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Herramientas de Productividad Personal Simples 3 – El registro de tareas

La segunda herramienta clave de mi sistema es el registro de tareas. Se trata de una simplificación de mi anterior intento de usar exclusivamente un archivo de texto como gestor único de la productividad. Ahora que combino el editor de texto con un kanban personal, como os hablé en mi anterior entrada, me basta con usarlo exclusivamente para registrar las tareas emprendidas. Veamos su

Estructura

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GTD Test de Velocidad

Es difícil hacer un test de velocidad a una aplicación GTD. Resulta que el tiempo de respuesta de una aplicación depende, en no pequeña parte, de la cantidad de información que tenga acumulado el sistema. En otras palabras hacer una prueba con cinco #proyectos de tres #tareas cada uno no sirve de nada.

Debido a que GTD denomina proyecto a cualquier conjunto de dos o más acciones dirigidas a un fin y limita una acción a una actividad elemental que puede completarse en dos minutos; pronto habremos acumulado cientos de tareas, incluso proyectos.

Ese “pronto” pueden ser un par de meses; tiempo que es poco razonable: ni el desarrollador de GTD puede darte tres meses para probar gratis el producto, ni tú puedes cambiar cada tres meses de sistema.
Por tanto, #usuarios, aprended a desconfiar de toda reseña o #crítica de una herramienta GTD si el comentarista no ha hecho una prueba con, al menos, varias decenas de proyectos.

Por tanto, #desarrolladores, cread tres cuentas de ejemplo con 50, 100, 200 proyectos, cada uno con cinco tareas o así y en diferente grado de finalización. De esta manera podréis probar razonablemente cómo se va a comportar la aplicación y poner límites o precios adecuados a los consumos de cada cual.

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GTD Veloz

Hasta la semana pasada creía que la herramienta #GTD perfecta era la que implementaba mejor el sistema GTD. Pero un encontronazo con la realidad en forma de problemas de crecimiento con una #aplicación me mostró que hay cosillas aún más importantes.

Vamos, como que la cosa ande

## Queremos velocidad

Toda herramienta GTD ha de volar. GTD no sale gratis; requiere una inversión de esfuerzo para su aprendizaje, cierta disciplina para su mantenimiento y algo de tiempo diario para anotar las tareas y los proyectos.
Vale, luego eso nos lo vamos a cobrar. Yo invierto dinero para sacar más dinero. Pues aquí lo mismo. Y entre más pasta saque menos me dolerá el riesgo que he asumido.
Por eso es esencial que la herramienta GTD escogida nos reporte dividendos de productividad. Sino vuelta a una simple listita de tareas y andando. Y es que los que nos hemos metido en esto de la productividad personal, lo hemos hecho precisamente porque nos importa nuestro tabajo. Cada segundo que perdamos por culpa de la herramienta nos incomoda.

Mucho.

Mi deber no es meter cositas en mi agenda, sino cumplir objetivos.

// Desarrolladores de aplicaciones GTD, eso va para vosotros. Lo siento, más vale que os diga la verdad en el blog que con mi dinero. No es que sea mucho, pero seguro que os gusta. //

## ¿Caprichositos que somos?

La oficina es el mundo de la interrupción. Escenita maravillosa:
Abro nuevo proyecto en la aplicación: “Informe sobre Recurso de Doña C.A.” Tres segundos, la aplicación no abre el proyecto. Mal. Miro a la pantalla fijamente, a ver si así va más rápido Entra el amable compañero de cuatro plantas más arriba.

–¡Hola! Ah mira, ¿te acuerdas de eso que te dije de hace dos semanas sobre ese tema que no tiene nada que ver con lo que estás haciendo ahora?
–No (La aplicación se ha colgado)
–Bla, bla, bla, bla
Y yo –Pues ahora creo recordar que ble, ble, ble, ble (pero ya me he olvidado del informe que iba a hacer; me acordaré pero dentro de dos horas)

## Evitando esta situación

La aplicación GTD perfecta no existe, ni existirá y por eso siempre tenemos alguna herramienta auxiliar a mano (notitas de papel, un editor de texto), para evitar estos desbarajustes.

Pero eso sólo funciona si la bajada de velocidad es puntual.