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Formato para las listas de proyectos

GTD en texto plano

Aquí tenéis una captura de pantalla de mi ordenador que muestra un protocolo esquemático de una de las clases de proyectos que estoy encargado. Por proyecto, siguiendo la metodología de GTD, quiero decir un conjunto ordenado de acciones simples orientado a la consecución de un fin. En este caso da la casualidad que es un expediente para solventar una de las incidencias relativas al personal. No voy a entrar a describirlo porque tiene escaso interés para la inmensa mayoría de la humanidad; en vez de eso vamos a usarlo como ejemplo de formato de lista de proyecto.

La primera línea es un subtítulo etiquetado estilo markdown con ## y contiene el título del proyecto junto con un par de datos esenciales para su identificación. No aparece en el prototipo pero los datos de identificación incluirían un número de expediente; útil para identificarlo.

Tareas por necesidad

Justo debajo, y ordenadas por secuencia de trabajo tenemos las tareas que conlleva la realización del expediente. Tareas, ojo, y no acciones porque sería absurdo tratar de reflejar todas las posibles acciones que conlleva un proyecto relativamente complejo como éste. Tened en cuenta que una acción, conforme a David Allen es cualquier actividad que puede completarse en menos de dos minutos. Notificar una resolución, por decir un caso, puede hacerse tanto por correo electrónico como por email, al centro de trabajo con acto y en presencia del interesado –conforme a diferentes requisitos legales que no nos interesan ahora mismo. Lo que importa es que no siempre puedo definir a priori la modalidad de la notificación que acabaré usando y las incidencias que puedan surgir. Además, incluso en una notificación, digamos de toda la vida, de una sola resolución, el número de acciones a realizar es divertido:

1. Imprimir Resolución y Registro.
2. Cumplimentar oficio de remisión.
3. Imprimir oficio de remisión y copia.
5. Registrar oficio de remisión en salida
6. Ir a la página web de correos.
7. Cumplimentar formulario.
8. Generar listado de notificaciones y etiquetas.
9. Imprimir listado de notificaciones y etiquetas.
10. Ensobrar.
11. Remitir a Subalternos para que lo lleven a la oficina de correos.
12. Archivar copia del oficio de remisión
13. Esperar a que correos devuelva acuse de recibo firmado.
14. Escanear acuse de recibo.
15. Archivar acuse de recibo.

Y eso suponiendo que todo vaya como la seda, no exista incidencia de ninguna clase; etc. Así que lo que hago en el prototipo es incluir las tareas principales y solo haría mención explícita de las acciones en la ejecución; según fuera necesario. Por ejemplo estoy notificando pero sale algo urgente y debo dejar la notificación a la mitad pues anoto la acción que he terminado y la que me disponía a emprender tal que así

* 4B(1) Imprimir oficio de remisión Hecho 2013-03-27
* 4B(2) Terminar notificación PorHacer 2013-03-27

El significado de los números

Tareas secuenciales

Una tarea es secuencial, digo yo, cuando la tarea posterior no puede completarse sin haber terminado la anterior. Por ejemplo no puedo notificar una resolución si no está firmada y no puede firmarse si antes no se ha redactado conforme al formulario, etc. Para indicar este orden secuencial uso números. 1 indica la primera tarea y 99 la última acción prevista.

Tareas paralelas

Defino las tareas paralelas como aquellas que pueden ejecutarse independientemente unas de otras. En estos casos numero esas tareas con letras como en A y B para indicar que no dependen una de la otra. 4A y 4B indican que estas tareas son secuenciales respecto a 1, 2, 3, y 5, etcétera. Es decir no puedo realizar la 4A ó la 4B si antes no he terminado la 1, la 2 y la 3; como tampoco puedo empezar la 5 o la 6 hasta haber terminado las tareas “4”.

He descubierto que las tareas paralelas son muy frecuentes en los proyectos creativos. Muchas veces hay cientos de distintas maneras de hacer las cosas. Sin embargo quedan ciertos ámbitos en los que la rigidez de la Ley –nótese la mayúscula–, la norma o la naturaleza del asunto hace que sea necesario seguir un orden prefijado. Con este formato sencillo pretendo poder reflejar de forma concisa las relaciones que hay entre unas y otras. Hasta ahora y para las tareas de oficina y personales me han sido suficientes; no puedo recomendarlos para entornos más complejos sencillamente porque no tengo experiencias de esos entornos.

