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Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

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El secreto de la productividad

## O por qué la productividad es imprescindible

Productividad es simplemente saber lo que hay que hacer y cómo hacerlo. A veces hay quien lo expresa de esta manera:

Productividad = Conocer que Acciones hay que hacer + Conocer cómo ejecutar las acciones.

Normalmente nos forman para la segunda. Es decir si vas a cualquier escuela de electricistas te enseñan como instalar un enchufe; también te formarán para ser capaz de realizar proyectos tipo; por ejemplo realizar la instalación eléctrica de un edificio. Lo que es más raro que te formen es para lo desconocido. ¿Qué haces si el proyecto que te piden no estaba previsto en tu formación? Que o has buscado recursos por tu cuenta o has perdido el trabajo.

La fórmula anterior olvida que conocer que acciones hay que hacer es más importante que saber como ejecutarlas. Sí, va en serio. Si conoces lo que necesitas hacer para montar un restaurante, ya contratarás al personal que lo puedan llevar a cabo, o aprenderás por tu cuenta.

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FacileThings | En camino a la aplicación GTD

Fui de los primeros en probar [Facilethings][Ft]. Seguramente fui de los primeros en abandonarla. Era entonces otra de esas aplicaciones web de productividad que se inspiriban en [GTD][] pero que no se deciden por tomársela en serio. Pero me quedó algo en la mente, no sé que era, que me decía que debía darle una segunda oportunidad.

A través de twitter contacté con [Francisco Saez][], para proponerle que me diera una cuenta sin limitaciones en [Facilethings][Ft] a fin de que pudiera probarla adecuadamente y compartir su evaluación en este blog. He aquí que ha llegado ese día.

## FacileThings, ¿qué es?

Es una aplicación web de productividad personal, que empezó con un enfoque genérico, de “contentar a todo el mundo”, pero que tras una decisión de su fundador, [Francisco Saez][], se orienta a implementar el método de David Allen, esto es [GTD][].

FacileThings puede servir también para coordinarte con tu equipo de trabajo –o cualquier otra persona–, aunque ellos mismos no usen la aplicación.

## Trabajando en FacileThings

Te [registras][Ft], creas tu cuenta y comienzas a trabajar. Sigues el modelo [GTD][], tal cual. Esto es:
1. Anotas las “Cosas” que tienes que hacer.
2. Procesas esas “Cosas” haciéndolas inmediatamente si tardan menos de 2 minutos o clasificándolas como tareas sin fecha o tareas de calendario, asignándoles si quieres un recordatorio.
3. Haces las cosas.
4. Haces las revisiones diarias y semanales.

Bueno, realmente FacileThings no tiene por que usarse en este modo exactamente. Permite cierta flexibilidad –lo cual me encanta– pero sí que anima a esta forma de trabajar, incluso mediante “mini-tutoriales” de [GTD][]

### En concreto

Digamos que me acuerdo que debo escribir este post. Voy a la aplicación y anoto la “cosa”:

> Escribir post prueba de FacileThings #sv :prioridad 2

En este caso #sv es una etiqueta, que se refiere a que es un post de SabiaVida. En FacileThings todo lo que comienze con # es una etiqueta, y puedes usar las etiquetas para indicar un proyecto, un área de responsabilidad (como es el caso), o un contexto. :prioridad se refiere al nivel de prioridad que tiene la tarea y sirve como criterio para ordenar las tareas. (Otros criterios son :energía :tiempo y :día como se explica en el [tutorial][] )

Luego, una vez tengo anotado las cosas que quiero hacer, voy a Procesar. En este caso le doy a “Próximas Acciones”. Si hubiera querido delegarlo lo habría asignado a una persona mediante el código @NombrePersona y poniéndolo en “Espera”.

No me extiendo más porque el tutorial de FacileThings explica todo esto mejor de lo que podría en esta introducción.

## A criticar se ha dicho

### Primero lo bueno

1. FacileThings busca ser la herramienta GTD perfecta. (Y es que a mí, me gusta GTD)
2. Su responsable es accesible y trabaja por mejorarla día a día.
3. Está en beta (o sea que mejorará )
4. Todo puede configurarse en modo texto (como me gusta a mí) como en modo gráfico.
5. Buen tutorial, que incluye introducción a GTD.
6. Permite asociar tareas e información a archivos que alojará en la nube
7. Manejo muy sencillo
8. Flujo de trabajo flexible

### Ahora lo malo

1. FacileThings no dispone de una herramienta offline.
2. Falta un enlace fácil al tutorial en cualquier página de la aplicación.
3. El tutorial podría mejorar con una referencia rápida.
4. Está en beta (o sea que en ocasiones veo bugs)
5. Las formas de clasificar no son consistentes. (Por ejemplo prioridades clasificadas por números y :energía como alta, media o baja)
6. Su acceso por móvil es adecuado, pero, no nos engañemos, feo.
7. El número de proyectos que puede trabajar en modo gratuito es muy limitado. No obstante se puede rebasar está limitación asignando a todas las tareas de un proyecto una misma etiqueta (pero no nos engañemos, es un apaño).

## El veredicto

FacileThings es una aplicación muy interesante y prometedora, que todavía tiene que crecer, pero que da muestras de que tiene un excelente futuro por delante.

Recomiendo su uso a quien se inice en GTD o a quien no esté conforme con su aplicación o herramienta actual. A los demás os recomiendo que la mantengáis en el radar para cuando salga de fase beta.

[Ft]: http://facilethings.com/ “Página de inicio de la aplicación Facile Things”
[GTD]: http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done “Introducción a GTD en Wikipedia”
[Francisco Saez]: https://twitter.com/#!/franciscojsaez “Francisco Saez en twitter”
[tutorial]: http://facilethings.com/docs/es/tut/6 “Tutorial de Facile Things”

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Saber Hacer: Qué y Como

> Os acordaréis de Productividad para Mentes Inquietas. Pues bien, hoy, aprovechando una idea de Seth Godin (el tío es listo) voy a ir publicando extractos de mi libro de productividad para estudiantes y jóvenes; en este caso de la introducción. Como veréis estoy apostando por un estilo *”bloguero”* para crear un documento pequeño aunque potente que cualquier estudiante sea capaz de aplicar por sí mismo.

## ¿Cómo conseguirás resultados?

También podrías preguntar como conseguir aprobar, o sacar buenas notas. Todo en la vida depende de dos factores (1) saber hacer y (2) hacerlo.

1. Muchas personas piensan que organizarse es tan fácil que no hace falta aprender nada. Es un error.
2. Otras piensan que si conoces la técnica adecuada no hace falta esforzarse. También es un error.
3. Por último, otros creen que el esfuerzo sólo depende de nuestra fuerza de voluntad. Otro error.

## ¿Qué es saber hacer?

Saber hacer se compone de dos elementos:

* Saber *Qué* hacer
* Saber *Cómo* hacerlo

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