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Saber, valorar, buen hacer, kaizen

Los expedientes barajados

  • Expediente barajado

    Dícese del expediente cuyos documentos están distribuidos aleatoriamente, de forma que parecen haber sido barajados por un crupier de casino

Si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces

Teresa Riutort

Cuando mi compañera de trabajo nos regaló esta cita la había precedido de una reflexión que podría aparecer en un manual de producción lean. Sucede que ella tiene especial cuidado en el orden interno de los expedientes y bueno hay gente que… digamos que tiene menos. Otra persona podría haber salido con el típico Es que son unos vagos/desastres que todo les da lo mismo. Pero creo que dio en el clavo al poner la causa en el desconocimiento.

Es probable que los desastres tengan la vaga idea de que el orden de los documentos dentro de un expediente carece de importancia. Total, como todo está en la base de datos. Hasta que la base de datos peta, o alguien comete un error, o una magnífica actualización se come algunos datos. Cosillas sin importancia para un base de decenas de miles de registros relacionados. Bueno, que habitualmente no hay más remedio que grabar los datos a mano. Y entonces, te acuerdas dulcemente de los desastres mientras persigues en un expediente de doscientos folios (no es exageración) el documento concreto.

La diferencia no son unos minutitos más. Eso sería en el mundo de las piruletas de fresa donde uno está siempre descansado y fresco y no suenan los teléfonos ni te asaltan interrupciones varias. En el mundo real esa pequeña tarea, tediosa e innecesaria se convierte en una rémora, que fatiga y desmoraliza mientras repasa el listado de todos los registros que tienes que revisar y haces cábalas mentales de cuantos expedientes más estarán barajados.

El caso general

Pero no vengo aquí a descargar los problemas de mi trabajo. Volvamos a la cita inicial: si no sabes lo que estás haciendo no valoras lo que haces. Eso tiene un significado importante: cuando hago un trabajo que me parece irrelevante le poco poca atención. Como no sé que consecuencias tiene pienso que es una manía de alguien o alguna regla que alguien puso alguna vez pero que, en realidad, no sirve para nada.

Por tanto, es necesario que tu gente sepa las consecuencias de sus acciones, en los compañeros y clientes. ¿Qué tal un cartel en la puerta del archivo, uno con un testimonio personal, por ejemplo? Quizás con esa sencilla acción se tenga una mejora importante.

Es que todo les da igual

Algunos pensaréis que hay gente que a todo le da igual. Sí, vale, con esos no hacemos nada, pero por lo menos tengamos trabajando bien a toda la gente que le importa hacer las cosas bien.

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Los lunes no existen

Los lunes no existen, no son más que un engaño de los aguafiestas y los huraños. No hay lunes, el domingo, el domingo lo es todo; desde el amanecer hasta el ocaso y aún más allá. Todo es domingo y no existe el lunes. Si acaso alguna vez, algún domingo, te asalta un pensamiento traidor, un sentimiento triste de mañana será lunes, olvídalo, mátalo, ponlo en exilio, porque hasta la noche todo es domingo y el lunes no existe

hasta la noche todo es domingo y aún más allá

Publicado en estudiantes, productividad

El sobre transparente

He aquí un pequeño consejo, un tip, que dirían mis amigos mejicanos, que me ha servido de mucho: el sobre transparente

Ya sabéis que David Allen recomienda tener siempre una bandeja de entrada: un lugar fijo donde poner los documentos que no puedes examinar inmediatamente. En casa o en la oficina esto no tiene mayor problema, ¿pero qué hacer cuando uno está en movimiento?

En mi caso el problema y la solución la tuve mucho antes de conocer nada de GTD. Cuando trabaja en la procura recibía mucha documentación de los juzgados. Estoy hablando de demandas, denuncias, sentencias, autos y otras cosillas así sin importancia.

