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Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

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GTD: Acciones delegadas y Acciones “Esperando Por”

Observo desde hace mucho tiempo que muchas aplicaciones de productividad confunden estos dos conceptos: Acciones Delegadas y Acciones “Esperando por”. No he hecho una encuesta, pero probablemente esta confusión provenga de que la mayoría de la gente tampoco tenga muy clara la diferencia. Vamos pues a tratar de aclararla con un par de definiciones y un ejemplo.

Definiciones

Acción “GTD”
Una tarea física elemental, de muy breve duración, cuya realización es inmediata
Acciones Delegadas
Un acción GTD cuya ejecución corresponde a una tercera persona.
Acciones “Esperando Por”
Una acción que no puede ejecutarse hasta que se ejecute otra acción o suceda un evento que no dependa de nosotros.

Comentario

Como podéis ver la clasificación podría ser más exhaustiva. Por ejemplo, podría distinguir entre acciones que he delegado yo en el sentido normal del término, y acciones que originalmente correspondían a otra persona, o también añadir otra categoría para las que he encargado hacer a un profesional externo, etcétera. Pero francamente, me parece exagerado para los propósitos de la productividad personal. Si queréis podrías llamar a las acciones delegadas, “acciones externas” y “acciones propias” para enfatizar que lo importante es si las acciones las tengo que realizar yo personalmente o corresponden a otra persona.

De la misma manera también podemos (y deberíamos) hablar de proyectos delegados y proyectos “esperando por”; y siempre es bueno llevar cuenta de estos en nuestra herramienta de productividad (agenda, aplicación, chisme electrónico, etc…)

En todos estos casos, es imprescindible anotar no solo que la acción está “esperando por” o ha sido “delegada” sino también por qué está esperando o a quién ha sido delegada. De la misma manera es conveniente poner un recordatorio en el calendario que nos avise con tiempo para revisar la acción “delegada” o “esperando por”; no sea que cuando decidamos actuar (“Manolo, o me entregas las copias ya o se lo paso a Copias Ejemplo Noexiste SA”) ya sea demasiado tarde.

Ejemplo

Tengamos como ejemplo solicitar una subvención. Las partes relevantes del proyecto (para nuestros fines) sería dos

  1. Solicitar Certificado Purrupú a Dirección General de Paripós -> Acción Propia
  2. Preparar la instancia de la subvención -> Acción Propia
  3. Tramitar Certificado Purrupú -> Acción Delegada a Dirección General de Paripós (poner contacto concreto si se sabe)
  4. Presentar Instancia y el Certificado Purrupú a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas ->Acción Esperando por (que la Dir General de Paripós tramite la subvención)

Tanto solicitar el Certificado Purrupú como Preparar la Instancia son acciones “propias”, porque las voy a hacer yo mismo. (Podría haberlas delegado a un profesional, pero digamos que es fácil, tengo tiempo y prefiero hacerlas yo mismo). Tramitar el certificado es algo que no puedo hacer por Ley (solo faltaba) así la he “delegado” al organismo público correspondiente. Por último, no debo presentar la instancia sin el certificado, por lo que esa acción está esperando a que el certificado se tramite. Cuando el certificado esté hecho, sin embargo, Presentar Instancia dejará de estar esperando y podré ejecutarla yo mismo (propia) o encargársela a alguien. (“Manolo, te vas a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas y me presentas estos papeles en el registro”).

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Mis herramientas de productividad

Según pasa el tiempo voy adaptando mis herramientas de productividad según la experiencia que voy adquiriendo. Notad que ahora os hablo de herramientas: como sistema sigo empleando algo parecido a GTD.

Archivo f

El archivo f (por flujo) es un archivo de texto plano que contiene los proyectos y tareas del trabajo ordenados cronólogicamente por orden de llegada y estructurados.

