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Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

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sp.py Nuestra aplicación de productividad

Esta es una breve y alegre nota por la que os comunico que ya somos dos personas trabajando en sp.py. CSOliss se ha unido a nuestro proyecto y ya ha empezado a hacer contribuciones muy interesantes.

Por supuesto, la invitación está abierta a todo el mundo. ¿Qué no sabes Python o Git? Esta es buena ocasión para aprender. Incluso algo tan sencillo como descubrir errores o apuntar capacidades que te gustaría que tuviera la aplicación ayuda un montón. En serio. (Que no es para quedar bien).

Enlace a la aplicacioncita -> https://github.com/wissol/sppy

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GTD: Acciones delegadas y Acciones “Esperando Por”

Observo desde hace mucho tiempo que muchas aplicaciones de productividad confunden estos dos conceptos: Acciones Delegadas y Acciones “Esperando por”. No he hecho una encuesta, pero probablemente esta confusión provenga de que la mayoría de la gente tampoco tenga muy clara la diferencia. Vamos pues a tratar de aclararla con un par de definiciones y un ejemplo.

Definiciones

Acción “GTD”
Una tarea física elemental, de muy breve duración, cuya realización es inmediata
Acciones Delegadas
Un acción GTD cuya ejecución corresponde a una tercera persona.
Acciones “Esperando Por”
Una acción que no puede ejecutarse hasta que se ejecute otra acción o suceda un evento que no dependa de nosotros.

Comentario

Como podéis ver la clasificación podría ser más exhaustiva. Por ejemplo, podría distinguir entre acciones que he delegado yo en el sentido normal del término, y acciones que originalmente correspondían a otra persona, o también añadir otra categoría para las que he encargado hacer a un profesional externo, etcétera. Pero francamente, me parece exagerado para los propósitos de la productividad personal. Si queréis podrías llamar a las acciones delegadas, “acciones externas” y “acciones propias” para enfatizar que lo importante es si las acciones las tengo que realizar yo personalmente o corresponden a otra persona.

De la misma manera también podemos (y deberíamos) hablar de proyectos delegados y proyectos “esperando por”; y siempre es bueno llevar cuenta de estos en nuestra herramienta de productividad (agenda, aplicación, chisme electrónico, etc…)

En todos estos casos, es imprescindible anotar no solo que la acción está “esperando por” o ha sido “delegada” sino también por qué está esperando o a quién ha sido delegada. De la misma manera es conveniente poner un recordatorio en el calendario que nos avise con tiempo para revisar la acción “delegada” o “esperando por”; no sea que cuando decidamos actuar (“Manolo, o me entregas las copias ya o se lo paso a Copias Ejemplo Noexiste SA”) ya sea demasiado tarde.

Ejemplo

Tengamos como ejemplo solicitar una subvención. Las partes relevantes del proyecto (para nuestros fines) sería dos

  1. Solicitar Certificado Purrupú a Dirección General de Paripós -> Acción Propia
  2. Preparar la instancia de la subvención -> Acción Propia
  3. Tramitar Certificado Purrupú -> Acción Delegada a Dirección General de Paripós (poner contacto concreto si se sabe)
  4. Presentar Instancia y el Certificado Purrupú a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas ->Acción Esperando por (que la Dir General de Paripós tramite la subvención)

Tanto solicitar el Certificado Purrupú como Preparar la Instancia son acciones “propias”, porque las voy a hacer yo mismo. (Podría haberlas delegado a un profesional, pero digamos que es fácil, tengo tiempo y prefiero hacerlas yo mismo). Tramitar el certificado es algo que no puedo hacer por Ley (solo faltaba) así la he “delegado” al organismo público correspondiente. Por último, no debo presentar la instancia sin el certificado, por lo que esa acción está esperando a que el certificado se tramite. Cuando el certificado esté hecho, sin embargo, Presentar Instancia dejará de estar esperando y podré ejecutarla yo mismo (propia) o encargársela a alguien. (“Manolo, te vas a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas y me presentas estos papeles en el registro”).