La columna estado

Estados

Habréis visto a la derecha de la imagen una columna con valores como “PorHacer” y “Esperando”. Esta columna, escrita a mano, con el tabulador, informa del estado en que está cada una de las tareas. Tal y como explico en “Productividad para Mentes Inquietas” estos estados pueden ser:

Por Hacer
La tarea todavía no se ha comenzado
Esperando
La tarea está esperando a que otra tarea se complete. Muchas veces son tareas que corresponden a otra persona
Delegado a
La tarea ha sido delegada a otra persona. Sin embargo, por brevedad no anoto esta tarea en la listad de proyectos porque se deduce de la tarea correspondiente que está “Esperando”. Por ejemplo si “notificar” está esperando a “Firma del Director” es evidente que la “Firma del Director” corresponde al Director y no intento controlar qué acciones emplea para revisar y firmar la resolución; esa es su responsabilidad. Como tampoco me voy a meter en cómo los subalternos manejan la correspondencia.
Hecho
La tarea se ha completado, pero puede quedar algo Por Hacer o Esperando para terminar el proyecto.
Terminado
El proyecto está completamente terminado

Fechas

Junto a cada estado, anoto la fecha en que la tarea se completó (si está _”Hecho”_) o está esperando. Además _siempre_ anoto la persona por la que la tarea está _esperando_ o a quién ha sido _delegado_. Pero estas anotaciones, no aparecen en el protocolo, así que aquí viene otra pequeña imagen de un proyecto real, pero con datos personales bien escondidos.

Si el proyecto tiene una fecha límite, la escribiría en el título.

Estados intermedios

¿Qué pasa con las tareas en estados intermedios? No existen. O se ha hecho o no se ha hecho. Me explico.

Por brevedad anoto las tareas, no las acciones de un proyecto, como ya expliqué más arriba. Sin embargo, si me quedo a mitad de una tarea anoto las acciones que me quedan por emprender y las acciones más significativas que ya he terminado.

Por ejemplo: Si estoy escribiendo un artículo pero me falta redactar el último párrafo escribiría algo como:

1. Redactar artículo Parráfos 1 al 3, ||| Hecho. 2013-03-25
2. Redactar artículo Párrafo 4 ||| Por Hacer 2013-03-25
3. Revisar ||| Esperando 2.

Esto funciona tanto con tareas homogéneas (las 1 y 2 del ejemplo, que “van” de lo mismo) y las heterogéneas (revisar es distinto de redactar).

¿Preguntas, comentarios?

Y este es el formato que uso para mi lista de proyectos (en terminología GTD) que a mí me gusta llamar Kanban de proyectos porque visualmente queda como un kanban. En mi caso particular lo estoy implementando en [vim](http://www.vim.org/), ese editor de texto que parece tan feo hasta que lo conoces bien y dropbox como herramienta de sincronización en nube. Sin embargo, podría emplearse cualquier otro editor de texto, o incluso un simple cuaderno de papel.

Esto es todo, probadlo y si queréis preguntad algo, soy todo comentarios.

Publicado en realización personal

Funcionario

# ¿Por qué oposité?

Porque no ví otra alternativa. Se acercaba ya la crisis que iba a arreciar en España y yo había salido del seminario con poco dinero en los bolsillos y un mercado laboral muy chungo.

¿Fue esa suficiente motivación? Pues teniendo en cuenta que ya voy para cuatro años de funcionario de carrera, y, anteriormente, un poquito de interino, parece ser que sí. El dinero y los esfuerzos gastados me han sido rentables.

# ¿Y el trabajo?

Bien, gracias. Podría ser mejor, supongo. Es diferente a como me lo había imaginado y algunas cosas francamente me frustran. Básicamente tienen que ver con la propia estructura de la administración que hace que todo vaya muy bien cuando las reglas están claramente definidas y son bien conocidas por todas, pero increíblemente lentas cuando éstas o son confusas o no existen.

En resumen, sí, ser funcionario ha sido un buen bote salvavidas, pero no estoy seguro de que uno deba vivir en un bote salvavidas para siempre. No sé si izar mi propia bandera, pronto.

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Muy buenas noticias para Productividad para mentes inquietas.

Hace poco recibí un correo electrónico de mi editor, Raül, de Ediciones Mestas, que voy a arriesgarme a compartir contigo

> durante el viaje de Carlos Mestas a varios países americanos (…) la recepción de tu libro por nuestros distribuidores ha sido estupenda, les ha encantado. 🙂 La segunda es que ya llevamos unos 600 libros vendidos, ¡antes que de que nos llegasen! Creo que no está nada mal

Y yo también creo lo mismo: este es el primer libro que publico como autor y por medios tradicionales 1. Para todos los que hayáis esperado como yo, para todos los que habéis animado y apoyado, de corazón,

¡Gracias!

1. He publicado varios ebooks como autor y ayudé a traducir una edición de Mundo Bíblico de This is That de F.F. BruceEsto es aquello, pero no es lo mismo, no sé por qué, pero no es lo mismo.

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El puerto amado

Según vuelvo a pensar, me acuerdo de lo leído en [Starclimber][1]. Es curioso que las novelas de literatura juvenil sean capaces de despertar en mí tanto pensamiento maduro. ¿Será que lo simple no tiene por qué ser simpleza?

Pues bien aquí tengo una reflexión inspirada en ese libro, no está explícita en ninguna de sus páginas, pero se extrae del conjunto. Sí, es posible triunfar en casi cualquier cosa si hacemos todo lo posible, ponemos a trabajar creativamente todos nuestros recursos y tenemos un punto de _suerte_, pero ese triunfo nunca acabará de satisfacer, siempre sabrá a oportunidad perdida, nunca apagará el anhelo de hacernos quienes en realidad somos. Y es que es cosa muy diferente tener alma de artista a estar pintando.

Triunfa quien llega al puerto amado.