Algo así:

Archivo f ejemplo

Reconocimiento Especialidades a Don Nemo Noexiste García DNI 999999-Ç 
    // Especialidad 32
    05 Grabar Especialidad = HECHO(6/7/2014)
    07 Remitir email = HECHO(6/6/2014)
    10 Preparar Resolución = HECHO(6/7/2014)
    20 Subir Resolución a Firma = HECHO(6/7/2014)
    30 Notificar Resolución = ESPERANDO(6/7/2014)
    
Falta Leve Don Gumersindo Tampocoexistez NIE X999999-Ñ
    // Datos en pdf -> carpeta Faltas
    10 Requerimiento de Alegaciones, etc
        10a Preparar Requerimiento = HECHO(8/7/2014)
        10b Subir Requerimiento a Firma = HECHO(8/7/2014)
        10zz Notificar Requerimiento = HECHO(9/7/2014)
    20 Preparar Resolución = ESPERANDO(interesado presente,10/7/2014)
    30 Subir Resolución = ESPERANDO
    40 Notificar Resolución 
    50 Dar parte a nóminas (en su caso)
    100 Cerrar expediente

Aquí tenemos dos proyectos, el primero es un proyecto más bien simple, un simple reconocimiento de especialidad a un maestro de primaria. Tras comprobar la documentación y ver que está conforme a la normativa y que es Funcionario de Carrera, etcétera, abro el expediente de reconocimiento. Como ya no suelo equivocarme en estas cosas, lo primero que hago es grabar provisionalmente la especialidad en el registro personal del docente y luego le mando un email a la interesada informándole de los pasos. Hecho esto redacto la resolución (sí con formulario) y la subo a aplicación de firma electrónica. Firmada que sea, la notifico a la interesada.

Como puedes ver en este primer caso ya he HECHO casi todo el 6 de julio y está pendiente de firma. (Normalmente tarda un día o dos en firmar. Si tarda más suele ser porque hay dudas o errores en la resolución)

En cuanto al segundo proyecto es un poco más complejo. Veréis que el proyecto Falta Leve Don Gumersindo … tiene un subproyecto titulado Requerimiento de Alegaciones. Esto es porque por Ley (y por sentido común) tenemos que dar una oportunidad al interesado para que se defienda. Una vez el interesado diga lo que tenga que decir entonces procedemos a estudiar el expediente.

Pues bien en este caso el subproyecto está terminando y estamos esperando a que el interesado presente la resolución (o se le pase el plazo)

Archivo d

El archivo d recoge todo lo que he hecho. Es un archivo de texto que se hace copiando y pegando los proyectos del archivo f según los termino. Nada más.

Después de experimentar me he dado cuenta que es mejor tener un solo archivo para todo lo del trabajo, así sea de hace 2 meses o 20 años. Un solo archivo. Si necesito buscar algo, solo tengo que pulsar una tecla y la aplicación me encuentra en décimas de segundos lo que a mis ojos le costaría minutos.

Vim

Para trabajar con estos archivos de texto plano podrías usar cualquier editor de texto. Incluso, si lo prefieres un procesador de texto como MsWord o un Excell. Yo uso Vim y va de fábula, una vez se aprende.

Google Calendar

Aquí anoto dos cosas: citas y plazos. Citas se refiere a todo lo que tengo que hacer un día y hora concreto (reuniones). Plazos lo que tengo que (o quiero) hacer antes de un determinado plazo. Google Calendar funciona perfectamente para eso, enviado recordatorios que me llegan al correo electrónico y al móvil.

Smartphone

Si, he vuelto a tener Smartphone y va muy bien con Google Calendar.

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El sutil equilibrio de ZTD

¿Planificación estricta o libre fluir?

¿Debes planificar tu día o ir decidiendo tus acciones sobre la marcha? Solo conoco una norma de Organízate con Eficacia o GTD de la que Zen to Done, o ZTD se separe radicalmente y es en este punto. GTD recomiendo que tu calendario anotes exclusivamente aquello que solo pueda hacerse en ese día y en esa hora concreta; todo lo demás debe ir a la lista de tareas. ZTD, por el contrario, establece que debes programar de una a tres Tareas Más Importantes, las TMI.