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sp.py mi aplicación GTD

Estoy desarrollando una aplicación de productividad para administrar acciones y proyectos conforme al enfoque de GTD de David Allen. Ya sabéis: “cosas” que van a la bandeja de entrada y, una vez procesadas, se clasifican en proyectos y acciones. Estas acciones puede luego filtrarse por contextos como #oficina para saber todo lo que tienes pendiente por hacer en la oficina. Además, se emplea alguna herramienta de calendario o agenda para poder añadir recordatorios a plazos o citas.

Ya hay cientos de aplicaciones GTD por ahí rondando (mi recomendación personal facilethings.com, y muchas son hasta buenas, así que mi razón para crear una aplicación nueva estriba en parte en la razón personal de querer aprender a desarrollar una aplicación con un poquito de complejidad. Hay también otras dos razones: mi propia experiencia como usuario de diversas aplicaciones de gestión, la necesidad de garantizar la seguridad de los datos y, por último, ofrecer una aplicación libre GNU (gratis y que puedes modificar tu mismo).

Por todo ellos veréis sp.py en github, en modo abierto; de modo que si alguien quiere entrar y ayudarme, puede hacerlo.

Características de sp.py

Una herramienta, no la herramienta

Servir de herramienta que ayude a la gestión de proyectos y acciones de GTD. En otras palabras, no pretende ser una herramienta única con la que desarrollar GTD, sin un arma más (quizás la central) de nuestros arsenal productivo.

Interfaz de texto

Sp.py no va (por lo menos en su versión 1.0) con ratón, sino con una interfaz exclusivamente de texto, que, creo, es más rápida.

Inspirada en todo.txt

Todo.txt es un formato para usar un archivo de texto plano como gestor de tareas. Sp.py se inspira en este sistema, pero va más allá al…

Sistematizar la entrada de datos.

Una de las cosas que he aprendido es que no hay nada más fácil que introducir un dato erróneo en una base de datos y que esos errores pueden causar toda clase de duendes que son difíciles de atajar. Sp.py ataja este problema filtrando desde la entrada tantos errores como sea posible. Por ejemplo, cuando creas una nueva tarea (acción en lenguaje GTD) sp.py te pide que elijas uno de los proyectos ya creados.

Usa archivos CSV.

Los archivos CSV (Comma Separated Values) son nuestros viejos archivos de texto plano de toda la vida; solo que los valores están separados por comas (u otro caracter)

Por ejemplo, aquí tendríamos una descripción (incompleta) de una acción (Escribir sp.py), que pertenece al proyecto “SabiaVida”, cuyo contexto es Ordenador, y que está “por hacer” (ese es el significado de la “t”, en todo.txt).

Proyecto,Descripción,Contexto,Estado,Id
SabiaVida,Escribir sp.py,Ordenador,t,a6

Proyectos Enlatados

Por último, y esto es lo que principalmente falta por hacer, sp.py ofrecerá la posibilidad de enlatar proyectos rutinarios. Me explico: muchas veces tienes proyectos que son de ejecución más o menos estándar. Son tareas habituales y conocidas, pero lo suficientemente complejas para considerarse un proyectos. Si sigues el método GTD los identificas en seguida por ser aquellos en los que sabes que acciones tienes que llevar a cabo desde el primer momento que el proyecto cae a tus manos.

En estos casos es buena idea tener una “receta” para el proyecto y luego implementarla en cada caso. Esto es lo que pretendo que también tenga sp.py.

Y esto es todo por ahora, seguiré informando.

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Dentro de veinte años

Dentro de veinte años puede que me lamente de lo que no me atreví a hacer hoy porque era demasiado viejo.

hacer

  • aprender
  • emprender
  • amar
  • viajar
  • sentir
  • escribir
  • usar
  • crear
  • probar
  • intentar
  • explorar
  • ver
  • abandonar
  • terminar
  • levantar-me
  • levantar
  • volver a empezar
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Abandonar o Seguir Adelante

east flanks of tain shan

Seth Godin tiene escrito un libro, The Dip que me gustaría haber encontrado hace mucho tiempo, a mis 18 años, quizás. The Dip te da criterios objetivos para responder a la terrible pregunta: ¿debo seguir adelante o lo dejo?

