Publicado en productividad

Un momento, diferente, para cada cosa

Una cosa de la que me he ido dando cuenta es de que hay que separar el momento de la inspiración, del momento de escribir, del de revisar y del de compartir.

Muchas veces crees que estás concentrado tus esfuerzos en una sola cosa, pero en realidad estás haciendo varias cosas a la vez. Permíteme un ejemplo de bloguero: si me siento al ordenador sin nada en la cabeza y me pongo a escribir lo primero que me salga me sale un churro de artículo. He descubierto que lo mejor es ir siempre con una libreta en la mano: la —libreta de billetera donde hice el primer borrador de esta entrada u otro medio similar— anotar ahí la idea o, si es posible, realizar el primer boceto. Después lo paso a ordenador, normalmente a un procesador de texto. En otro momento lo paso al blog y lo programo, normalmente con más de un mes de antelación. Ya está ahí preparado y, de tener tiempo, lo reviso.

La tentación de escribir y publicar inmediatamente es tan mala para ti como par tus lectores. Para ti porque no podrás tomar distancia de lo escrito y revisarlo como conviene. Si revisas cuando el texto está fresco como sabes lo que quisiste decir no encontrarás fallos de comprensión. A ti te parecerá todo muy claro. Cuando pase una semana y no lo tengas tan fresco seguro que llegará algún párrafo en el que te preguntarás que significa eso. Y entonces lo aclararás y lo entenderemos todos.

En una novela también eres mucho más productivo si te concentras solamente en ella que si, además, trabajas a ratos en varios proyectos literarios a la vez. Y, el efecto, se acentúa más si trabajas por lotes homogéneos de tareas: planificar, redactar, revisar, tomar notas de lo que se va escribiendo, etc.

Luego está el tema de la promoción. Si yo no me entero de que has escrito algo no lo puedo leer. Oye, habrá sido muy útil, perfecto, magnífico, lo que quieras, pero si no me entero de que existe me va a ser difícil encontrarlo. Y no digamos comprarlo o decírselo a nadie más. Pero promocionar también requiere esfuerzo y planificación (se siente), no se puede hacer a la carrera entre escrito y escrito y si no tienes nadie que lo haga por ti, tendrás que sacrificar algo de la escritura para que te podamos escuchar, al menos hasta que te hagas rico y famoso y puedas contratar a un director de marketing.

Lo que espero te ocurra muy pronto, a ser posible antes de que acabe el año.

Feliz 2014

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A-P: Un Lenguaje de Productividad

Mi primer problema vino derivado de mi insatisfacción con las herramientas de productividad existentes. De las que he probado, y he probado más de las que debería, algunas durante meses, o se me quedaban cortas o largas y, con la excepción de una ya desaparecida, no me permitían la flexibilidad que necesito. Por eso, tras muchas dudas, pruebas e iteraciones, he ido desarrollando mi propia herramienta de productividad personal: que se llama, esto…

Mi último problema, ponerle un nombre. Empecé por lo más simple: Herramienta de Texto para la Productividad Personal, pero lo de herramienta es demasiado genérico. Además no ofrezco nada físico, ni siquiera una aplicación, sino más bien un formato, una plantilla con la que construir un “lenguaje” para organizar acciones y proyectos.

¡Anda!, ahí está el nombre A-P,

Acciones y Proyectos.

Lo que no es

Antes que nada, A-P no es un sistema de productividad personal ni nada parecido. No pretende complementar, ni ser ofrecer una alternativa, ni otra opción, ni mejorar a GTD, ZTD o lo que sea que uséis. Tampoco es una herramienta al uso, sino, deja que me repita, un lenguaje con el que llevar la cuenta de tus acciones y proyectos en la herramienta que prefieras –siempre que sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a este y con el sistema (o sin el sistema) que prefieras.

Herramientas Recomendadas

Ficheros de Texto en “nube”. Usa un editor de texto plano, y guarda los archivos en la nube. Por ejemplo, puedes emplear un programa como Vim, Notepad++ o SublimeText y grabar los archivos directamente en tu carpeta de Dropbox (o en otro servicio similar). De esa manera te garantizas trabajar de manera eficiente, accesible desde cualquier aparato y segura.

Sin embargo, A-P puede implementarse con Evernote, con un procesador de texto como MS Word, en un cuaderno, o incluso en un folio. Y, desde luego, podría crearse una aplicación informática al uso.

Pero necesitar, necesitar, solo necesitas algo donde escribir, lo demás es secundario.

Los Documentos

A-P permite –si quieres– prescindir de herramientas tradicionales de productividad como el calendario o la agenda. En su lugar emplea tres documentos: Flujo, Memoria y Notas.

Flujo
En este documento llevas cuenta de todos las acciones y proyectos activos, es decir, desde el mismo momento en que nacen, aunque sea como idea, hasta que se completan. Una vez terminado pasan a la Memoria.
Memoria
En la memoria se registran todos los proyectos que han sido terminado completamente. Una vez algo se escribe en la memoria, jamás se borra de ahí, sino que los errores se salvan mediante anotaciones.
Notas
El documento de Notas registra todas las notas necesarias para el trabajo ordinario ya mediante texto íntegro, resumen o un enlace.