GTD establece su regla en la observación de que en la vida actual es imposible predecir tu jornada laboral, siempre saldrá algo que fastidies tus planes. Creo que, si analizamos solo la estructura del trabajo de estos tiempos, David Allen, de GTD, tiene razón. Sin embargo, siendo la naturaleza humana como es, la estrategia de GTD esconde el peligro de dejarse arrastrar por las necesidades del día o de las prioridades de otros. En otras palabras, nos podemos ver arrastrados por la corriente, perdiendo iniciativa y liderazgo.

Pero sigue siendo cierto que programar todo tu día como si fuera el horarido de un colegio tampoco va muy bien. Va fatal. ZTD se queda a medio camino cuando recomienda programar de uno a tres TMI al día, preferiblemente uno. Con esto aseguras la iniciativa. Al menos una cosa importante, al menos algún elemento de la visión estratégica a largo plazo quedará hecho. Y se hará porque los días no son tan locos como para que no puedas si quiera avanzar una de las acciones de una de tus TMI.

TMI, tres no es mejor que una

Cuando uno empieza con ZTD la tentación es imponerse a uno la programación y ejecución de tres TMI al día, ¡o más! Entre más, mejor, ¿no? Pues no. De hecho Leo recomienda que programes una TMI principal, las otras dos están de “suplentes” por si no es posible hacer avanzar la primera. Reitero que una vez terminado la TMI principal, el resto del día queda libre para las acciones que consideres oportunas —que bien puede ser otra TMI, faltaba más, pero no es obligatorio ni necesariamente mejor que sea otra TMI.

Aquí yace el sutil equilibrio de ZTD. Por un lado permite que te reserves un espacio acotado, un refugio temporal para avanzar las tareas mejores, las acciones más importantes, aquellas que van a representar un verdadero cambio a largo plazo, pero por otro lado no obstaculiza tu jornada, de forma que puedes adaptarte a las necesidades del momento. Sí, es cierto que pierde un poco de la agilidad de GTD, pero a cambio ofrece una herramienta para la propia dirección. Mi preferencia personal se dirige a ZTD porque personalmente yo necesito ese extra de dirección y planificación diaria. ¿Qué estás en la duda? Mi sugerencia es que pruebes: no se va a caer el mundo ni la policía de El canasto ni de Óptima Infinito va a venir a detenerte, a lo peor vas a tener una tarea que no vas a ser capaz de terminar, pero a largo plazo descubrirás que te funciona mejor.

Publicado en productividad, simplicidad

Comentarios a Zen To Done

Si ZTD es un coche, GTD es la fábrica

Cuando estaba resumiendo1 Zen to Done, ZTD, me tuve que contener para poner en el resumen solo lo imprescindible. Sobre todo tenía que luchar contra el impulso de comentar, contaminando el texto con mis propias idea, que la estrella debía ser el bueno de Leo Babauta, y no un servidor. Además, con cerca de cinco mil palabras, ya es grande para lo que se estila en Internet. Ahora, bien separado, para que nadie se confunda, os ofrezco mis propios comentarios, por si valieran de algo.

ZTD, ¿Un subconjunto de GTD?

Sorpresa, sorpresa, ZTD está construído con los mimbres de GTD2. Todavía me acuerdo y me sonrojo de los debates que tuve hace años sobre si ZTD era mejor o peor que GTD. Me decidí entonces por GTD pero hoy he de reconocer nuevamente que estaba equivocado. No por que ZTD sea mejor, ni igual que GTD, es que es comparar peras con patatas. GTD es una guía sistemática para que construyas tu sistema de productividad; ZTD es ese sistema, y con algunos extras. Si ZTD es un coche, GTD es la fábrica.

Nuevas Tecnologías, ¿con fecha de caducidad?

Casi todas las aplicaciones y hardware que Leo recomendaba en 2006 han desaparecido, mientras que los medios analógicos “de toda la vida” han subsistido.

