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Productividad: Anota esa tarea, ¡como sea!

Anota todo lo que tengas que hacer. En la bandeja de entrada, en tu agenda, cuaderno, pedazo de papel arrugado o en la mano. Esta es la regla principal; la secundaria es que la anotes bien. Iba a decir que esta regla es fundamental para GTD, pero lo cierto es que vale para cualquier otro sistema de productividad que exista, haya existido o esté por inventar.

A Entrada cuando entre

Lo reafirmo por la siguiente situación muy común. Viene un tal Rodrigueñez con su habitual velocidad de curvatura y te dice que “termina lo del otro día, como quedamos” y tú no estás seguro de que fue lo del otro día ni lo que quedaste, y entonces, mientras estás pensando te viene una llamada. ¿Qué hacer? Pues anotar, aunque parezca estúpido, “terminar lo del otro día, lo que quedé con Rodrigueñez” o incluso “lo de Rodrigueñez”. Vale, no es perfecto, no es para nada perfecto, pero a tu memoria le es mucho más fácil tirar de recuerdos desde una pista tan minúscula, que intentarlo desde la nada.

Si apuntas lo de Rodrigueñez, lo peor que puede pasar es que tengas que preguntarle que a qué se refería. Pero si no lo haces, corres el riesgo que lo de Rodrigueñez se te pase por completo. Es por esto que debes rechazar cualquier tentación de no anotar las cosas hasta tenerlo muy claro. Oye, si lo tienes muy claro, mejor. Pero el momento de anotar las cosas no es el momento de tenerlas claras. Si es así puede que nunca llegues a tenerlo claro, porque puede que se te olviden completamente aplastadas por una pila de otras cosas que tienes o quieres hacer. No, el momento de anotar las cosas es el mismo instante en que llegan. Tendrás que aclararlas tarde o temprano, realizar un plan o simplemente determinar las acciones concretas; pero eso se hará cuando llegue el momento diario de examinar la bandeja de entrada o repasar tus listas; cuando todo lo importante y urgente de hoy esté hecho y no sufras interrupciones. Precisamente anotarlas, aunque sea de forma imperfecta habrá mejorado sus posibilidades de ser aclarada y de hacerlo sin molestar a tus otras actividades. Y es que, si no lo anotas, zumbará en tu mente, como una mosca, “lo de Rodrigueñez”, hasta que, quizás te olvides y seguro te moleste.

Procesa como monje que lleva un hábito

Perdón por el jueguito de palabras; la idea es que junto al hábito de anotar las cosas, debes tener también el hábito de procesarlas (en lenguaje GTD) o de aclarar qué son (en lenguaje normal). La “entrada” no es un lugar para vivir, es un estado transitorio, donde dejas las cosas “esperando” hasta que tengas tiempo de decidir qué hacer con ellas. Eso requiere el hábito de procesarlas, para el que cualquier momento es bueno; pero es mejor reservar también un momento de las primeras horas para dejar la entrada limpia y aclararlo todo. También es bueno asegurarse al final de la jornada no dejar nada sin aclarar. En cualquier caso, y semanalmente, cuando revises tus tareas, siempre deja todo aclarado.

No tengas reparos a anotar las cosas que todavía no entiendas. Si lo puedes aclarar directamente bien, si ya venía claro desde el principio, mejor; pero la vida no se va a parar porque las cosas no sean perfectas. Ni tampoco tu trabajo. Anota ahora y aclara lo anotado cuando puedas. Por que si no…

Tenía que hacer algo, ¿verdad? ¿qué era? bueno, ya me acordaré… supongo.

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sp.py Nuestra aplicación de productividad

Esta es una breve y alegre nota por la que os comunico que ya somos dos personas trabajando en sp.py. CSOliss se ha unido a nuestro proyecto y ya ha empezado a hacer contribuciones muy interesantes.

Por supuesto, la invitación está abierta a todo el mundo. ¿Qué no sabes Python o Git? Esta es buena ocasión para aprender. Incluso algo tan sencillo como descubrir errores o apuntar capacidades que te gustaría que tuviera la aplicación ayuda un montón. En serio. (Que no es para quedar bien).

Enlace a la aplicacioncita -> https://github.com/wissol/sppy

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GTD: Acciones delegadas y Acciones “Esperando Por”

Observo desde hace mucho tiempo que muchas aplicaciones de productividad confunden estos dos conceptos: Acciones Delegadas y Acciones “Esperando por”. No he hecho una encuesta, pero probablemente esta confusión provenga de que la mayoría de la gente tampoco tenga muy clara la diferencia. Vamos pues a tratar de aclararla con un par de definiciones y un ejemplo.

Definiciones

Acción “GTD”
Una tarea física elemental, de muy breve duración, cuya realización es inmediata
Acciones Delegadas
Un acción GTD cuya ejecución corresponde a una tercera persona.
Acciones “Esperando Por”
Una acción que no puede ejecutarse hasta que se ejecute otra acción o suceda un evento que no dependa de nosotros.

Comentario

Como podéis ver la clasificación podría ser más exhaustiva. Por ejemplo, podría distinguir entre acciones que he delegado yo en el sentido normal del término, y acciones que originalmente correspondían a otra persona, o también añadir otra categoría para las que he encargado hacer a un profesional externo, etcétera. Pero francamente, me parece exagerado para los propósitos de la productividad personal. Si queréis podrías llamar a las acciones delegadas, “acciones externas” y “acciones propias” para enfatizar que lo importante es si las acciones las tengo que realizar yo personalmente o corresponden a otra persona.

