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En el reino de la muerte, lucha

Este post va de los exámenes, sobre todo si parecen perdidos.

Sun Tzu llamaba Reino de la Muerte a un lugar en el que tu ejército tenía el enemigo enfrente y un obstáculo detrás. Por ejemplo un río o un pantano. En esas circunstancias si intentas retirarte lo único que consigues es que maten a todos tus soldados. Sólo hay una opción, pelear con furia.

Lo mismo pasa en los exámenes finales. No se puede escapar de ellos. Ya no hay forma de dejar las cosas para después. No tiene sentido pensar en lo que no se hizo. Ahora hay que luchar y si pierdes, que sea después de haber luchado.

¡A ellos!

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Lean Personal

Crisis

Hace un mes, facilethings, la aplicación GTD que uso, falló; había acumulado demasiados proyectos para la base de datos y de lenta, se hizo inútil.


No nos pongamos trágicos. La mayoría de la gente vive sin GTD. No me iba a pasar nada a mí por un día… pero pasó una semana. Al final sobrevivía base de evernote hasta que el soporte de facilethings consiguió una nueva base de datos.

Redefiniendo GTD

Esta crisis me abrió los ojos. Resultar que la productividad es algo más que GTD y que, gulps, GTD no es ni un sistema de productividad personal ni el éxito final de la evolución de las productividad personal.

Lo que es GTD

GTD
una aproximación sistemática a la organización de la información sobre las tareas personales.

Vale esa es la definición aburrida a la que he llegado.

Me explico:

  1. aproximación sistemática: esto viene del propio David Allen, que en “Making it all work” entiende que no ha alcanzado un sistema completo, sino que da las piezas necesarias para que cada cual cree su sistema, desarollándolas más o menos de acuerdo a sus necesidades.

  2. organización de la información: GTD va de organizar información; nada más. Responde así a las dificultades específicas de los llamados trabajadores del conocimiento y de otros ámbitos en los que el trabajo está poco definido.

Esto está bien, pero es insuficiente.

Entra Lean

…puedes estar pensando que la naturaleza creativa de tu trabajo, y su variabilidad, significa que no puedes estandárizar nada –al contrario. Piensa, por ejemplo, en un artista –el epítome de la creatividad, hasta la boina calada con garbo. Pero si te fijas en su paleta, notarás algo intereante: los colores no está dispuestos aleatoriamente. En realidad, siempre están en el mismo lugar para que sea más fácil y más rápido encontrar el color adecuado cuando se necesita. En otras palabras, parte del trabajo estándar de un artista es mezclar los colores en el lugar justo de la paleta. Esta estándarización es importante porque si estás tumbado pintando el techo de la Capilla Sixtina, lo último que quieres es tener que ir cazando continuamente al color amarillo. –Daniel Markovitz, “A factory of One”

En otras palabras: hasta un artista tiene trabajo estandarizable y esta estandarización es importante. Pongamos que llamas o recibes llamadas por teléfono: éstas son estandarizables. Mandas y recibes emails: pueden someterse a un estándar.

Por importante que sea tu trabajo este seguramente contiene procesos humildes pero importantes, que si conseguimos estandarizar nos harán trabajar mejor y, descargarán nuestro sistema GTD.

La respuesta no son más recursos

Una mejor base de datos me sacó del lío. Pero me quedó claro que no puedo seguir acumulando información de acciones y proyectos sin límite. Los más de cien proyectos, muchos con listas de acciones largas, que llevaba se hacían inmanejables incluso con una aplicación informática, incluso con la que es la mejor implementación de GTD que conozco. Sí, hasta cuando la base de datos aguantaba.

Con una mejor base de datos la tentación era volver al cauce anterior. No lo hice porque la respuesta a la ineficiencia no son más recursos.

La bajamar revela las piedras, proverbio Lean

En otras palabras: cuando menguan tus recursos descubres tus fallos. Es buen momento para quitar esas piedras y no quedarse a esperar a que vuelva la marea. Es buen momento para resolver los fallos y no esperar a una mejora en la base de datos… a una mejora en la situación económica, tampoco.

Lo que hago

En primer lugar dejarme de fanatismos. Son malos en religión y también en productividad personal. GTD, por ejemplo, es un estándar, pero los estándares nunca son estáticos sino que deben mejorarse, deshaciéndonos de todo elemento que carezca de valor.

También en GTD puede haber muda.

Debido a que GTD es un sistema muy genérico, por necesidad, requiere que todo proyecto se divida en acciones de dos minutos y todas estas acciones se anoten por contextos. Esta es la aproximación necesaria cuando la variabilidad de las tareas es infinita.