[1]: /cruse

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Treehouse, un ejemplo de formación online

Treehouse está siendo mi mejor experiencia de aprendizaje online. Y si os parece un anuncio, pues que os parezca. Que no me prodigo en críticas de cinco estrellas y menos en anuncios. Lo que me interesa aquí es dar respuesta a tres clases de preguntas:

¿En qué sitio web puedo aprender lo necesario para montar un negocio o una empresa online?

¿Dónde puedo aprender programación y diseño web?

¿Cómo creo o cómo sé que una enseñanza online es buena?

Para las dos primeras preguntas, Treehouse es una respuesta excelente, siempre que sepas el suficiente inglés. La tercera la respondo contando precisamente qué hace de Treehouse un entorno tan bueno de aprendizaje.

## Vamos a lo práctico

Treehouse está pensado para dar respuesta a las necesidades de sus alumnos. Eso significa responder a la pregunta de por qué uno se pone a programar. En la mayoría de los casos es para buscarse una ocupación ya sea por cuenta propia o ajena. Cuando estás en esa tesitura no tienes tiempo para aprender las teorías de Von Neumann, ni meterte a analizar la historia de la computación. Quieres ser capaz de hacer cosas lo antes posible, al menos lo necesario para poder empezar, y el resto ya se irá aprendiendo.

En esto treehouse puede dar lecciones, si me perdonáis el juego de palabras. Algunas de las cosas que he aprendido las he podido aprovechar desde el mismo día que las estudié; casi nunca he podido decir lo mismo. Con lo aprendido he mejorado la usabilidad del blog, con resultados inmediatos, verificados por estadísticas serias desde el primer día. Además me ha permitido entender la locura indescifrable del php ( tan útil como feo en una página web) y emprender modificaciones sin miedo a cargármelo.

## Dosis pequeñas

Una sesión en treehouse puede completarse en un cuarto de hora, sin exagerar. Consiste, por lo general, en uno o dos vídeos de unos tres a diez minutos y un breve cuestionario o un ejercicio práctico de programación. Esto hace que siempre encuentre un rato para aprender o repasar algo. Además quita perezas procrastinadoras: total, son sólo cinco minutos, bueno quince, bueno un poquito más, bueno, otro poquito más, bueno que ya casi termino, no lo voy a dejar a medias. Así, casi como con un juego uno va adelante hasta ir completando metas.

## Atractivo

hasta ahora, y espero que siga así, los vídeos son el antónimo de un tipo leyendo un tema, o un profesor dando una clase formal. En vez de eso tienes la sensación de estar frente a un amigo, apasionado por el tema, que te va contando sus secretos. La experiencia es de familiaridad, de amenidad, de decirte a las claras lo que necesitas saber. Es como cuando no te enterabas de algo en clase y luego venía tu amigo y te lo explicaba y entonces lo entendías todo.

Hacer esto, en un vídeo es todo menos fácil y supera con muchos las expectativas que tenía puesta en treehouse.

## Flexible

Treehouse no ha inventado la enseñanza modular, pero la emplea sabiamente. Básicamente tienes toda clase de pequeños módulos que puedes combinar a tu antojo, empezando desde cualquier lugar. Que el señorito ya sabe lo básico de programar, pues no lo saltamos, que luego te da por repasarlo, por si acaso o porque en realidad uno no sabía tanto como creía, pues lo repasas y en paz.

para guiarte hay una serie de aventuras de aprendizaje, así las llaman, que organizan esos módulos para necesidades concretas: si quieres montar un negocio online haces los módulos de marketing, de contabilidad (que va de lo justo para entenderla, porque se supone que en cuanto se complique se la vas a confiar a un profesional), y los rudimentos del diseño web, incluyendo una introducción al php.

¿Qué quieres convertirte en el rey del php?, pues aprendes los mismos rudimentos de php y diseño web y añades más cursos de php. Esto según necesites.

## Tarifa plana

Treehouse es de pago. La idea es que pagas una cantidad fija al mes y estudias todo lo que quieras o puedas. Hagas 2 ó 20 cursos, eso es tarea tuya. Lo bueno es que es un acicate más para ponerte a aprender, por lo menos conmigo funciona.

## Foros

En treehouse hay foros de alumnos. Bueno aquí hay lo normal, no es que los use mucho, la verdad. Para ser francos en Internet existen los recursos necesarios para resolver las dudas que no puedo resolver con las notas de los cursos. No es por faltar, pero, ¿para qué voy a preguntar a un novato como yo cuando en google plus o en twitter tengo comunidades de expertos?

## Recursos del mundo real

Al hilo de lo dicho una de las cosas que hacen grande a treehouse es que emplea los recursos del mundo real tanto como material educativo producido ex-profeso.

Me explico, en muchas instancias, en vez de inventar de nuevo la rueda, lo que hacen es llevarte a recursos que se usan en realidad: editores de texto de programador, servidores virtuales que ya existen, IDEs, documentación de ayuda, etcétera, etcétera. A mí no me tratan como a un bebé, aunque me acercan recursos que me llevaría mucho tiempo localizar y ellos, bueno, no tienen que inventar de nuevo la rueda.