Vamos que no me hubiera gustado perderlos

Una solución que le copié a los veteranos fue tener en el maletín de uno o varios sobres transparentes de plásticos. Son baratos, no pesan nada, protegen el papel de un café inoportuno y permiten organizar la documentación mientras vas del despacho al juzgado o a embargar a quien toque. Además el que sea transparente permite inmediatamente ver si quedaba algo por notificar en el sobre de “A Notificar” por ejemplo.

El tip

Si estás estudiando ten un sobre transparente de tamaño algo mayor al DINA4 o el similar que usen en tu país. Llévalo siempre contigo, úsalo para transportar las fotocopias o formularios que te den y para transportar tus deberes y trabajos que no entregues en un cuaderno. Así te aseguras que no se arrugará, ni se estropeará por el camino

Si estás trabajando y pasas mucho tiempo fuero considera tener al menos dos en tu cartera: Uno de entrada y otro de salida. En lo de entrada pones la documentación que recibes, en la de salida la que debes entregar, ya sea a un proveedor o a un cliente. Las razones son las mismas que para el estudiante, sólo que las consecuencias son algo mejores que evitar un suspenso.

Publicado en realización personal, sabiduría

Una vocación no es una profesión

Foto CC -by Poonomo

A veces se confunde vocación con profesión. ¿Por qué? Iba a perder el tiempo aventurando teorías; vamos al grano

La vocación es el eje principal de tu vida. Y sí, puede que sea ser torero o filósofa o incluso abogado o médico, ¿quién sabe? Pero también puede ser simplemente ser esposo y padre, ¿por qué no? Entonces te gustará más un trabajo que otro, por supuesto, pero no tienes que tener vocación a ninguna profesión concreta, porque para tí, lo que culmina tu felicidad es ser felices con ellos.

O tu vocación puede ser algo de lo que no se pueda vivir. Pongamos poeta, que rara vez da para mucho. Si es así necesitarás algo para ganarte la vida, aunque sea heredar una fortuna. En ese caso, la poesía no es lo que haces en el “tiempo libre”, sino que tu trabajo es aquello que haces para permitirte ser poeta.

Por eso no te angusties si tu vocación no está entre las listas de grados de una universidad. A lo mejor ya la estás ejerciendo sin darte cuenta. A lo mejor la única valentía que tienes que emprender es la de no lamentarte, aceptarte en tu sencillez, ser más y mejor quien ya eres y sonreír a los que persigan sueños que no son los tuyos.

Publicado en productividad

No, recortar gastos, no es lean

Una empresa que no respeta a las personas confunde el significado de muda. Muda no es aquello que si lo suprimimos reduce los costes a corto plazo de una empresa. Muda es lo que no aporta valor al cliente, según su perspectiva.

Por tanto, reducir los costes a costa de la seguridad del cliente, no es lean, sino tacañería… y cuídese de los abogados quien caiga en ella.

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Para meditar sobre tu futuro

Foto Jaula Vacía CC -by koppdelanys

¿Qué serás de mayor?

Conforme te acercas al final de la enseñanza obligatoria, la dichosa preguntita, ¿qué serás de mayor te empieza a preocupar cada vez más. Es lo que tiene la libertad. No hace mucho tiempo y, de hecho, todavía para muchos jóvenes, esa pregunta tiene tres respuestas posibles:

  1. Lo que te digan tus padres

  2. Lo que hacían tus padres

  3. Lo que puedas

Pero tú tienes libertad, y toda libertad trae consigo la responsabilidad y la posibilidad de equivocarse y ambas cosas dan miedo. ¿Y qué haces? ¿Tests en Internet? ¿Lo piensas mucho? Y aunque lo pienses, ¿seguro que no te equivocarás? Bueno, pues no hay ningún método que asegure que no metes la pata, pero sí podemos tratar de poner las cosas en su sitio para luego descubrir lo que te haga más feliz.

La situación general

podemos ser felices haciendo cualquier cosa.

Nadie ha nacido para ser futbolista, peluquero o abogada. En la naturaleza y en la prehistoria no existían las profesiones y no hemos evolucionado tampoco para ser carteros o escritores. En todo caso hemos evolucionado para adaptarnos a hacer lo que haga falta para sobrevivir. Corolario: podemos ser felices haciendo cualquier cosa, si aprendes a ser sabia.