De esto podemos sacar dos conclusiones: a) lo analógico funciona para las necesidades de la mayoría de nosotros, y b) si vas a usar una aplicación, asegúrate de poder rescatar y/o exportar tus datos.

Personalmente tuve una triste experiencia con mi aplicación favorita de entonces, que desapareció casi de la noche a la mañana. Afortunadamente pude rescatar la información, ¿pero y si no hubiera sido así?

El efecto Rolls Royce o el curioso asunto de la Moleskine

Leo recomendaba una libreta de la marca Moleskine, aunque decía que valía cualquiera. Yo en, La libreta de billetera3, aunque digo que vale cualquiera recomiendo una barata. Es una diferencia menor y supongo que tiene que ver con preferencias personales. Sin embargo no por ser asunto subjetivo quiere decir que nuestras valoraciones carezcan de lógica. Leo Babauta recomendaba la Moleskine por su “algo especial” que tiene. Es verdad, no existe cuaderno más elegante.

Pero por eso mismo yo recomiendo uno barato. Vas al campo, ¿pillas el Rolls Royce? Con los Moleskine me pasaba lo mismo, me da pena usarlos para anotar “llamar al médico”. En fin, es una cosa personal, pero lo dejo escrito por si te pasa lo mismo. La solución es una libreta barata.

El extra de ZTD

El extra que viene con ZTD es estratégica. Tenía fresca la lectura de Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva cuando resumía ZTD y me ha venido muy bien para pillar el extra de ZTD: su visión estratégica, su utilidad como herramienta de liderazgo de la propia vida.

Stephen Covey distingue el liderazgo de la administración de la siguiente manera. Administración son los mecanismos que nos permiten hacer cosas; liderazgo es elegir hacer las cosas correctas. De nuevo, de nada nos vale ir con un coche muy rápido a Pamplona si queremos ir a Sevilla.

ZTD es una herramienta para lel liderazgo en un doble sentido. En primer lugar porque se centra en elegir qué hacer, desechando rápida y decisivamente todo aquello que no es necesario o delegándolo a otros personas. ¿Estaba esto presente en GTD? Sí, pero Leo Babauta te pide que hagas del “no hacer” tu primera opción. En otras palabras solo haces lo que tenga un utilidad confirmada.

También se ocupa del liderazgo con una cosa que llama hábito y que yo más bien llamaría una aventura: la búsqueda de tu verdadera pasión. La búsqueda de tu pasión no es una herramienta de productividad; está más allá de la productividad y quizás por eso quedó fuera de Organízate con Eficacia. ¡Pero que importancia tiene! Y qué difícil es olvidarse de la propia vocación mientras vamos por la vida dando tumbos que confundimos con éxitos —o incluso fracasos, que tanto da. Por eso, y reconociendo que por sistemática está fuera de sitio, me alegra que ZTD tenga espacio para la aventura de encontrar tu verdadera pasión. En primer lugar para los jóvenes, a quienes todo ZTD les viene de maravilla, pero también a los demás, porque este mundo de constantes cambios nos obliga a ser siempre jóvenes.


Notas

  1. Zen to Done, resumen extenso.
  2. Getting Things Done, traducido en español como Organízate con Eficacia
  3. Mi artículo La libreta de billetera
Publicado en estudiantes, productividad

Haz tu propia agenda, con fichas

Combinamos simples fichas de cartulina con un sistema sencillo para organizarte y sacamos magia

¿Hipster PDA? Los veteranos ya saben de lo que hablo. Antes de los smartphone había una cosa que se llamaba PDA, que, muy a lo bruto, sería como un smartphone pero sin llamadas. Mi favorita era la Palm M100, que venía con aplicaciones de calendario, lista de tareas, notas y directorio de teléfonos. Entonces, como broma, empezaron a hablar del hipster PDA, que sería un PDA hecho de cartulina, de fichas de cartulina, exactamente.

