Publicado en estudiantes, productividad

Cinco – Tu propia agenda: manual de instrucciones

Tu propia, personal y barata agenda

El cuaderno-agenda, ¿qué es?

Una agenda personal que haces tú mismo, usando un cuaderno normal de escolar, poco a poco y que sirva para que no te olvides de nada.

El cuaderno-agenda, ¿por qué?

Hace mucho tiempo que vengo dándole vueltas a la idea de usar un cuaderno normal de escolar como agenda. Mi idea es permitir que puedas organizarte incluso en esos sitios en los que no puedes usar un móvil, como por ejemplo, en clase.

Además, a veces es difícil encontrar una buena agenda, fuera de los meses tradicionales de comprarse una agenda: finales de año y comienzo del curso. Un cuaderno lo encuentras en cualquier parte, en cualquier época del año, y pueden ser muy baratos.

El cuaderno-agenda, manual de fabricación

  1. Consigue un cuaderno, no tiene por qué ser de una marca cara, uno de escolar, de los grapados, va bien. Ese es el tipo que estoy usando personal.
  2. Si quieres, pega un calendario anual en las cubiertas. Si eres estudiante, pega también el horario.
  3. Anota tu nombre y datos de contacto en la primera página, por si lo pierdes.
  4. Justo después, reserva una o dos hojas para el índice, fundamental para encontrar todo rápido. Por ahora escribe solo su título: Índice. Ya lo irás completando según entras nuevos capítulos a la agenda.
  5. Reserva otras dos hojas completas. La primera la titulas “Tareas a largo plazo” y la segunda “Eventos a largo plazo”. ¿Qué es un evento? Algo como una fiesta de cumpleaños, un examen o una visita al dentista; algo que tienes que hacer en una fecha concreta.
  6. Titula otra hoja Eventos de Abril (o del mes en que empieces) y encabeza cada línea con el número del día y un par de letras que indiquen qué día de la semana es. Por ejemplo:
    • 2 S
    • 3 Dm
    • 4 Ln “Cumpleaños de Pepe”
    • 5 Mr
  7. Titula la siguiente Hoja Tareas de Abril (o del mes que empieces). Anota _ahora mismo_ todas tus tareas pendientes junto con un [].
  8. Calendario de Abril (o del mes que empieces). Reserva media página para cada día del mes, anotando la fecha, incluyendo el día de la semana: “02/04/14 miércoles”.
  9. Mes siguiente. Repite los pasos del 6 al 8 para el mes siguiente. No es necesario que ahora prepares el cuaderno para todo el año, con dos o tres meses es suficiente, porque en el punto 5 reservamos lo necesario para atender las tareas y eventos a largo plazo.
  10. Proyecto importante. Si tienes un proyecto importante reserva un par de páginas para planificarlo adecuadamente; esto suele ser suficiente, pero si no deberías abrir una carpeta para este proyecto.
  11. Recuerda anotar cada sección en el índice, según vas completando tu cuaderno.

El cuaderno-agenda, estructura

Siguiendo las instrucciones anteriores necesitamos las siguientes hojas:

  • Índice: 1 ó 2 hojas
  • Eventos y Tareas a Largo plazo: 2 hojas
  • Eventos del mes: 1 hoja
  • Tareas del mes: 1 hoja
  • Días del mes: 8 ó 9 hojas
  • (Total por mes 10 a 11 hojas)

Con esta distribución un cuaderno de 48 hojas (96 páginas) te da para unos cuatro meses y aún sobre espacio para algún proyecto. Dos cuadernos como estos serían suficientes para un curso escolar completo.

El cuaderno-agenda, manual de instrucciones

Las agendas suelen venir sin manual de instrucciones, pero el cuaderno agenda sí que tiene. Veamos que anotas en cada sitio:

En el índice anotas simplemente las secciones o capítulos de tu agenda, con indicación de la página o páginas en que se encuentran.

En eventos y tareas a largo plazo anotas las tareas que debes completar a largo plazo (la declaración de la renta, el trabajo de fin de curso) cuando todavía no tienes preparado el cuaderno para esas fechas tan lejanas.

En los eventos del mes anota todo lo que debe hacerse en un día concreto, incluye la hora, si (y solo si) debe realizarse en esa hora concreta. No te olvides de anotarlo también, sí también, en la hoja del día correspondiente, donde podrás anotar más detalles si es necesario.

En las tareas del mes anota todas las tareas que quieras realizar este mes, acompañado de un cuadrado para marcarlo como hecho.

En el espacio reservado a cada cada día anota las tareas y eventos que tengas que realizar ese día en concreto, pero solo esos. También puedes anotar todo lo que haya acontecido en el día que quieras recordar, sirviéndote de diario; un diario muy prosaico, si quieres, pero muy útil.

En cuanto a la sección de proyecto importantes, esto varía según cada proyecto, pero al menos divide el proyecto en tareas y acciones concretas, que puedas desarrollar por separado. Por ejemplo en caso de escribir un informe podrías descomponerlo en: Buscar información en Internet, Resumir Artículo 1, Resumir Artículo 2, Redactar Borrador, Editar Borrador y Remitir Informe. Si estas tareas se dividen anota también la persona a quién se ha encargado y lleva el control de quién está esperando por quién.

Además, ten en cuenta, que lo mejor sería que aprendieras bien un sistema de productividad. Mi recomendación personal, además de mi libro, Productividad para Mentes Inquietas, qué voy a decir, es el clásico Organízate con Eficacia, o, si tu vida no es demasiado complicada, Zen to Done.

El cuaderno-agenda, mi experiencia

¿De dónde lo he sacado? De los maestros de la productividad personal y mi propia experiencia personal. Yo mismo estoy usando este cuaderno para manejar todo lo que no es “trabajo”, incluyendo también este blog, que tengo en una sección de proyecto importante. No me hace falta más porque no planifico el blog hasta el fin de los tiempos sino para un par de meses.

Al principio no tenía decidido usarlo de verdad, sino quería ver si podía ser de utilidad para otros. En mi trabajo uso un archivo de texto plano, que es lo que usaba antes para todo, pero la experiencia me ha demostrado lo agradable que es no tener que depender de ningún aparato para la vida ordinaria.

Quisiera por último aclarar que aunque he desarrollado esta estructura para un cuaderno normal de escolar, nada impide (y sería menos trabajo) usar una agenda de hojas intercambiables; especialmente te evitarías tener que escribir los números de los días, que es un poquito latazo.

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