Pero la variabilidad de las tareas nunca es infinita. Todavía me han de presentar a la persona que anote por contextos las tareas necesarias para asearse todos los días. O para conducir, por ejemplo, ambos proyectos en sentido GTD porque conllevan varias acciones de duración superior a dos minutos.

Mi nuevo estándar GTD

  1. Estandarizar el trabajo en lo posible.
  2. Identificar cada proyecto con su estándar, si tiene.
  3. Anotar en un proyecto sólo las acciones que se salen del estandár o la última acción completada de una secuencia fija.
  4. Llevar los proyectos muertos a un “archivo muerto”.

La 2. puede significar algo tan sencillo como poner a un proyecto el siguiente título “Escribir artículo Lean Personal”. Debido a mi experiencia ya sé las acciones estandárs que me lleva escribir un artículo.

La 3. supongamos que me interrumpen mientras buscaba información para mi artículo. Ahora es cuando debo introducir en mi sistema GTD “Buscar información” en #wikipedia“ (por ejemplo)” o, algo más concreto como “consultar A Factory of One”.

La 4. Un proyecto completado o desechado es un proyecto “muerto”. No es necesario que aparezca en el sistema “vivo” de la herramienta GTD que emplees, pero puede ser conveniente guardar referencia de ella para un futuro. Esto puede ser un simple archivo de texto plano con una línea por proyecto que contenga algo así como:

  1. Fecha de finalización
  2. Nombre de Proyecto.
  3. Incidencias, en su caso.
  4. Lugar de archivo, si es necesario (por ejemplo si no se tiene un archivo sistemático o si este proyecto no está archivado en el lugar habitual).

Lo que, en la práctica, escribo de esta manera en una nota de Evernote

13 de mayo
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* Expediente de Nadie Hernández Hernández 
* Expediente de Nadie García García | Se finaliza por defunción del interesado | Archivado en "Sin expediente"

De esta manera descargo a mi aplicación GTD, pero, a la vez tengo la información si alguien me pregunta en el futuro por qué no terminé el expediente de Nadie García García y, como mínimo, me evito el mal rato y el tener que ir a buscar los documentos archivados. En cuanto al de Nadie Hernández Hernández se finalizó sin incidencias y está guardado en el archivo normal.

Aún hay más

Pero será en otra ocasión. Apenas he rascado lo que el Lean puede suponer para GTD, mucho menos lo que puede significar para la productividad personal. Tampoco os prometo que lo haga en un futuro porque bueno, para eso está Markovitz y yo quiero dedicar mi tiempo libre a escribir.

Por ello os recomiendo leer “A factory of One”, que está en Amazon, por ejemplo. Para todo lo demás está Google. Si aprendo algo más por mi cuenta, ya os diré.

Foto

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GTD Sugerencias para desarolladores

## Descargad las #aplicaciones de elementos inútiles que nunca uso

Yo ya nunca asigno prioridades a una tarea, ni mucho menos las clasifico por la #energía que requieren hacerla. Si estoy cansado, no os preocupéis que ya elijo las #tareas fáciles inconscientemente.
malditas mentiras y #estadísticas

Puede parecer muy chulo disponer de una estadísticas de las tareas completadas por unidad de tiempo y su evolución, pero es contraproducente.

He dicho contraproducente; es decir mejor no tenerlas. (O pasar de ellas)

Me explico. A nadie le pagan por completar tareas, ni siquiera proyectos sino por alcanzar objetivos. Y estos objetivos no se miden por el número de tareas realizadas, ni resultan todos los objetivos realmente importante. Es decir que para disponer de estadísticas significativas deberíamos estudiar los objetivos de cada cual, escoger las variables a medir con precisión y asegurarnos de que el usuario anotara las tareas y proyectos conforme a las necesidades de la estadística.

## Utopía, utópica.

Además; una estadística de cosas hechas me puede llevar a hacer tareas porque sí las tareas no se pueden sumar como si fueran peras y manzanas. Cincuenta llamadas no significan lo mismo que revisar un informe podemos estar valorando el muda, es decir la basura. Si, por ejemplo, tengo que repetir mi trabajo por haber cometido un error, resulta que he hecho más tareas que si no lo hubiera hecho porque lo importante son los proyectos que completo. Si los hago en menos tareas tanto mejor

## Otras cosas que no necesito en mi herramienta GTD

* imágenes chulas (o no)
* música
* zen pop-art (fotos y elementos decorativos de estilo zen que no vienen a cuento)
* mensajes inspiradores
* **tiempos de espera**

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Acelerando GTD

CC -by Kuzeitac

## GTD: ¿una o varias herramientas?

De ninguna manera el sistema GTD presupone que debas tener una sóla herramienta (digital o analógica) para llevar el control de toda tu #productividad. Si quisieras, podrías llevar tu calendario en Google Calendar, tu lista de tareas en un cinco cuadernos, uno por cada #contexto y una lista de proyectos en un #kanban. A mí se me antoja complicado, pero es una opción.