Hipster PDA: Construcción

  1. Consigue unas fichas de cartulina
  2. Júntalas con una pinza1 o una goma elástica.

Hipster PDA: Empleo

¿Te pareció demasiado sencillo? Bueno eso era el componente material; el hardware, como si dijéramos; en cuanto al software lo tendrías que poner tú, en forma del sistema de productividad que quieras usar. Con estas tarjetas podrías implementar el famosos sistema de David Allen GTD2, usuarlo como libreta de billetera o como una agenda convencional, numerando las tarjetas para indicar los días.

ZTD

Yo voy a proponerte ahora ZTD, meramente como un ejemplo3. ZTD, es un sistema minimalista de productividad que puede resultar más que suficiente para la mayoría de los estudiantes y para muchos trabajadores. Es, en cierto sentido, una forma simplificada de GTD y puede servir como camino de aprendizaje hacia sistemas de organización personal más ambicioso. Si nunca te has organizado siguiendo un sistema te aconsejo que empieces por ZTD; si se te quedara corto ya habrás alcanzado los hábitos y destrezas básicas que te permitirán asimilar GTD sin dificultad.

Primera Ficha: Entrada En la primera ficha escribe entrada; en ella irás anotando todas las cosas que tengas que hacer según te vengan a la mente y mientras no estés muy seguro de las tareas concretas que implica. Supón que te interrumpen y te dicen que tienes conseguir un certificado raro X47/2A. De momento lo anotas en entrada y cuando tengas tiempo ya lo guardarás mejor.

Segunda Ficha: TMI En ZTD las TMI son las tareas más importantes, aquellas que si las terminas puedes dar el día por victoria aunque te queden sin hacer las pequeñas tareas.

Tercera Ficha: Acciones Aquí tendrías una lista general de acciones concretas. En el caso del certificado X47/2A podrían ser “buscar en la página web de la Dirección General de Asuntos”, y, según lo que encuentres en la página, “reunir la documentación”, “pagar la tasa” e “ir a la Dirección General de Asuntos Raros”.

Cuarta Ficha: Esperando Aquí anotas todas aquellas tareas que estás esperando que la haga otro. Anota siempre a quién se lo has encargado y la fecha en que debe estar terminado.

Quinta Ficha: Hoy La llamo hoy, pero deberías encabezarla por la fecha real. En ella anotamos todas las citas que debemos hacer hoy sin falta, como asistir a una reunión, ir al partido o el cumpleaños de tu hijo.

Sexta Ficha: Esta Semana Como hoy, pero referido a la semana actual. Para cada cita o acción anota la fecha en que debe estar terminada.

Séptima y Octava Ficha: Este mes y Largo Plazo Como Hoy y Esta Semana pero referidos respectivamente al mes actual o más allá del mes actual.

Novena ficha: Proyectos Dedica una ficha a cada proyecto importante, los proyectos más sencillos y rutinarios, pueden manejarse con la lista de acciones, pero un proyecto puede necesitar una o más fichas para el solo. ¿Qué anotarías en la ficha? Al menos:

  • Nombre del Proyecto
  • Fecha Límite
  • Descripción
  • Archivo (Dónde esta la documentación)
  • Acciones (Lo que se ha hecho y lo que está por hacer)

Fichas en blanco Ten, además unas diez o veinte fichas más; te servirán para cuando te quedes sin espacio, reponer las fichas usadas, escribir borradores, anotar ideas, información e incluso para compartir información con otra persona. ¿Me das tu email? Ay… no tengo dónde escribir y el móvil sin batería…

Cositas finales:

Resumen de ZTD

Pretendo, pronto, ofrecer un resumen extenso de Zen To Done en español, de unas cinco mil palabras, que vienen a ser como media hora de lectura yendo despacito y con cuidado. Cuando esté, os lo anunciaré aquí, junto con los enlaces al PDF y al libro electrónico para descargarlo.

Secreto

Este sistema no se puede llevar en Evernote, en un bloq de notas, en papel, en un cuaderno, en una carpeta de anillas, en un editor de texto o cosas similares. Es ilegal y la policía de sabiavida te perseguirá.

