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Saber, valorar, buen hacer, kaizen

Los expedientes barajados

  • Expediente barajado

    Dícese del expediente cuyos documentos están distribuidos aleatoriamente, de forma que parecen haber sido barajados por un crupier de casino

Si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces

Teresa Riutort

Cuando mi compañera de trabajo nos regaló esta cita la había precedido de una reflexión que podría aparecer en un manual de producción lean. Sucede que ella tiene especial cuidado en el orden interno de los expedientes y bueno hay gente que… digamos que tiene menos. Otra persona podría haber salido con el típico Es que son unos vagos/desastres que todo les da lo mismo. Pero creo que dio en el clavo al poner la causa en el desconocimiento.

Es probable que los desastres tengan la vaga idea de que el orden de los documentos dentro de un expediente carece de importancia. Total, como todo está en la base de datos. Hasta que la base de datos peta, o alguien comete un error, o una magnífica actualización se come algunos datos. Cosillas sin importancia para un base de decenas de miles de registros relacionados. Bueno, que habitualmente no hay más remedio que grabar los datos a mano. Y entonces, te acuerdas dulcemente de los desastres mientras persigues en un expediente de doscientos folios (no es exageración) el documento concreto.

La diferencia no son unos minutitos más. Eso sería en el mundo de las piruletas de fresa donde uno está siempre descansado y fresco y no suenan los teléfonos ni te asaltan interrupciones varias. En el mundo real esa pequeña tarea, tediosa e innecesaria se convierte en una rémora, que fatiga y desmoraliza mientras repasa el listado de todos los registros que tienes que revisar y haces cábalas mentales de cuantos expedientes más estarán barajados.

El caso general

Pero no vengo aquí a descargar los problemas de mi trabajo. Volvamos a la cita inicial: si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces. Eso tiene un significado importante: cuando hago un trabajo que me parece irrelevante le poco poca atención. Como no sé que consecuencias tiene pienso que es una manía de alguien o alguna regla que alguien puso alguna vez pero que, en realidad, no sirve para nada.

Por tanto, es necesario que tu gente sepa las consecuencias de sus acciones, en los compañeros y clientes. ¿Qué tal un cartel en la puerta del archivo, uno con un testimonio personal, por ejemplo? Quizás con esa sencilla acción se tenga una mejora importante.

Es que todo les da igual

Algunos pensaréis que hay gente que a todo le da igual. Sí, vale, con esos no hacemos nada, pero por lo menos tengamos trabajando bien a toda la gente que le importa hacer las cosas bien.

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Saber Hacer: Qué y Como

> Os acordaréis de Productividad para Mentes Inquietas. Pues bien, hoy, aprovechando una idea de Seth Godin (el tío es listo) voy a ir publicando extractos de mi libro de productividad para estudiantes y jóvenes; en este caso de la introducción. Como veréis estoy apostando por un estilo *”bloguero”* para crear un documento pequeño aunque potente que cualquier estudiante sea capaz de aplicar por sí mismo.

## ¿Cómo conseguirás resultados?

También podrías preguntar como conseguir aprobar, o sacar buenas notas. Todo en la vida depende de dos factores (1) saber hacer y (2) hacerlo.

1. Muchas personas piensan que organizarse es tan fácil que no hace falta aprender nada. Es un error.
2. Otras piensan que si conoces la técnica adecuada no hace falta esforzarse. También es un error.
3. Por último, otros creen que el esfuerzo sólo depende de nuestra fuerza de voluntad. Otro error.

## ¿Qué es saber hacer?

Saber hacer se compone de dos elementos:

* Saber *Qué* hacer
* Saber *Cómo* hacerlo

Sigue leyendo “Saber Hacer: Qué y Como”

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Las 5 S en clase (para alumnos)

1. Separar inncesarios.

No traer cosas inútiles -para el estudio- a clase te beneficia. El espacio que tienes en un pupitre de escuela es muy limitado. Además de los posibles robos y accidentes, todo lo que lleves que no sirva al estudio estrope tu concentración y te complica la vida.

2. Situar necesarios.

En los primeros cursos es muy sencillo saber que es necesario. El profesor suele dar una lista de material y con eso suele bastar. Pero claro, no vas a poner todo sobre el pupitre.

Recuerda: entre más se use más cerca de tí.