Una sola herramienta para poder llevar GTD es el sueño de todo GTDista; pero no es posible. Siempre tendremos #cosas que nos llegan por nuestra bandeja de entrada analógica, ya sea una nota en un post-it; o incluso una orden verbal o un anuncio que vemos en el metro. Con todo, parece más razonable no multiplicar las herramientas GTD sin causa para ello.

## Pero una buena causa podría ser la velocidad.

Si tu herramienta no puede manejar todos tus proyectos quizás podría intentarse aplicar más de una herramienta. Por ejemplo, digamos que tienes 125 proyectos y que tu herramienta GTD puede manejar bien 99; algo habrá que hacer con los 26 proyectos restantes.

## Casa y trabajo

Una idea sería -no me matéis- usar una herramienta para los proyectos “de casa”, de los “de trabajo”. Esto puede tener sus ventajas, si por alguna razón, quiero compartir mi agenda, y no deseo compartir con un cliente cosas personales. Esto no es GTD heterodoxo pues no se trata de dejar de controlar los asuntos particulares, sino de dejarlos en una herramienta apartada.

## Furgoneta y deportivo

Además esto permite usar la herramienta más adecuada para cada ámbito. Si nuestra vida de casa es sencilla, una agenda de las de toda la vida nos puede valer; o incluso un sistema más sencillo pero incompleto, como autofocus.

## La alternativa minimalista

La alternativa minimalista mejor sería tener, de verdad, menos proyectos. Esto en el trabajo puede representar conseguir los mismos objetivos con menos proyectos, para hacer exclusivamente aquellas actividades que tienen valor añadido y nada, pero nada de #muda… lo que en muchos casos será una utopía de las gordas. Puede que sencillamente no nos dejen.

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GTD Test de Velocidad

Es difícil hacer un test de velocidad a una aplicación GTD. Resulta que el tiempo de respuesta de una aplicación depende, en no pequeña parte, de la cantidad de información que tenga acumulado el sistema. En otras palabras hacer una prueba con cinco #proyectos de tres #tareas cada uno no sirve de nada.

Debido a que GTD denomina proyecto a cualquier conjunto de dos o más acciones dirigidas a un fin y limita una acción a una actividad elemental que puede completarse en dos minutos; pronto habremos acumulado cientos de tareas, incluso proyectos.

Ese “pronto” pueden ser un par de meses; tiempo que es poco razonable: ni el desarrollador de GTD puede darte tres meses para probar gratis el producto, ni tú puedes cambiar cada tres meses de sistema.
Por tanto, #usuarios, aprended a desconfiar de toda reseña o #crítica de una herramienta GTD si el comentarista no ha hecho una prueba con, al menos, varias decenas de proyectos.

Por tanto, #desarrolladores, cread tres cuentas de ejemplo con 50, 100, 200 proyectos, cada uno con cinco tareas o así y en diferente grado de finalización. De esta manera podréis probar razonablemente cómo se va a comportar la aplicación y poner límites o precios adecuados a los consumos de cada cual.

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GTD Veloz

Hasta la semana pasada creía que la herramienta #GTD perfecta era la que implementaba mejor el sistema GTD. Pero un encontronazo con la realidad en forma de problemas de crecimiento con una #aplicación me mostró que hay cosillas aún más importantes.

Vamos, como que la cosa ande

## Queremos velocidad

Toda herramienta GTD ha de volar. GTD no sale gratis; requiere una inversión de esfuerzo para su aprendizaje, cierta disciplina para su mantenimiento y algo de tiempo diario para anotar las tareas y los proyectos.
Vale, luego eso nos lo vamos a cobrar. Yo invierto dinero para sacar más dinero. Pues aquí lo mismo. Y entre más pasta saque menos me dolerá el riesgo que he asumido.
Por eso es esencial que la herramienta GTD escogida nos reporte dividendos de productividad. Sino vuelta a una simple listita de tareas y andando. Y es que los que nos hemos metido en esto de la productividad personal, lo hemos hecho precisamente porque nos importa nuestro tabajo. Cada segundo que perdamos por culpa de la herramienta nos incomoda.