Tampoco se puede adaptar, ni mejorar, eso es un crimen.


Notas

  1. La pinza es mejor con pocas fichas; si necesitas muchas es mejor la goma elástica.
  2. Getting Things Done, traducido en español como Organízate con Eficacia
  3. Esta es solo una posible interpretación de Zen to Done, ZTD, basada en mi propia experiencia. Si puedes simplificar más hazlo, si necesitas detallar más hazlo también.
Publicado en productividad

Formato para las listas de proyectos

GTD en texto plano

Aquí tenéis una captura de pantalla de mi ordenador que muestra un protocolo esquemático de una de las clases de proyectos que estoy encargado. Por proyecto, siguiendo la metodología de GTD, quiero decir un conjunto ordenado de acciones simples orientado a la consecución de un fin. En este caso da la casualidad que es un expediente para solventar una de las incidencias relativas al personal. No voy a entrar a describirlo porque tiene escaso interés para la inmensa mayoría de la humanidad; en vez de eso vamos a usarlo como ejemplo de formato de lista de proyecto.

La primera línea es un subtítulo etiquetado estilo markdown con ## y contiene el título del proyecto junto con un par de datos esenciales para su identificación. No aparece en el prototipo pero los datos de identificación incluirían un número de expediente; útil para identificarlo.

Tareas por necesidad

Justo debajo, y ordenadas por secuencia de trabajo tenemos las tareas que conlleva la realización del expediente. Tareas, ojo, y no acciones porque sería absurdo tratar de reflejar todas las posibles acciones que conlleva un proyecto relativamente complejo como éste. Tened en cuenta que una acción, conforme a David Allen es cualquier actividad que puede completarse en menos de dos minutos. Notificar una resolución, por decir un caso, puede hacerse tanto por correo electrónico como por email, al centro de trabajo con acto y en presencia del interesado –conforme a diferentes requisitos legales que no nos interesan ahora mismo. Lo que importa es que no siempre puedo definir a priori la modalidad de la notificación que acabaré usando y las incidencias que puedan surgir. Además, incluso en una notificación, digamos de toda la vida, de una sola resolución, el número de acciones a realizar es divertido:

1. Imprimir Resolución y Registro.
2. Cumplimentar oficio de remisión.
3. Imprimir oficio de remisión y copia.
5. Registrar oficio de remisión en salida
6. Ir a la página web de correos.
7. Cumplimentar formulario.
8. Generar listado de notificaciones y etiquetas.
9. Imprimir listado de notificaciones y etiquetas.
10. Ensobrar.
11. Remitir a Subalternos para que lo lleven a la oficina de correos.
12. Archivar copia del oficio de remisión
13. Esperar a que correos devuelva acuse de recibo firmado.
14. Escanear acuse de recibo.
15. Archivar acuse de recibo.

Y eso suponiendo que todo vaya como la seda, no exista incidencia de ninguna clase; etc. Así que lo que hago en el prototipo es incluir las tareas principales y solo haría mención explícita de las acciones en la ejecución; según fuera necesario. Por ejemplo estoy notificando pero sale algo urgente y debo dejar la notificación a la mitad pues anoto la acción que he terminado y la que me disponía a emprender tal que así

* 4B(1) Imprimir oficio de remisión Hecho 2013-03-27
* 4B(2) Terminar notificación PorHacer 2013-03-27

El significado de los números

Tareas secuenciales

Una tarea es secuencial, digo yo, cuando la tarea posterior no puede completarse sin haber terminado la anterior. Por ejemplo no puedo notificar una resolución si no está firmada y no puede firmarse si antes no se ha redactado conforme al formulario, etc. Para indicar este orden secuencial uso números. 1 indica la primera tarea y 99 la última acción prevista.