Flujo

La estructura del documento “Flujo” es la que siguiente, dale un vistazo y te lo explico:

# Foco

--------------------------------------------------

# Rutinas Diarias

    Tarea               Fecha

--------------------------------------------------        

# Rutinas Semanales     Fecha Prevista      Fecha


--------------------------------------------------        
# Recordatorios 

## Corto Plazo

## Largo Plazo

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# Revisar / Quizás


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# Proyectos


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# Leyenda

# Reglas
Foco
En foco anotas el proyecto más importante, el más grande, el que da más miedo, pero que, a la vez, es el más relevante. El foco es único, hasta ser completado.
Rutinas
En rutinas anotas, por orden de frecuencia, cada una de las tareas que debes completar de forma regular, diaria, semanal, mensual o anual, con expresión de la última fecha completa en que se completaron y, si no se hace diariamente, con la de las fecha en que deben ejecutarse.

D Sacar la Basura = 18/12/13 Mié
significa que la tarea es diaria (D), y que el último día en que se completó fue el miércoles 18 de diciembre de 2013.

Lun-Vie Comprobar el email = 18/12/13 Mié
significa que revisar el email de Lunes a Viernes todas las semanas y que la última vez también fue el miércoles 18 de diciembre de 2013

Dic Memoria Anual = 17/12/13 Mar
significa que en cada mes de diciembre debes hacer la memoria anual y que, afortunado tú, ya la completaste

Recordatorios
Aquí anotas, por orden de proximidad en el tiempo, cada una de las cosas que debes o quieres realizar en un día concreto. El ejemplo clásico es una reunión, pero también es usable para cualquier pequeña cosa que no quieras olvidar.

20/12/13 Vie 16:30 Ir a la inauguración de la Exposición “Arte y Parte” // Calle Esunejemplo 99 tlf 555-555555
Aquí tenemos que hemos quedado en ir a la inauguración de la exposición “Arte y Parte” el Viernes 20 de diciembre a las cuatro y media de la tarde. Además, con un comentario // hemos añadido su dirección y teléfono.

Revisar/Quizás
Este es el hogar de las ideas locas, lo que nuestra mente acaba de imaginar o aquello que nos proponen a última hora, eso tan interesante que vimos en una web o un libro que nos han recomendado. Lo anotas aquí hasta que tengas tiempo de revisarlo, convertirlo en un proyecto o, lo normal, ejecutarlo o desecharlo.
Lista de Proyectos
En esta sección anotamos todos nuestros proyectos, mediante un formato que es una evolución del que presenté en Productividad para Mentes Inquietas, en una [entrada antigua](/formato-para-las-listas-de-proyectos/) y que detallaré a continuación.

T Resolver Permiso solicitado por Ciudadanez Anonimando, Nemo DNI 99999999Ñ
    10 Grabar Permiso = #ESP(supervisora,apruebe,06/12/2013) //Se lo recuerdo el 12/12/13 jue
    20 Preparar resolución
    100 Notificar 

Esto me dice que el proyecto es profesional (T de “Trabajo”, P sería “Personal”, etc) consiste en resolver el permiso solicitado por Don Nemo Docentez Anonimando (cuyos detalles tengo en la base de datos de personal) y que este proyecto está dividido en tres grupos de acciones consecutivas: Grabar el Permiso en la base de datos, Preparar la resolución y Notificar la decisión que se tome.

La primera de estas tareas, esta #ESPerando a que su supervisora lo apruebe desde el 6 de diciembre. Además he anotado en un //comentario que le recordé a la supervisora que debe darme la aprobación (o no).

La segunda de las tareas “Preparar resolución” está en el estado por defecto de “Esperando por las acciones anteriores”. Dicho de otra manera, al no anotar nada, lo que digo, es que debo esperar por las anteriores.

La última acción está encabezada por un 100. Observa que cada acción tiene un número de orden que va de 10, 20 y sin embargo termina en 100. Esto es así por si tengo que introducir una tarea entre la 10 y la 20, que puedo hacerlo sin tener que cambiar toda la numeración de las tareas. Además si no hay tarea 100, sé que todavía no he terminado de planificar el proyecto, porque no sé qué acción es necesaria para completarlo.

Leyenda y Reglas
Habréis notado que he usado, por ejemplo, unas reglas estrictas en el orden y formato de las fechas. En leyenda y reglas, me recuerdo, en tanto me sea necesario, cuáles son. Podría poner, por ejemplo que las fechas se escriben de forma completa, incluyendo el día de la semana, que “D” significa que la tarea es diaria, o que “Lun” se refiere al lunes.

Memoria

La memoria es un diario donde anoto de forma exhaustiva y cronológica todas los proyectos que han sido completados y que tengan un mínimo de relevancia. Su estructura es muy sencilla: Fecha Completa, nombre del proyecto y //comentarios, tal que así

18/12/13 Mié
============
SV Post Acciones y Proyectos //Para salir el 19/12/13 mié

Al mismo tiempo borro este proyecto de Flujo, porque ya no es necesario. Eso sí, debo tener cuidado de anotar bien el proyecto completado, junto con los comentarios necesarios para que cuando sea necesario consultar lo que he hecho pueda descubrirlo.