De la misma manera también podemos (y deberíamos) hablar de proyectos delegados y proyectos “esperando por”; y siempre es bueno llevar cuenta de estos en nuestra herramienta de productividad (agenda, aplicación, chisme electrónico, etc…)

En todos estos casos, es imprescindible anotar no solo que la acción está “esperando por” o ha sido “delegada” sino también por qué está esperando o a quién ha sido delegada. De la misma manera es conveniente poner un recordatorio en el calendario que nos avise con tiempo para revisar la acción “delegada” o “esperando por”; no sea que cuando decidamos actuar (“Manolo, o me entregas las copias ya o se lo paso a Copias Ejemplo Noexiste SA”) ya sea demasiado tarde.

Ejemplo

Tengamos como ejemplo solicitar una subvención. Las partes relevantes del proyecto (para nuestros fines) sería dos

  1. Solicitar Certificado Purrupú a Dirección General de Paripós -> Acción Propia
  2. Preparar la instancia de la subvención -> Acción Propia
  3. Tramitar Certificado Purrupú -> Acción Delegada a Dirección General de Paripós (poner contacto concreto si se sabe)
  4. Presentar Instancia y el Certificado Purrupú a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas ->Acción Esperando por (que la Dir General de Paripós tramite la subvención)

Tanto solicitar el Certificado Purrupú como Preparar la Instancia son acciones “propias”, porque las voy a hacer yo mismo. (Podría haberlas delegado a un profesional, pero digamos que es fácil, tengo tiempo y prefiero hacerlas yo mismo). Tramitar el certificado es algo que no puedo hacer por Ley (solo faltaba) así la he “delegado” al organismo público correspondiente. Por último, no debo presentar la instancia sin el certificado, por lo que esa acción está esperando a que el certificado se tramite. Cuando el certificado esté hecho, sin embargo, Presentar Instancia dejará de estar esperando y podré ejecutarla yo mismo (propia) o encargársela a alguien. (“Manolo, te vas a la Dirección Territorial de Subvenciones Generosas y me presentas estos papeles en el registro”).

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sp.py mi aplicación GTD

Estoy desarrollando una aplicación de productividad para administrar acciones y proyectos conforme al enfoque de GTD de David Allen. Ya sabéis: “cosas” que van a la bandeja de entrada y, una vez procesadas, se clasifican en proyectos y acciones. Estas acciones puede luego filtrarse por contextos como #oficina para saber todo lo que tienes pendiente por hacer en la oficina. Además, se emplea alguna herramienta de calendario o agenda para poder añadir recordatorios a plazos o citas.

Ya hay cientos de aplicaciones GTD por ahí rondando (mi recomendación personal facilethings.com, y muchas son hasta buenas, así que mi razón para crear una aplicación nueva estriba en parte en la razón personal de querer aprender a desarrollar una aplicación con un poquito de complejidad. Hay también otras dos razones: mi propia experiencia como usuario de diversas aplicaciones de gestión, la necesidad de garantizar la seguridad de los datos y, por último, ofrecer una aplicación libre GNU (gratis y que puedes modificar tu mismo).

Por todo ellos veréis sp.py en github, en modo abierto; de modo que si alguien quiere entrar y ayudarme, puede hacerlo.

Características de sp.py

Una herramienta, no la herramienta

Servir de herramienta que ayude a la gestión de proyectos y acciones de GTD. En otras palabras, no pretende ser una herramienta única con la que desarrollar GTD, sin un arma más (quizás la central) de nuestros arsenal productivo.

Interfaz de texto

Sp.py no va (por lo menos en su versión 1.0) con ratón, sino con una interfaz exclusivamente de texto, que, creo, es más rápida.

Inspirada en todo.txt

Todo.txt es un formato para usar un archivo de texto plano como gestor de tareas. Sp.py se inspira en este sistema, pero va más allá al…

Sistematizar la entrada de datos.

Una de las cosas que he aprendido es que no hay nada más fácil que introducir un dato erróneo en una base de datos y que esos errores pueden causar toda clase de duendes que son difíciles de atajar. Sp.py ataja este problema filtrando desde la entrada tantos errores como sea posible. Por ejemplo, cuando creas una nueva tarea (acción en lenguaje GTD) sp.py te pide que elijas uno de los proyectos ya creados.

Usa archivos CSV.

Los archivos CSV (Comma Separated Values) son nuestros viejos archivos de texto plano de toda la vida; solo que los valores están separados por comas (u otro caracter)

Por ejemplo, aquí tendríamos una descripción (incompleta) de una acción (Escribir sp.py), que pertenece al proyecto “SabiaVida”, cuyo contexto es Ordenador, y que está “por hacer” (ese es el significado de la “t”, en todo.txt).

Proyecto,Descripción,Contexto,Estado,Id
SabiaVida,Escribir sp.py,Ordenador,t,a6

Proyectos Enlatados

Por último, y esto es lo que principalmente falta por hacer, sp.py ofrecerá la posibilidad de enlatar proyectos rutinarios. Me explico: muchas veces tienes proyectos que son de ejecución más o menos estándar. Son tareas habituales y conocidas, pero lo suficientemente complejas para considerarse un proyectos. Si sigues el método GTD los identificas en seguida por ser aquellos en los que sabes que acciones tienes que llevar a cabo desde el primer momento que el proyecto cae a tus manos.

En estos casos es buena idea tener una “receta” para el proyecto y luego implementarla en cada caso. Esto es lo que pretendo que también tenga sp.py.

Y esto es todo por ahora, seguiré informando.