¿Te pones a buscar en el diccionario (o deberías) cada cinco minutos? Entonces debe estar cerca, quizás en el mismo pupitre. Algo que sólo se usa una vez por clase puede quedarse muy bien en la bolsa. Bueno, los detalles exactos los tienes que ver tú. Cada clase y colegio tiene sus normas sobre donde colocar las cosas. A veces hasta cada profesor. Detro de esas normas, recuerda la regla lo que más veces se use más cerca de ti.

Ejemplos de cosas que se suelen usar mucho: lápiz, goma, bolígrafo, libro y cuaderno de la asignatura. Según la asignatura también calculadora o diccionario.

Recuerda: lo más necesario eres tu mismo.

El profesor puede ser genial o aburrido. Mala suerte, eso no lo puedes controlar. Puedes llorar o quejarte, pero no conseguirás nada. Lo que sí puedes controlar tu respuesta. Y esto vale para todas las cosas de la vida. Sea aburrido o divertido, lo importante es lo que consigas aprender.

Por eso “situa” en tu mente las ganas de aprender. Hasta al profesor más aburrido le gusta que le atiendan. (Aunque a veces no lo demuestre)

3 Suprimir suciedad.

Imagino que tu pupitre está limpio. ¿Verdad? ¿Las bolsas? ¿Los libros? ¿Y está todo dicho con eso?

Ni de bromas.

Lo más importante es limpiar tu mente. Llegando a clase es bueno no traerse problemas del patio ni de casa. Ya es bastante difícil concentrarse en el profesor, para encima ponérselo peor a tu cerebro.

¿Hay algún problema? Anótalo en tu cuaderno, agenda en un diario o en la mano, si no tienes otra cosa. Si es necesario, escríbelo en clave. Ahí estará seguro. No se te olvidará. Después de clase será el momento de revisarlo y decidir. Ahora no.

4 Señalar Anomalías.

Lo mismo que dije en el artículo anterior. Una de las cosas a las que debes estar atento es a tu propia forma de actuar en clase. ¡Sobre todo si alguien te dice que estás haciendo algo mal! Puedes ponerte a la defensiva, pensar que son ellos se equivocan, sentirte muy fuerte, parecer muy inteligente… pero perder una gran oportunidad de mejorar.

Tampoco es para echarse a llorar. Si te dicen que algo lo haces mal, la solución es hacerlo bien.

Tranquilidad. A veces la gente dice cosas malas sólo para reirse. No me refiero a eso. No hace falta que te pongas esos calzoncillos sucioscache que te han regalado.

Pero todo el mundo se equivoca. Y aunque la crítica pueda ser hecha con mala intención, te puede alertar sobre cosas que debes corregir.

¿Qué hacer? En este momento, calma y señalar la anomalía. Poner por ejemplo: “Se me acabó la tinta del bolígrafo” (y lo estarás escribiendo a lápiz )

Recuerda también que hacerse adulto significa (bueno, debería ) conocer tus defectos antes de que alguien tenga que señalártelos.

Chivatazos y estupideces varias

La disciplina es responsabilidad del profesor. O más fácil: no te chives, Salvo que estén haciendo daño a alguien incluído tú mismo. Si se copian, que se copien; si se ponen a hablar que hablen; si se dedican a hacer el tonto, allá ellos. El profesor o profesora ya sabe que tiene un mote. Va incluído en el sueldo.

Tranquilidad, las trampas suelen acabar arruinando a los tramposos. Si no ahora, con el tiempo. Quien pretenda aprobar copiando puede que lo consiga, pero tarde o temprano se le acabará la suerte y entonces tendrá que recuperar todos los esfuerzos perdidos.

Cosa distinta, muy distinta, es cuando están haciendo daño a alguien. Entonces tienes que usar tanto tu inteligencia como tu conciencia. Si hay dudas pregunta a tus padres o quien haga las veces.

En general señala tus propias dificultades, las de los demás: sólo cuando te lo pregunte el interesado.

5 Seguir mejorando.

Pues no, no vamos escribiendo las anomalías, para ver lo malo que somos, sino para cambiarlo, paso a paso, poco a poco. La clase, evidentemente, no es momento para estar haciendo grandes planes. Eso ya se hará en casa.

