Publicado en productividad

Productividad para mentes inquietas, primera mejora

# Entradas diarias

Una de los problemas de tener fechas límites para un libro es que siempre se te quedan cosas en el tintero. Además, cuando se trata de un método de productividad que, como PMinq, está siempre en contínuo desarrollo, por necesidad te quedan mejoras que no llegan a tiempo al libro. No pasa nada para eso estará —si es posible— la segunda edición, y mientras tanto tenemos este blog. Venga esta introducción a dar la bienvenida a las mejoras que introduciremos en PMInq; desde aquí introduciré las mías y os animo a todos a introducir las vuestras ya sea en vuestras propias páginas, en las redes sociales o contactando conmigo —estoy donde esos iconitos bajo mi página o en miguel de sabiavida punto com, cambiando el de por la arroba.

## ¿Traspapelado?

En mi trabajo manejamos todavía muchísimo papel. En concreto las solicitudes de los interesados, al menos las de diario, llegan mayoritariamente a través de la vieja _instancia_ o los viejos, a veces obsoletos, formularios. Y donde hay papel siempre hay peligro de que se traspapele algo, ya sea por despiste propio o de cualquier otra persona.Sobre todo es crítico el momento del archivo. Por eso, y esto debo recordármelo a mí mismo, es mejor archivar según se va trabajando, asunto por asunto, uno por uno y no dejar el archivo para un tiempo oportuno que se aleja más en cuanto mayor es la pila de _pendiente de archivo_.

La idea se me ocurrió con esto de los recortes. Como sabréis los españoles a muchos de los funcionarios interinos y personal laboral temporal les han recortada la jornada y el sueldo un 20%. En la práctica esto se ha resuelto dando flexibilidad en el horario, de suerte que muchas han optado por trabajar un día menos a la semana, un 20% de la semana laboral. Una de estas compañeras era quien llevaba la recepción de las minutas tarea que no estaba entre mis habilidades. En fin, que los primeros días, mientras me adaptaba a la nueva situación, opté por anotar todas las entradas de ese día en mi diario con la idea de que pudiéramos seguir trabajando y que cuando la compañera volviera pudiera hacer su magia con la minuta.

En fin, aburridos líos de administrativos, que quizás no os interesen mucho.

## Una solución sencilla e interesante

Lo que sí es interesante es que me dí cuenta que al anotar todas las entradas ganaba seguridad. Ahora sabía cuando me había entrado cada cosa y tenía la seguridad de tenerlo todo al día, porque estaba todo en mi diario. Sí, es cierto que aún puedo archivar algo donde no toca o grapar juntos documentos de dos expedientes distintos, todo eso puede pasar todavía pero sus consecuencias serán menores por lo siguiente:

1. Tengo escaneado los documentos entrantes. Al menos de los que terminan previsiblemente en resoluciones.
2. Puedo, por tanto, trabajar y terminar felizmente las solicitudes a tiempo. Tened en cuenta que muchas veces más que resoluciones estamos hablando de simples consultas. A veces, el ciudadano, no sabiendo cómo hacerlo de otra manera, pide información por escrito.
3. Se reduce el miedo a _haber perdido algo_
4. Sé lo que tengo que hacer.
5. Entre antes se busque lo traspapelado más fácil es encontrarlo. Casi siempre está en el expediente de lo que hemos archivado ese mismo día; o si no en el expediente de al lado. Ya sabes, en Federico García García con DNI MeloinventoX en vez de Federico García García con DNI MeloinventootravezY

Además de la lucha contra el traspapeleo, consigo así tener información sencilla de cuándo me ha entrado alguna cosa. No sé si lo sabéis pero entre las causas de los retrasos de las administraciones públicas está el _ping-pong administrativo_: Tú se lo presentas a Secretaría, esta la manda a nóminas, nóminas lo manda a la Dirección General de no se qué, la Dirección General lo manda a Secretaría. Las causas por la que esto sucede no vienen al caso de este artículo, pero en otros ámbitos también sucede lo mismo.

Saber cuándo me ha entrado algo me permite tomar conciencia de qué hago mejor y qué se me está retrasando y, además, me sirve de acicate para trabajar mejor.

## ¿Pero no es un lío?

La primera vez que me tocó anotar las entradas me pasó esa misma pregunta por la cabeza. Ya tengo que anotar bastante con PMInq, llevar el diario y el kanban de proyectos, ¿y ahora tengo que anotar las entradas?

Bueno, en realidad, no es para tanto. Sobre todo porque puedo anotar las entradas como _nombres de proyectos_. A partir de ahí es cosa de copiar y pegar, nada más.

El tema sería un poco más trabajoso si usara lápiz y papel, supongo, pero aún así el beneficio extra de seguridad _supongo_ que valdría la pena. Por eso a los que implementéis PMInq o cualquier otro sistema de productividad en papel, solo puedo decir que hagáis el experimento un par de días y luego decidid. Si así lo hacéis, por favor, ponéos en contacto conmigo, estaré encantado de aprender de vuestra experiencia.

## En resumen

Todo se reduce a anotar las entradas en el mismo diario, tal que así

==20 de marzo de 2013==
=======================
#Entradas
i Solicitud de Certificado de Pupú del Señor A
ii Solicitud de Reconocimiento de Servicios de la Señora B
iii Informe de Cosacomplicada 33/2013
iv Descuento Haberes por Faltas 7/2013 + Datos Personales

(y a continuación damos cuenta de lo hecho en el diario y actualizamos el kanban)

#Tareas
1. Solicitud de Certificado de Pupú del Señor A: Certificado Tramitado y enviado a Interesado | Terminado
2. Solicitud de Reconocimiento de Servicios de la Señora B: Remito Requerimiento a la Interesada | Terminado
3. Solicitud de Informe de Cosacomplicada 33/2013: Estudio informe, esto está muy liado,
hablo con Doña Sabetodo del piso de arriba, me dice que tal y cual, redacto informe, lo reviso mañana | Hecho
4. Descuento Haberes por Faltas 7/2013 + Datos Personales: Redacto Resolución y subo a firma | Hecho

==Kanban de Proyectos en formato texto==
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(Proyectos y más proyectos)

Descuento Haberes por Faltas 7/2013 + Datos Personales:
-Notificar Resolución Esperando por Firma Jefe B 20/3/2013
-Parte a Nóminas Esperando por Firma Jefe B 20/3/2013

3. Solicitud de Informe de Cosacomplicada 33/2013:
(hablo con Doña Sabetodo del piso de arriba, me dice que tal y cual)
-(1) Revisar Informe PorHacer 21/3/2013
-(2)Informe a Firma Esperando por 3.1 Revisar Informe 21/3/2013
-Remitir Informe Esperando por 3.2

//Aquí he introducido algún detalle más de lo habitual, pero espero que así lo entendáis mejor. Como es mi política no anoto, o borro del kanban los proyectos que están en estado _terminado_ por lo que solo véis en el kanba los proyectos que ya se ha _hecho_ alguna acción pero quedan tareas por hacer.

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