Seth Godin no da el manido consejo de “no te rindas nunca”, que es, perdona que hable en francés, una chorrada. Es como si vas conduciendo, la carretera termina en un socavón de dos metros y te dicen “sigue adelante”. Ah, pues visita al traumatólogo y al concesionario, y eso con suerte. O es como si esta uno estudiando en una universidad mala y no abandona a pesar de tener otras alternativas.

Algo hay de verdad en la virtud de la perseverancia. Y es que, desgraciadamente, lo más normal es rendirse sin haber luchado lo suficiente. Pero lo de “no te rindas”, etcétera… no vale como excusa para no pensar, en muchos casos sirve para poco y, como hemos visto, puede ser hasta contra-producente.

Tres situaciones

Seth distingue tres situaciones: el acantilado, la llanura de la mediocridad y el hoyo, “the dip” en inglés. Y el consejo variará según estés en una u otra situación. Déjame ahora definirlas con la ayuda de Seth y ver que habría que hacer en cada caso.

El Acantilado

Como han diseñado los cigarillos para que resulte casi imposible abandonarlos, entre más tiempo sigas, mejor te sentirás si continúas fumando (…hasta que llega el enfisema). El dolor de abandonar el tabaco se incrementa con el tiempo. Llamo a esta curva un Acantilado —es una situación que no puedes abandonar hasta que te caes y entonces todo el asunto se derrumba.

El sentimiento que gobierna esta situación es la excitación. Uno disfruta del acantilado porque se siente cada vez mejor o, al menos, porque evitas el dolor de abandonarlo. Lo malo es que en un tiempo te vas a hundir. Puede ser aquel negocio que tiene beneficios a corto plazo, pero que a largo puedes prever que te va a llevar al batacazo; lo sabes, pero quieres seguir un poquito más. Puede ser también aquella actividad turbia que, bueno, todo el mundo lo hace, pero no te van a pillar y aunque te pillen, no te va a pasar nada.

¿Qué hay que hacer ante el acantilado?

Salir, y salir lo antes posible; ahora y buscar otra cosa, porque vas camino al fracaso.

La Llanura de la Mediocridad

Es una situación que se mantiene constante con independencia de tus esfuerzos. Es y será siempre como es.

El sentimiento que gobierna esta situación es el aburrimiento. En la Llanura de la Mediocridad están todos esos trabajos que no te llevan a ninguna parte. No puedes esperar ningún tipo de ascenso o incremento de ninguna clase. Puede ser simple y hasta seguro (hasta que venga una máquina que lo haga mejor y más barato), pero nada más. No es muy difícil, cualquiera puede aprenderlo o, sencillamente no es valorado como se debiera.

La Llanura de la Mediocridad está muy poblada en estos momentos en los segmentos del arte y la creatividad. Cualquiera puede escribir (a nivel de aficionado) y publicar. Incluso con un poco de trabajo es posible adquirir un nivel decente; el problema es que todo el mundo lo está haciendo.

¿Qué hay que hacer ante la Llanura de la Mediocridad?

Aquí tenemos dos opciones: salir y salir inmediatamente o aceptar la mediocridad. Seth insiste mucho en que abandones cualquier cosa en la que no puedas ser el mejor. En otras palabras que abandones la mediocridad porque la mediocridad no sirve a largo plazo. Tienes que limpiar un piso, ¿a quién acudes? Al mejor. Te duelen los dientes, ¿a qué dentista llamas? A la mejor que puedas pagar. Obviamente no todos podemos ser el mejor del mundo en todo, pero sí podemos ser el mejor del mundo en algo, aunque sea el mundo accesible a un tipo de cliente. ¿Qué el mejor fontanero del mundo vive en Chihuahua? Pues felicidades a los mejicanos, que yo no le voy a pagar el billete a mi casa. ¿Qué el Concorde era el avión de pasajeros más rápido? Sí, pero para la mayoría era un capricho muy caro, demasiado caro.

El Hoyo

Atención ahora, porque “todas las cosas que merecen la pena tienen un hoyo”. El Hoyo es el camino entre el novato y el maestro, […] los obstáculos que hay que superar, los filtros artificiales (como un examen) que te impiden llegar a donde quieres, los duros años de trabajo y preparación que es necesario sortear antes de tener éxito. El Hoyo, sea natural o artificial es el filtro que selecciona salvajemente a aquellos que tendrán éxito.