Tareas paralelas

Defino las tareas paralelas como aquellas que pueden ejecutarse independientemente unas de otras. En estos casos numero esas tareas con letras como en A y B para indicar que no dependen una de la otra. 4A y 4B indican que estas tareas son secuenciales respecto a 1, 2, 3, y 5, etcétera. Es decir no puedo realizar la 4A ó la 4B si antes no he terminado la 1, la 2 y la 3; como tampoco puedo empezar la 5 o la 6 hasta haber terminado las tareas “4”.

He descubierto que las tareas paralelas son muy frecuentes en los proyectos creativos. Muchas veces hay cientos de distintas maneras de hacer las cosas. Sin embargo quedan ciertos ámbitos en los que la rigidez de la Ley –nótese la mayúscula–, la norma o la naturaleza del asunto hace que sea necesario seguir un orden prefijado. Con este formato sencillo pretendo poder reflejar de forma concisa las relaciones que hay entre unas y otras. Hasta ahora y para las tareas de oficina y personales me han sido suficientes; no puedo recomendarlos para entornos más complejos sencillamente porque no tengo experiencias de esos entornos.

La columna estado

Estados

Habréis visto a la derecha de la imagen una columna con valores como “PorHacer” y “Esperando”. Esta columna, escrita a mano, con el tabulador, informa del estado en que está cada una de las tareas. Tal y como explico en “Productividad para Mentes Inquietas” estos estados pueden ser:

Por Hacer
La tarea todavía no se ha comenzado
Esperando
La tarea está esperando a que otra tarea se complete. Muchas veces son tareas que corresponden a otra persona
Delegado a
La tarea ha sido delegada a otra persona. Sin embargo, por brevedad no anoto esta tarea en la listad de proyectos porque se deduce de la tarea correspondiente que está “Esperando”. Por ejemplo si “notificar” está esperando a “Firma del Director” es evidente que la “Firma del Director” corresponde al Director y no intento controlar qué acciones emplea para revisar y firmar la resolución; esa es su responsabilidad. Como tampoco me voy a meter en cómo los subalternos manejan la correspondencia.
Hecho
La tarea se ha completado, pero puede quedar algo Por Hacer o Esperando para terminar el proyecto.
Terminado
El proyecto está completamente terminado

Fechas

Junto a cada estado, anoto la fecha en que la tarea se completó (si está _”Hecho”_) o está esperando. Además _siempre_ anoto la persona por la que la tarea está _esperando_ o a quién ha sido _delegado_. Pero estas anotaciones, no aparecen en el protocolo, así que aquí viene otra pequeña imagen de un proyecto real, pero con datos personales bien escondidos.

Si el proyecto tiene una fecha límite, la escribiría en el título.

Estados intermedios

¿Qué pasa con las tareas en estados intermedios? No existen. O se ha hecho o no se ha hecho. Me explico.

Por brevedad anoto las tareas, no las acciones de un proyecto, como ya expliqué más arriba. Sin embargo, si me quedo a mitad de una tarea anoto las acciones que me quedan por emprender y las acciones más significativas que ya he terminado.

Por ejemplo: Si estoy escribiendo un artículo pero me falta redactar el último párrafo escribiría algo como:

1. Redactar artículo Parráfos 1 al 3, ||| Hecho. 2013-03-25
2. Redactar artículo Párrafo 4 ||| Por Hacer 2013-03-25
3. Revisar ||| Esperando 2.

Esto funciona tanto con tareas homogéneas (las 1 y 2 del ejemplo, que “van” de lo mismo) y las heterogéneas (revisar es distinto de redactar).

¿Preguntas, comentarios?

Y este es el formato que uso para mi lista de proyectos (en terminología GTD) que a mí me gusta llamar Kanban de proyectos porque visualmente queda como un kanban. En mi caso particular lo estoy implementando en [vim](http://www.vim.org/), ese editor de texto que parece tan feo hasta que lo conoces bien y dropbox como herramienta de sincronización en nube. Sin embargo, podría emplearse cualquier otro editor de texto, o incluso un simple cuaderno de papel.

Esto es todo, probadlo y si queréis preguntad algo, soy todo comentarios.