizen

Los expedientes barajados

  • Expediente barajado

    Dícese del expediente cuyos documentos están distribuidos aleatoriamente, de forma que parecen haber sido barajados por un crupier de casino

Si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces

Teresa Riutort

Cuando mi compañera de trabajo nos regaló esta cita la había precedido de una reflexión que podría aparecer en un manual de producción lean. Sucede que ella tiene especial cuidado en el orden interno de los expedientes y bueno hay gente que… digamos que tiene menos. Otra persona podría haber salido con el típico Es que son unos vagos/desastres que todo les da lo mismo. Pero creo que dio en el clavo al poner la causa en el desconocimiento.

Es probable que los desastres tengan la vaga idea de que el orden de los documentos dentro de un expediente carece de importancia. Total, como todo está en la base de datos. Hasta que la base de datos peta, o alguien comete un error, o una magnífica actualización se come algunos datos. Cosillas sin importancia para un base de decenas de miles de registros relacionados. Bueno, que habitualmente no hay más remedio que grabar los datos a mano. Y entonces, te acuerdas dulcemente de los desastres mientras persigues en un expediente de doscientos folios (no es exageración) el documento concreto.

La diferencia no son unos minutitos más. Eso sería en el mundo de las piruletas de fresa donde uno está siempre descansado y fresco y no suenan los teléfonos ni te asaltan interrupciones varias. En el mundo real esa pequeña tarea, tediosa e innecesaria se convierte en una rémora, que fatiga y desmoraliza mientras repasa el listado de todos los registros que tienes que revisar y haces cábalas mentales de cuantos expedientes más estarán barajados.

El caso general

Pero no vengo aquí a descargar los problemas de mi trabajo. Volvamos a la cita inicial: si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces. Eso tiene un significado importante: cuando hago un trabajo que me parece irrelevante le poco poca atención. Como no sé que consecuencias tiene pienso que es una manía de alguien o alguna regla que alguien puso alguna vez pero que, en realidad, no sirve para nada.

Por tanto, es necesario que tu gente sepa las consecuencias de sus acciones, en los compañeros y clientes. ¿Qué tal un cartel en la puerta del archivo, uno con un testimonio personal, por ejemplo? Quizás con esa sencilla acción se tenga una mejora importante.

Es que todo les da igual

Algunos pensaréis que hay gente que a todo le da igual. Sí, vale, con esos no hacemos nada, pero por lo menos tengamos trabajando bien a toda la gente que le importa hacer las cosas bien.

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No, recortar gastos, no es lean

Una empresa que no respeta a las personas confunde el significado de muda. Muda no es aquello que si lo suprimimos reduce los costes a corto plazo de una empresa. Muda es lo que no aporta valor al cliente, según su perspectiva.

Por tanto, reducir los costes a costa de la seguridad del cliente, no es lean, sino tacañería… y cuídese de los abogados quien caiga en ella.

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Herramientas de Productividad Personal Simples: 1 – Kanban de Cuaderno

Tengo dos simples herramientas eficaces, gratuitas y simples para organizarte y seas más eficaz. No requieren equipamiento informático para implementarse, pero pueden implementarse con casi cualquier equipo informático si así lo prefieres. Sólo necesitas un mínimo de disciplina, práctica y conocimientos.

¡Vamos!

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Pequeños actos de sabiduría

Supongamos que un gran problema nazca de una causa pequeña, como un vaso con una pequeña grieta por la quoe pierde toda el agua. En ese caso encontrar y eliminar la pequeña resolverá el problema, como sellar la pequeña grieta recuperará la utilidad del vaso.

## Cadena de kaizen

Os acordaréis de Cadena de Favores. En la película un niño pretende cambiar el mundo a través de pequeños actos de amabilidad, que debían trasmitirse como un virus, consigue cierto éxito y en el proceso transforma las vidas de las personas que más quiere.

Si seguís Sabiavida, os sonará también el concepto de kaizen,del que os he hablado muchas veces aplicado a diversos ámbitos. Se trata de una actitud de mejora constante que utiliza técnicas sencillas, pero bien definidas, de forma que la responsabilidad de la mejora puede distribuirse entre todos, no sólo los expertos y que, por tanto, permite a cualquiera tomarla iniciativa.

Mi idea es combinar estas dos aproximaciones. El concepto del kaizen, que ha triunfado en la empresa, ya ha salido de ese ámbito y no extraña hablar de kaizen personal, o incluso de herramientas lean que se han pasado a la organiación y productividad personal. Debemos ir más allá.

Un evento kaizen puede ser limpiar una ciudad. En el caso de [Alba Iulia](http://www.youtube.com/watch?v=Mktnus9bhPs), Clean Up Japan una ong japonesa promovió los apoyos locales necesarios para una simple actividad de limpieza: una de las estrategias más simples y efectivas del kaizen. En ella participaron los miembros de una asociación de kaizen local, funcionarios y policías. Y no se hacía simplemente por dejar la ciudad más bonita, o porque las estadístIcas muestren que a mayor suciedad mayor número de crímenes sino para cosechar voluntades para el cambio: voluntades kaizen y, ya de paso dar a conocer la técnica.

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Ojos de kaizen para estudiantes

CC Alan Cleaver

¿Y qué es el kaizen? ¿Quieres la definición aburrida? ¿La que repiten un montón de blogs sin parar para venderte libros de kaizen?

Pregunta tonta.