Sin embargo, aunque podemos ser felices con cualquier cosa, porque la felicidad depende de la sabiduría y no de las cosas externas, no todas las cosas nos llevan a la plenitud. Es como la comida, podemos comer de todos los alimentos, pero no vas a comparar comer en una pizzería de barrio a comer en el Noma

Un mundo en cambio

Si ha existido algo constante desde que nací es el cambio. Algunas profesiones que existían ya simplemente no existen y otras están moribundas. Hay muchos negocios que apenas sirven para nada, empresas enteras que han desaparecido porque sus productos ya no son útiles -como las cámaras fotográficas de carrete- y al mismo tiempo aparecen nuevas oportunidades.

Cambiando de opinión

¿Le harías caso a un niño de siete años? ¿Vas a ir a preguntarle a un niño de siete años qué vas a ser tú de mayor, y a hacerle caso, siempre, siempre y siempre? Pues bien, también puede ser que con doce años decidas que quieres ser de mayor… pescadera, por ejemplo. ¿Estás obligado a los 21, 31 años de seguir haciendo lo que decidiste a los doce? Pues no.

Obviamente no puedes estar cambiando de opinión todo el rato. Porque sí, puedes querer cambiar de carrera, pero eso tiene un coste económico y en años de vida, además de los esfuerzos invertidos

Tu situación particular

¿Qué te gusta hacer? No pienses todavía en ninguna profesión, ¿qué es lo que te gusta hacer? ¿Eres creativa? Podrías tener un futuro en el cine, o en la publicidad. ¿Te pasas el día preguntándote cómo funcionan las estrellas? Quizás tengas un camino en la ciencia.

¿Y si todavía no sabes lo qué te gusta? No pasa nada, estás todavía descubriendo tus gustos y capacidades

Por cierto, ¿qué es lo que se te da bien? No pienses en cosas muy concretas; sino en habilidades generales como los deportes: a lo mejor no tan bien como para ser deportista profesional, ¿pero qué tal profesor de gimnasia? Lo bueno de fijarte en las cosas que se te dan bien es que automáticamente son también las cosas que te gustan. Bueno, salvo casos muy raros.

Por último y más importante piensa en tus sueños: pero piensa de verdad, ve muy adentro. Si te gusta ser policía, por ejemplo, ¿qué es lo que te gusta de ser policía? Si te gusta la cocina tanto cómo tener que cocinar en navidades y año nuevo y las fiestas?

Información, por favor

Lo más difícil de escoger una carrera es que normalmente se tiene muy poca información. Todavía es más o menos fácil buscar datos de los estudios que hay que hacer, ya que las universidades los publican en sus páginas web, pero lo de las profesiones es más difícil

Está Internet, los libros, las series de televisión y todas esas cosas, claro… Lo mejor que puedes hacer es preguntar. Si conoces a un juez, y quieres ser juez, pregúntale, ¿qué es lo peor que puede pasar? ¿qué te ignore? Bueno, sí, pero a la gente que le gusta su trabajo también le gusta que le pregunten. Te podrá dar datos concretos y, con un poco de suerte, hasta consejos sobre lo que tienes que estudiar. En algunos casos, un cocinero simpático que sea tío tuyo, por ejemplo, hasta quizás haga contigo una receta o puede que te dejen pasar a la oficina. De nuevo, ¿qué hay que perder? Poquito, y que ganar algo, un poco de información.

Sé práctico

No hace falta decidir lo mismo a los doce que a los dieciséis que a los dieciocho años. Si lo único que tienes que elegir ahora es un par de asignaturas optativas, concentráte en eso. Tampoco lo dejes todo para el último día, pero piensa en el paso que ahora tienes que dar. Si vas a por una profesión que tenga que ver con el deporte, tendrás que hacer esfuerzos ahora en mejorar tu forma física y tus conocimientos deportivos; si estás pensado en ser científico aunque no sepas de qué, refuerza tus estudios de ciencias (aunque es un error descuidar los otros).