Los sentimientos que gobiernan esta situación son el miedo y la energía. Miedo porque, en realidad, no se está seguro de ser capaz de afrontar el hoyo y energía porque sin ella no podrás salir del hoyo.

¿Qué hay que hacer ante El Hoyo

Lo primero es probar si uno tiene la energía, creatividad y pasión para salir del hoyo; para escalar sus pendientes si no hay otro remedio o para ser capaz de cambiar las reglas de forma que abandones ese hoyo y te encuentres del lado del éxito. De no ser así, hay que abandonar completamente o conformarse con la mediocridad.

Pero si tienes las energías, sigue adelante. Lo que tienes que tener claro, sin embargo, es que no podrás atravesar todos los hoyos. Tendrás que escoger y ese escoger positivamente aquí me voy a esforzar implica un montón de dolorosas retiradas, esto no lo puedo hacer. Conviene tenerlo presente porque para tener éxito en algo es necesario fracasar en muchas otras cosas, cosas que para otros o para ti mismo en otro tiempo o circunstancias son importantes pero que en tus circunstancias actuales son distracciones. Fracasar mucho no es peligroso con tal de que fracases pronto, a tiempo de poder rectificar.

Algunas Reflexiones

Hasta aquí, más o menos, lo que he sacado de Seth Godin. Déjame añadir algún comentario. Antes que nada decir que todas las actividades humanas pueden pasar por cualquiera de estas tres situaciones. Ayer, para ser periodista de prensa escrita había que pasar un hoyo; hoy casi seguro que, perdón por el chiste malo, vas al hoyo. Publicar un libro no requiere en este momento atravesar ningún hoyo; incluso publicar decentemente tiene un hoyo que no es muy grande, llegar a vivir de la escritura, tiene uno bien gigantesco. Dicho de otra manera una actividad puede atravesar por varios tipos de situaciones por razones que incluso pueden escapar de tu esfuerzo, así que siempre tendrás que ir evaluando dónde estás en cada momento y actuar en consecuencia sin aferrarse a pasados que no existen ni a esperanzas que ya no se van a hacer realidad.

Otro asunto es que, en realidad, se puede ser mediocre en muchas cosas siempre que sepas colocar esas cosas en su justo lugar. Yo no quiero ser el mejor miniaturista del mundo, pero sí hacer cosas con mi grupo de wargames. Tampoco pretendo ser Niki Lauda, pero sí conducir bien para no matarme. Desde luego no voy a escalar el muro de la mediocridad de la cocina para convertirme en ningún top chef de esos. Yo solo quiero hacer cosas ricas ensuciando lo menos posible. ¿Estamos? No tengo que abandonar nada de eso; lo que no me puedo permitir es que ahoguen lo que tenga que ser mi actividad principal, mis sueños, mis verdaderos sueños.

Ahí es donde, si me encuentro un obstáculo haré lo que tenga que hacer para atravesarlo y seguir adelante. Porque es ahí, y en ninguna otra parte, donde no solo me juego mi vida, sino donde también vivo.

Foto CC -by Graeme Nicol

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Pre-explorando problemas

Ayer, en Ciego por no Haber Visto hablé de la necesidad de abandonar ideas preconcebidas a la hora de afrentar un problema. La idea era que debemos explorar antes de encontrar una solución, y no asumir que conocemos el problema solo por que encaje en nuestras teorías de “sospechosos habituales”.

Hoy quiero recordar un peligro. También al explorar nos llevamos, como si fueran gafas de cristal graduado, nuestros prejuicios y teorías. No podemos liberarnos de ellos, al menos no así de golpe. Más bien nuestra tendencia es adaptar la realidad a nuestras teorías y prejuicios. Ahí va es advertencia.

¿Pero no se puede hacer nada? Sí, si alguna vez te descubres maleando la realidad a martillazos para que quepa en tu teoría; párate y comprueba si no sería mejor malear tu teoría a martillazos para que encaje con la realidad.