Herramientas de Productividad Personal Simples 3 – El registro de tareas

La segunda herramienta clave de mi sistema es el registro de tareas. Se trata de una simplificación de mi anterior intento de usar exclusivamente un archivo de texto como gestor único de la productividad. Ahora que combino el editor de texto con un kanban personal, como os hablé en mi anterior entrada, me basta con usarlo exclusivamente para registrar las tareas emprendidas. Veamos su

Estructura

    25 de agosto de 2025, Lunes

  1. Certificado Ejemplón Ejemplarez Ejemplito | Lo tramito y a interesado | Terminado
  2. Informe sobre Ejemploejemplo | Lo redacto | Falta Corrección
  3. Revisar Registro Personal Base Datos Ejemplón Ejemplarez Ejemplito | Está OK | Terminado

Breve noticia de lo hecho, cuándo y cómo

Como ves, comienzo cada entrada del registro de tareas, con la fecha, en la que ahora siempre incluyo el nombre del día de la semana. Después dedico una párrafo encabezado por un número de orden de cada proyecto1 en el que he trabajado, dejando breve noticia de lo que he hecho y, si es necesario, de cómo lo he hecho y porque. Termino con la palabra clave Terminado, si el proyecto está terminado, como suele ser lo habitual o Falta lo-que-sea para dejar constancia breve de lo que queda por hacer.

Veréis también que hago uso del separador «|»2. Esto sirve para separar el nombre del proyecto del resumen de las tareas emprendidas y de otras notas.

Uso del registro de tareas

¿Y para qué quiero un registro de tareas? Pues principalmente para complementar otro sistema de productividad, de forma sencilla y rápida. Por ejemplo, en mi caso, una vez tengo un proyecto terminado, puedo eliminarlo de mi kanban, liberándolo de proyectos y acciones viejas, reduciéndolo a su mínima expresión, la que me permitirá analizarlo de manera más rápida.

Además, de esta manera siempre puedo encontrar lo que hice, de manera inmediata. No tengo sino que usar la función de búsqueda integrada en todos los editores de texto3 y en un segundo tengo ante mí que hice.

Protocolo

En cuanto al protocolo de empleo, trabajo con las siguientes reglas:

  • Escribir siempre la fecha completa, resaltándola, e incluyendo el nombre del día de la semana
  • Usar siempre el mismo nombre de proyecto, y que sea consistente con el empleado en otras herramientas y archivos de referencia, etc…
  • Un nombre de proyecto que defina sucintamente e identifique perfectamente el proyecto
  • Generalmente solo anotamos el estado al que ha llegado el proyecto, siendo innecesario anotar las acciones de trámite que sean obvias
  • Si en el proyecto hemos hecho acciones que se salen de lo normal anotamos también el cómo y el por qué hemos emprendido tales acciones4.
  • Terminado significa que el proyecto al que se refiere el párrafo está completamente terminado
  • Falta indica que falta algo por hacer, basta indicar la acción más significativa; para todo lo demás está el kanban o tu gestor de proyectos de confianza

Notas
  1. Anteriormente anotaba todas las acciones, pero eso resultó no sólo difícil sino luego contraproducente pues tenía demasiado ruido.
  2. Que se consigue con ALT GR + 1, por cierto.
  3. No confundir con un procesador de texto, como Word, que es más complejo y lento, pero que también podría valer, como podría valer un simple cuaderno de papel
  4. Por ejemplo, si el jefe nos manda hacer alguna cosa rara, o se nos rompe un aparato y tenemos que hacerlo a la vieja usanza, etc.

Miguel de Luis Espinosa