¿Es tu mesa una agenda?

mesa-agenda: dícese de la mesa que se ha convertido en una agenda

La imagen del funcionario asediado por pilas de expedientes se hizo famosa en España. Visualmente da la impresión de quien está rodeado de papel está rodeado de trabajo. Incluso se llega a creer que uno es más trabajador en cuanto más papeles tiene encima. Representa una forma de organización clásica que supone convertir la propia mesa en una agenda. Creo que hay mejores alternativas.

Organizando la mesa-agenda

Si uno se da una vuelta por muchas administraciones públicas verá todo tipo de mesas-agendas. Las hay que parecen castillos que protegen a la funcionaria del exterior, ¿echará de menos la era de la ventanilla? Bromas aparte una mesa hundida en papeles no tiene por que significar desorganización. Veamos lo que he encontrado

Sistema de dos columnas

A la izquierda hay una gran columna de entrada. Allí la funcionaria apila hasta desafiar a la gravedad todo aquello que está por hacer. En la derecha está otro pilar cósmico con todos los expedientes ya tramitados y que se han de archivar.

Sistema de varias columnas

Si el funcionario en cuestión tiene diversos asuntos que tratar el sistema de dos columnas no le vale. En vez de eso reparte los asuntos en varias columnas más pequeñas que acaban cubriendo toda su mesa — y alguna vieja que roba del sótano.

Este sistema puede llegar a ser muy sofisticado, hasta el punto de etiquetar cada columna y dentro de cada columna cada expediente dando cuenta del estado de tramitación de cada uno.

Sistema de Harry Potter

Aquí está todo esparciado por la mesa y el suelo, sin orden. Para que el trabajo salga adelante uno debe haber estudiado en Hogwarts. Todo sistema de varias columnas puede degenerar en el sistema de Harry Potter.

Desventajas de la mesa-agenda

Una mesa-agenda puede ser un método eficaz, pero no siempre el mejor, veámos razones

1. El compañero que no respeta tu orden

Puedes tener un sistema de varias columnas muy sofisticado. Lo proteges como una leona. Pero te toca archivar, o desayunas, y entonces tiemblas. Lo sabes, agazapado entre la hierba alta de la oficina merodea el compañero ahí-te-lo-dejo. Su método de actuación hiela la sangre. Viene a tu mesa, aprovecha que no estás, y con descaro te lanza un expediente en medio de tu sistema, para que hagas algo que espera que adivines.

Una semana de vacaciones con estas fieras rondando y tu sistema ha muerto.

2. Archivos compartidos

Dificilmente cada sección puede tener un archivo propio de todo. Las limitaciones de espacio y el volumen de trabajo hace que sea imprescindible un archivo común bien organizado.En este paradigma si yo tomo un expediente y lo dejo en mi mesa hasta su tramitación puedo afectar a otras secciones.

Por ejemplo, tras incidencia en la base de datos la funcionaria A, ha de grabar de nuevo la hoja de servicios de un profesor. Mientras el compañero B debe tramitar una resolución para la que necesita los datos del expediente. Si el compañero B toma el expediente y lo pone en su mesa para su tramitación, la compañera A no puede tramitar la hoja de servicios. Si por cualquier razón la resolución se eterniza —por ejemplo cuando no se está seguro de la legislación aplicable al caso —la hoja de servicios también, con el consiguiente enfado del profesor y la merma de la calidad del servicio.

Y en la vida real pueden darse ejemplos que afecten a muchas secciones a la vez; al punto de que todo quede paralizado por estar la base de datos mal, pero que la compañera que deba grabarlo no tenga el expediente ni sepa en cual de las siete plantas del edificio pueda estar y deba dedicar tiempo a pesquisas detectivescas.

La situación puede volverse frustante cuando descubra que todo el tiempo el expediente ha estado en una mesa, en espera de que se haga la hoja de servicios.

3. Mezcla de papeles

El tener muchos expedientes abiertos hace posible, incluso probable la mezcla de papeles entre ellos. Sobre todo si uno de los interesados es Don José Pérez Pérez y el otro Don José C. Pérez Pérez.

4. Agobio

O estrés como también se llama. Visualizar todo el trabajo que queda por hacer puede agobiar; sobre todo si las pilas se van haciendo más grandes según pasa el tiempo. Y este indicador puede engañar: un expediente puede ser más gordo que otro por razones que no tienen nada que ver con el trabajo a realizar. Ejemplo: un expediente personal de un funcionario que haya tenido varias faltas de disciplina; esos engordan que da gusto, pero si todo lo que tienes que hacer es certificar el tiempo de trabajo a ti te da igual.

5 Reducción del espacio físico de trabajo

El más evidente, pero no por ello menos importante. Todo papel que esté sobre tu mesa reduce el espacio físico que tienes para trabajar. Si por casualidad debes ordenar un expediente te sentirás incómodo y te arriesgarás a mezclar papeles. Si necesitas tener varios documentos a mano para emitir una resolución, ni te cuento.

6 Dispersión y dificultad de concentración

Todo lo que tengas delante de tus ojos son estímulos para tus preocupaciones. De pronto tu cerebro recordará que tenías que hacer algo en ese papel, cuando estás trabajando en otro. Serán pequeñas interrupciones, sí, pero que te irán fatigando y enlenteciendo el trabajo, aumentando también tus posibilidades de cometer errores.

7 Dificultad para su limpieza

Si ni tu madre limpiaría tu mesa llena de papeles a rebosar, ¿pretendes que lo haga una empleada? Si tu nombre no empieza por Directora General, olvídalo.

Alternativas

La alternativa es una agenda y un método de productividad. Si hablo en plural es para enfatizar que hay diversos métodos de productividad. GTD, por ejemplo, es una buena idea, que además para el caso de los funcionarios puede simplificarse mucho si las tareas encomendadas son siempre de unos tipos definidos.

Desde luego no tengo espacio aquí para siquiera hacer una introducción a GTD, pero sí para esbozar las líneas generales de un sistema de trabajo alternativo a la mesa-agenda

Sólo se tiene en la mesa lo que se necesita en ese momento
Se descompone cada proyecto en las tareas elementales. Por ejemplo: una resolución se compone de estudio, redacción de la propuesta de resolución, subida a firma, registro de la resolución, redacción del oficio de notificación, etc. Entre más detallado, mejor

de Miguel de Luis Espinosa