Aquí lo que importa es la actitud tuya. Lo repito, no puedes cambiar al profesor, ni las clases. Lo que puedes cambiar es tu reacción. Y ahí siempre tu objetivo debe ser aprender, porque es tu vida la que está en juego. (Se siente).

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Como hacer los deberes, rápido y bien

Hola, en muy pocas palabras voy a enseñarte un sistema para hacer deberes. (Nota para padres y seres de tamaño parecido: Y trabajos de oficina). Está basado en dos técnicas de productividad: una americana que se llama GTD y otra japonesa que se llama las 5S. Las he mezclado y resumido para tener un sistema genial con el que hacer cualquier tarea desde primaria a universidad (y aún más allá).

1.- Separa Innecesarios (Sin piedad ni compasión)

Lo primero, tu lugar de trabajo. ¿Hay tele? Apagada. ¿Hermanos molestos? Haz que no molesten. ¿Ruido? No lo queremos.

Lo segundo, tu mesa. Nada que sea inútil para hacer los deberes debe estar encima de la mesa. Nada. Cero. Cualquier cosa que no necesites ponla en su sitio (que cuando trabajes nunca será tu mesa de trabajo). Todo lo inútil es tu enemigo porque sólo sirve para distraer.

Recuerda: Distracción = Trabajar Más y Peor.

(No sé tu, pero a mí me gusta trabajar menos y hacerlo todo bien).

2.- Limpiar

Sí, hay que decirlo. Todo el polvo que tenga tu mesa pasará a tu papel. También las miguitas que forma la goma de borrar, la mina del lápiz, los restos del afilado. Todo esos restos están programados para acabar con tus deberes. Defiéndelos.

¿Cuando limpiar?

  1. Antes de trabajar. (Pasar un paño seco y limpio tarda 5 segundos y 82 décimas y te aseguras no convertir tu tarea en un desastre).
  2. En cuanto aparezca. (Se limpia mejor, más fácil y más rápido así y te aseguras que siempre esté todo limpio).
  3. Situar Necesarios.

Después de la primera limpieza, acerca todo lo que necesites para trabajar. Lo que vayas a usar mucho que esté más cerca y lo que menos, más lejos. Por ejemplo el lápiz, sobre la mesa. El diccionario, en un estante muy cerca. Las tijeras que sólo vás a utilizar en plástica pueden estar en un cajón. ¿Y de verdad necesitas tener cerca ese libro de consulta que sólo miras una vez a la semana? En resumen lo más útil, más cerca, así no perderás tu tiempo y mantendrás la mesa lo más despejada posible.

Algunas cosas que debes tener:

Una mesa y una silla decente, un lugar de trabajo, limpio, silencioso y agradable.
Si no lo puedes tener en casa de ninguna manera, podrías pensar en ir a una biblioteca. También puede haber una asociación juvenil en tu barrio, o de vecinos, o un colegio o una iglesia que tenga un lugar tranquilo para hacer los deberes. Pregunta. Que es mucho mejor parecer tonto que serlo.
Recuerda nadie respetará tu trabajo si tu mismo no lo respetas. Si trabajas mal y sin ganas, si no pones interés, ¿por qué debería hacerlo nadie, profesores incluidos?
Lista de deberes (Llamar / SMS si hay dudas).
Hay quien prefiere anotar la tarea en el mismo libro. Bueno, es una opción, pero yo creo que es mejor tener una lista. Mejor si tienes una agenda, anotas lo que tienes que hacer cada día y lo miras. ¿Qué por qué es mejor? Fácil. Si lo anotas en los libros te puedes olvidar de mirar alguno, sobre todo si hay una asignatura que, normalmente, no te ponen deberes. Y mira esa vez te los pusieron y te olvidaste.
Con una lista sola, mejor en la agenda, eso no pasa, porque sólo tienes que acordarte de mirarla.
Material Escolar
Ya sé que lo sabías, perdón. ¿Pero lo tienes? Y no me refiero en el cuarto de tu hermano, sino contigo.
Cuaderno de ideas.
Lo explico en el punto 5.

4.- Cómete un sapito, qué rico que está.

¿Cómo llamamos a una tarea muy difícil? ¿Algo que odiamos hacer? Un sapito. ¿Qué por qué? Cómete un sapo y lo sabrás. Asqueroso. Pues eso, para mucha gente las matemáticas pueden ser un sapito. Pues empieza por ellas, por lo que más odies. Luego, todo lo demás te parecerá fácil en comparación. Además tendrás la mente más descansada precisamente cuando más lo necesitas.