Vamos a la que a mí me vale:

Kaizen: Actitud contínua de mejoras sistemáticas que…

Vale un rollo, a ver si me sale mejor

Kaizen: es mejorar poco a poco, todos los días y siguiendo un plan. Y ese plan se elabora con la experiencia de otras personas que llevan toda la vida haciendo kaizen.

Mucha gente se piensa que kaizen es hacer un “evento kaizen” y mejorar todo lo posible un par de días y luego te vas olvidando hasta la siguiente vez. Es normal porque las mejoras se suelen hacer así, pero el kaizen es diferente. Es poco a poco, pero o es todos los días o no es kaizen.

Y luego hay que seguir un plan. ¿Qué plan? Bueno, no es tan complicado

1- Descubrir que va mal

2- Proponer una mejora sencilla

3- Aplicarla

4- Documentarla y Compartirla

La parte más difícil, me parece a mí, es descubrir que va mal. Bueno, al principio es muy fácil, porque siempre hay muchas cosas de las que la gente se está quejando todo el tiempo. Si eres estudiante seguro que te das cuenta de que hay cosas que te salen mal o incluso y,

esto es lo más importante,

de los errores que cometes en tu forma de trabajar. No sé, ¿a lo mejor eres de los que subrayas todas las palabras del libro? ¿de las que no repasas? En fin, tú sabrás, y si no sabes tú pregunta a un profesor, que estará encantado de repasarte a tí.

Empiezas con el kaizen tan feliz, consigues esas mejoras, sientes que has ganado un campeonato del mundo y… ¿luego qué? Pues luego tienes que empezar a mirar con gafas de kaizen, porque ya los defectos no son tan obvios.

Veamos una lista breve de algunos defectos muy comunes:

a) defectos de programación

Es cuando no anotas los deberes o los escribes mal: por ejemplo pones “Trabajo de Ética” y piensas que no se te olvidará que tienes que hacer un comentario del libro “Ética a Nicómaco” pero te olvidas y acabas haciendo un comentario a “Ética a Amador” que es otro libro. Mal rollo.

Es cuando no apuntas bien lo que tienes que estudiar o lo que no tienes que estudiar y luego ves que nadie en clase sabe el tema 4, que repasaste seis veces y que no entraba en el examen.

Como estudiante de primaria, es relativamente sencillo programar bien. Basta seguir lo que diga el maestro, pero siempre hay que anotar lo siguiente:

Trabajo de Ética: Comentario del libro “Ética a Nicómaco” respondiendo a las preguntas del libro de ética de la página 34 | Terminar antes del día 5 de Mayo de 2012

Como ves sólo se trata de anotar concretamente lo que hay que hacer. Ya sabes cuál es tu proyecto. Si es un proyecto muy complicado ahora puedes dividirlo en tareas pequeñas. (Conseguir el libro, leerlo, subrayarlo, contestar las preguntas, pasarlo a limpio).

b) Defectos de organización

Esto puede ser porque:

Situar necesarios: -no tienes las cosas que hacen falta para trabajar, o las tienes muy lejos.

Separar innecesarios: -muy común: tienes cosas en tu mesa de trabajo que no sirven para trabajar, y lo que no ayuda distrae.

Suprimir suciedad: -peor que innecesario, es todo lo que estorba y fastidia, pero sobre todo polvo y mugre.

c) Defectos de objetivos

Es cuando te conformas con menos de lo que la gente merece o de lo que tú mereces hacer. Sucede porque no te respuestas suficientemente a tí mismo, o no respetas a los demás, incluyendo padres, compañeros y profesores.

Es como una tienda que no respetan a los clientes, o un cocinero que no respeta a sus comensales; o un deportista que no respeta a su equipo. Estos nunca pueden ser buenos porque ni siquiera lo intentan.

Antes de entregar un trabajo preguntáte: ¿estoy orgulloso de eso? ¿qué dice de mí? ¿se merece mi clase que haga eso? ¿y mis padres? Si los deberes se vendieran, ¿me los compraría alguien?

No voy a decir que tu tarea eres tú, porque es mentira. Pero es una mentira que la gente se creerá. Y lo peor, que tú también te acabarás creyendo. Al final, aprendiendo a respetar a los demás aprendes a respetarte a tí mismo. Si mejoras cualquier tarea, por pequeñita que sea, acabas mejorándote a tí mismo, y a tu familia y a tu país, incluso al mundo, aunque sea en algo pequeño.

Peligro: Perfeccionismo.

El perfeccionismo es cuando perdemos el tiempo en mejoras extraordinarias que no sirven para nada. Por ejemplo, no hace falta que hagas tu apuntes en pergamino y con letra gótica. Con que estén limpios y se entiendan vale. Tampoco hay que llenar todo de dibujitos, ni pasar mil horas buscando el tipo de letra perfecta.

Piensa para que sirve cada cosa; todo lo que se salga de eso es innecesario. Por ejemplo un cuchillo de cocinero debe ser cómodo, seguro, con un filo que corte muy bien sin trabarse con nada y un acero con el temple justo, que no se rompa ni se melle. No tiene porque tener piedras preciosas ni adornos de oro.

Lo mismo tus deberes. Haz tu sumas con letra clara, que se entienda, con las líneas rectas y amplios espacios en blancos: pero no hace falta que escribas en letra inglesa ni hacer florituras raras.

La próxima vez

Con esto terminamos esta segunda parte; en la próxima seguiré desarrollando esta línea.