Notas

En el fichero grande es donde van las notas. Todas. Y no, no me he vuelto loco. La idea es antigua, se llama “One Big Text File” y ya he hablado de ella en anteriores ocasiones. Consiste en confiar en las capacidades de búsqueda de tu editor de texto, más que en tus propias capacidades visuales y en borrar sin misericordia, en la mejor tradición minimalista todo aquello que no estimemos necesario.

Dicho eso trato de guardar un orden visual, poniendo primero los datos que consulto más frecuentemente y más abajo los que menos. Añado también los encabezados y las etiquetas necesarias para poder buscar con rapidez.

Un proyecto abierto

Con esto vale y sobra para introducir mi sistema, pero solo es su inicio. A-P va a residir en un repositorio público alojado en GitHub, con una licencia MIT para que puedas crear tu propia versión y/o aportar tus ideas. Allí iré definiendo con mayor detalle y formalidad los pormenores de este lenguaje de productividad. Allí te espero trabajando.

Publicado en productividad, sabiduría

Cómo liberarse del enfado

Lo que el enfado te roba

Ha vuelto a pasar. Fulanita está hablando a voces por el teléfono. Menganito no ha cambiado el rollo de papel higiénico. El jefe está otra vez haciendo críticas incoherentes sobre tu trabajo. Llevas cuatro días sin dormir ante la presentación del viernes, siempre te pones nervioso, siempre. Además no haces más que imaginarte la mala cara que va a poner ella cuando le enseñes tus ideas. Estás que trinas, puedes notar como toda tu mente y tu energía están enfocadas en cabrearte durante varias horas. Vaya día. Siempre lo mismo. Una y otra vez.

El circulo de la mala leche

Nuestra mente es especialista en perder mucho tiempo elucubrando situaciones imaginarias y normalmente negativas. Sin embargo, si hay un aprendizaje inherente del ser humano es la relación causa-efecto. Si hay un patrón que se repite, hemos aprendido a detectarlo con antelación. Fulanita siempre habla alto. Menganito nunca pone un rollo de papel nuevo. El problema viene cuando el comportamiento repetitivo de alguien nos saca de quicio, cuando nuestra mente salta como un resorte y se pone en modo berserker —guerrero vikingo semidesnudo— desde primera hora de la mañana. Primero nos cabreamos anticipando el hecho, luego nos encendemos cuando se produce, y después nos tiramos unas cuantas horas reviviendo el suceso y volviendo a anticipar que volverá a ocurrir ¡Lo sabía! Este derroche de energía no solo se cobra tu paz mental, si no tu tiempo y sobre todo, es una merma constante sobre tu productividad personal.

Ensayando tu mejor yo

Si siempre actúas de una manera determinada ante una situación, y quieres que ese círculo vicioso se deje de repetir, lo más sencillo es que seas tú el primero en cambiar tu forma de actuar. Incluso aunque seas el maestro Zen de tu bloque de pisos, lleva tiempo tomarse con tranquilidad algunas situaciones cuando se repiten constantemente. Como muchas otras cosas, el arte nace de la práctica y no hay mejor teatro que la mente. Si una situación repetitiva siempre te acaba desbordado, puedes empezar a abordarla desde un lugar más cómodo y una perspectiva más lejana. Como el sofá.

Stephen R. Covey en su archiconocida biblia Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva recomendaba el siguiente ejercicio. Imagínate la situación que se repite, de la manera más realista posible. Imagínate entrando en la oficina, oliendo el tóner de la fotocopiadora, sintiendo el tacto de las mesas e imagínate que llega el compañero problemático o directamente te ves inmerso en la típica situación adversa con tu jefe. Pero ahora actúa en tu imaginación de manera diferente. Respira, relájate, sonríe, saluda, ignora las críticas, explícale al compañero los problemas, márcate un baile, dale un besito al jefe, pero sobre todo siente como estás relajado en la situación. Con la práctica, poco a poco te vas condicionando. Te condicionas positivamente a actuar de una manera más relajada ante esa situación tensa o desagradable. Minimizas tu gasto de energía, maximizas tu tranquilidad y rendimiento.

La práctica es el mejor maestro

Si quieres ser tranquilo, practica. Si quieres estar menos nervioso ante un público, practica una y otra vez la situación. Si quieres apreciar más lo que tienes, cierra los ojos y practica el agradecimiento. Si quieres ser mas frugal, practica el desapego Si quieres evitar enfadarte y distraerte para centrarte en tus objetivos, practica. Todo empieza con tu mente y luego… ¡levanta del sofá y haz algo!

Elisa Erbali

Este estupendo artículo es de Elisa Erbali, que habla de minimalismo, productividad y vida sencilla en su blog, No quiero otro pijama. Pásate por su casa, seguro que te recibirá con toneladas de sabiduría

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