5.- Concentración Total.

Llegamos a lo más difícil y más útil. Concentrarse sólo en lo que estás haciendo. Por eso quitamos todo lo que no necesites para hacer los deberes. ¿Te acuerdas?

Pero también hay un truco:

Un lugar para tus ideas.

Puede ser un cuaderno, un folio, notas de estas autoadhesivas (post-its), incluso una bandeja.

Este es el truco. Cuando te venga una idea a la cabeza que no sea de lo que estás haciendo, la anotas. Con eso tu cerebro sabe que no te vas a olvidar y te dejará en paz. Al dejarte en paz, trabajarás con más concentración. Y aunque tu concentración sea regular al principio, poco a poco irás mejorando. Y eso es lo que importa.

¿Música?

Hay gente que dice que no se debe estudiar con música. Hay gente que dice que sí. Yo digo que depende. A veces puede ayudar. Por ejemplo si hay ruido en casa, poner música puede esconder el ruido. Ahora, eso sí, no vale cualquier música. No importa que sea clásica, moderna o lo que sea. Lo que importa es que sea una música tranquila que no te desconcentre. La marcha Radetzsky es muy clásica y el Réquiem de Mozart también, pero yo no me puedo concentrar con ellas.

Yo a veces voy a Jamendo, donde te puedes descargar música gratis y legal. (Los dueños del copyright te dejan). Allí busca cosas como “New Age” o “Chill Out” y las puedes escuchar en línea o bajártelas a tu ordenador, mp3, etc…

6.- Señalar Mejoras y Defectos. (En tu lugar de ideas)

Ahora tú eres quien manda. Nadie mejor que tu para saber que haces bien y mal. Y seguro que mientras vas trabajando se te ocurren formas de mejorar tu trabajo. Sólo tienes que estar alerta y las ideas llegarán.

Pues cuando lleguen, a tu lugar de ideas, a tu cuaderno -que es lo mejor-. Las anotas, sólo las anotas, y después de hacer los deberes, cuando tengas tiempo las evalúas. ¿Esto funcionará o no? ¿Es una mejora o sólo me complica más la vida? Recuerda, normalmente los sistemas mejores son los más simples, no los más complejos. Porque entre más cosas tengas que hacer a la vez, más fácil es equivocarse.

También puedes anotar por ejemplo si necesitas un cajón nuevo. Si hay que comprar un lápiz, si de verdad tienes que hablar con tu madre para que tu hermano el pequeño se convenza de que no está bien pintar tus libros. Eso ya lo sabrás tú.

7.- Seguir mejorando.

Hazlo bien, sin adornos innecesarios y lo harás más rápido.

Para hacer algo rápido lo primero es hacerlo bien. Si no, tendrás que volver a empezar (o harás una chapuza que no engañará a nadie). Al volver a empezar, tardarás mucho tiempo. Además, según te acostumbras a hacer las cosas bien, también las haces más rápido. Por ejemplo, a escribir. Un niño de primero de primaria, ¿cómo escribe? ¿y a qué velocidad? Tu cuerpo necesita aprender a hacer las cosas bien para hacerlas rápidos.

Pero bien no significa hacer las cosas más lento de lo necesario. Ni poner adornos tontos. (Salvo que te guste hacerlo y a tu profesor también). Haz lo que tengas que hacer y punto.

Lo que de verdad importa es que tengas la mente clara, las preocupaciones, las ideas se las dejas a tu cuaderno de ideas cuando estás trabajando, y siempre piensa en mejorar un poquito.

Sólo un poquito. Una cosa a la vez. Si siempre mejoras, al final llegarás mucho más lejos de lo que nunca pensaste.

Para organizarte

¿Se te olvidan los deberes? ¿Dejas todo para última hora? ¿Tu habitación está hecha un desastre? ¿De la mochila ni hablamos?

Buenas noticias.

  1. He resumido uno de los mejores sistemas de productividad y organización personal: Zen to Done. El texto es un poco largo pero puede cambiar tu vida, y no exagero. Enlace, por aquí ➽ Zen to Done, un resumen extenso

  2. He añadido un post sobre qué hacer si ➽ te has olvidado de hacer los deberes