Mucho.

Mi deber no es meter cositas en mi agenda, sino cumplir objetivos.

// Desarrolladores de aplicaciones GTD, eso va para vosotros. Lo siento, más vale que os diga la verdad en el blog que con mi dinero. No es que sea mucho, pero seguro que os gusta. //

## ¿Caprichositos que somos?

La oficina es el mundo de la interrupción. Escenita maravillosa:
Abro nuevo proyecto en la aplicación: “Informe sobre Recurso de Doña C.A.” Tres segundos, la aplicación no abre el proyecto. Mal. Miro a la pantalla fijamente, a ver si así va más rápido Entra el amable compañero de cuatro plantas más arriba.

–¡Hola! Ah mira, ¿te acuerdas de eso que te dije de hace dos semanas sobre ese tema que no tiene nada que ver con lo que estás haciendo ahora?
–No (La aplicación se ha colgado)
–Bla, bla, bla, bla
Y yo –Pues ahora creo recordar que ble, ble, ble, ble (pero ya me he olvidado del informe que iba a hacer; me acordaré pero dentro de dos horas)

## Evitando esta situación

La aplicación GTD perfecta no existe, ni existirá y por eso siempre tenemos alguna herramienta auxiliar a mano (notitas de papel, un editor de texto), para evitar estos desbarajustes.

Pero eso sólo funciona si la bajada de velocidad es puntual.

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Crisis: Tiempo de alegría

Me contaron hace tres días el caso de una persona que aprobó unas oposiciones y, poco después, murió de una de esas enfermedades que avanzan a hurtadillas y te cazan por sorpresa. Los comentarios que generó la noticia eran muy tristes:

> Después de todo ese tiempo sacrificándose y todo ese esfuerzo va y se muere.

Pues sí, se muere; siempre se puede morir. Hoy mismo. Por eso hay personas que prefieren la indolencia al esfuerzo. Quizás no de manera consciente; probablemente no se digan: voy a consagrar mi vida a disfrutar del sillón; trabajaré lo mínimo que se despacha y lo demás, a disfrutarlo, que total vivir son dos días. Y es que es muy triste malgastar una vida; ya sea detrás de los libros, de la televisión o de una copa. Lo mismo da.

El error es dejar la alegría para el éxito. Recuerdo los días de incertidumbre y reproches cuando estudiaba oposiciones. Recuerdo también el estallido de felicidad de aprobarlas al final de todo; pero eso no significa que mis oposiciones fueran una vida de penurias y tristezas. Todo lo contrario.

También mi novela, mi trabajo, mi juego de rol, mis relatos, este mismo blog requieren esfuerzo; algunos más que otros. Pero eso no significa penurias, ni vivir en tristeza, porque siempre existe ocasión de practicar la alegría.

## Capitanes y tormentas

Y diréis, ¿cómo voy a ser feliz si se me ha muerto un padre?

Practicar la alegría se parece a manejar un barco de vela. El capitán que navega bajo un brisa ligera larga todo el trapo que puede; ajusta el aparejo y aprovecha hasta el último centímetro de arboladura para cosechar todos los vientos que pueda. Si aparece una tormenta, recoge el trapo y despeja la cubierta.

No, tampoco puede actuar uno igual el día en que se le ha muerto un padre y el día en que le nace un hijo. Pero en ambos se puede vivir con esperanza; se puede elegir recordar los gozos y desechar las sombras; puede uno oponer su valentía a sus miedos y saber que sí esta tormenta también pasará.

¿Cómo no podremos ser felices en situaciones menos trágicas? ¿Por qué no practicar un trabajo gozoso? ¿Qué impide dejar de preocuparse de una crisis que está más allá de nuestro control y gozar del trabajo qué tenemos ahora? Incluso, y con más fuerza, cuando nuestro trabajo sea buscar trabajo.

## Un mundo de rosas y grises

Todos no estamos destinados al éxito. El mundo es injusto y no voy a lanzar mensajes fantasiosos. El esfuerzo no garantiza el éxito; para seguridades la pereza, ella sí que te llevará sin duda al fracaso. Hay realidades muy duras ahí fuera; más duras que se te muera un padre y puede que necesites la ayuda de otras personas para salir adelante.

Pero aún se puede practicar la alegría; un capitán se conoce también en el momento que un barco se hunde. Aunque sea por que sabe cuando llamar a los guardacostas, organizar la evacuación y salvar al pasaje. A veces practicar la alegría consiste simplemente en hacer lo que se pueda, desencadenarse del futuro y confiar lo demás a Dios.