Por último, en todo momento aprovecha las oportunidades de explorar que se te presenten. Pero sé pro-activo. Esto es si estás pensando en ser veterinario, dile a tu padre, por ejemplo, que te gustaría hablar con uno, a ver si te consigue una entrevista.

Sobran el miedo al futuro

Por lo demás no te agobies. El mundo está lleno de oportunidades y todos los días nacen profesiones nuevas, lo único que tienes que hacer es prepararte bien y estar atento

La importancia relativa de los costes

Hay personas que cuando van a estudiar una carrera lo que miran son los costes. ¿Cuántos años dura? ¿Cuál es el índice de aprobados? ¿Qué dinero cuesta? ¿Qué fácil es encontrar un empleo después de cursarla? Todas estas cosas son importantes, pero empezar a preocuparse por ellas es levantar la casa por el tejado

Me explico si tu vida es ser médico, lo que menos te importe es lo difícil que sea. Es como un deportista profesional, que no va a decir ay, que difícil es conseguir una medalla, mejor me dedico a la fabricación de triciclos, que es más fácil. Y bien parece que construir triciclos sea más fácil que un diploma olímpico, pero sólo tienes una vida. ¿De verdad vas a rendirte antes de empezar?

Sin embargo, es raro que tengas una vocación precisa y clara a Cosmólogo que estudia exclusivamente y nada más que a la materia oscura que rodea a Beta-Centauri; lo más normal es que tengas una simple vocación de científico, de descubrir qué hay más allá y cómo funciona la naturaleza.

Dentro de esa vocación es donde te debes plantear los costes y dificultades. Supongamos, que es una burrada lo que voy a decir, que no te llege el intelecto para Doctor en Física, pero sí para técnico de laboratorio. Pues ser técnico de laboratorio te hará mucho más feliz que cartero, por ejemplo. Supongamos que no tienes forma de estudiar en otro país -que es mucho suponer, pero en fin- y que en tu país sólo se estudia Química, pues hazte químico. Vale, son ejemplos, muy exagerados, porque quiero que me entiendas. Deja que tus emociones descubran tu “gran orientación vocacional” y deja los detalles a tu cabeza.

Algunos consejos para terminar

  1. Tests vocacionales en Internet

    Ni caso, ni los mires

  2. Un tipo que te dice que es muy difícil

    Y a lo mejor tiene razón, pregúntale. Si te da razones, atento, mira a ver como puedes evitar las dificultades que ha tenido. Si sólo da rumores o su opinión sin experiencia, pasa de él.

  3. …te dice que es muy fácil

    Ni caso, pero ni caso. Cortar un madero es fácil, ser un maestro carpintero es otra cosa

  4. …eso no le interesa a nadie

    No existe el trabajo que sea aburrido para todo el mundo. Que a él no le guste, o que a mucha gente no le guste no significa que no te pueda gustar a ti. Tienes que vivir tu propia vida, es la única que tienes

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Respetar es algo más que no portarse mal

Habrá quien piense que respetar a los demás en clase significa no armar líos. Habrá también muchos que crean que el respeto es una actitud elemental, un mínimo y ya está.

¿Tu trabajo respeta al profesor?

Pero, en realidad, portarse bien en clase, en el recreo, etc, es sólo la primera fase del respeto. Respetar a los demás es también esforzarse en hacer un trabajo del que puedas sentirte orgulloso. Significa, por supuesto, cumplir lo que se ha prometido. Incluye colaborar con el grupo y, más aún, ser capaz de hacer todas las cosas pensando en los demás.

Nada de esto es fácil, ni se consigue en dos días. Y su importancia es decisiva; de hecho hay todo un sistema de organización de grandes empresas, que simplificando mucho llamamos lean, que tiene uno de sus pilares en el respeto a las personas, a todas las personas.

Si el respeto ha llevado al éxito a grandes empresas, ¿por qué no a tí?