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¿Qué es Kaizen?

¿Cómo empiezo? ¿Con un poquito de historia? Sí, sí, que esta es buena.

Japón 1945, el país hecho un asquito después de la guerra. La industria japonesa empezó haciendo productos baratos, de mala calidad, destinados a los soldados americanos que ocupaban el país. Les permitía sobrevivir, pero poco más. El general estadounidense Mac Arthur, que en la práctica mandaba en Japón, se trae a unos expertos de su país, los junta a los empresarios japoneses para transmitir los secretos de la productividad americana. Y no era poca cosa, porque la asombrosa capacidad de producción americana fue la que hizo imposible cualquier esperanza para el Japón.

Los empresarios japoneses tomaron esos secretos, los combinaron con la cultura tradicional japonesa y les salió algo que se llama Kaizen.

Kaizen
es cambio pequeño y constante.

Bueno, hay libros enteros dedicados a esto y gordísimos. Así que vale, estoy simplificando mucho, pero tú no vas a llevar una fábrica de coches. Al menos no todavía.

Cambios son acciones

Kaizen no significa “voy a estudiar un poquito más”. Tienes que ser más concreto. Descubrir un obstáculo pequeño y quitártelo.

Por ejemplo
Un niño está en un equipo de fútbol. Llega tarde, despeinado, con mantequilla en la boca y siempre se olvida de algo: los botines, la toalla o un calcetín. En realidad pierde mucho el tiempo en casa y siempre deja prepararse para el entrenamiento para el final. ¿Qué puede hacer?
Podría decir
A partir de ahora voy a hacerlo todo bien, nunca llegaré tarde y revisaré todo tres veces para saber que no me olvido de nada.
Con kaizen podría decir
En cuanto llegue a casa voy a preparar las cosas del entrenamiento. Si tiene las cosas preparadas, es más difícil que se le haga tarde. Como no está nervioso cuando las prepara es más probable que no se le olvide nada. Y es una cosa concreta, fácil de hacer, no hace falta que sea perfecto, ni que lo haga todo bien. Es un cambio pequeño, es kaizen.

El kaizen es constante

El kaizen ve la vida como un río. (Bueno, en las empresas es el proceso de producción, pero aquí vamos a hablar de la vida). Si echas basura al principio del río, esa basura seguirá hasta el final del río hasta que la recojas.

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FacileThings | En camino a la aplicación GTD

Fui de los primeros en probar [Facilethings][Ft]. Seguramente fui de los primeros en abandonarla. Era entonces otra de esas aplicaciones web de productividad que se inspiriban en [GTD][] pero que no se deciden por tomársela en serio. Pero me quedó algo en la mente, no sé que era, que me decía que debía darle una segunda oportunidad.

A través de twitter contacté con [Francisco Saez][], para proponerle que me diera una cuenta sin limitaciones en [Facilethings][Ft] a fin de que pudiera probarla adecuadamente y compartir su evaluación en este blog. He aquí que ha llegado ese día.

## FacileThings, ¿qué es?

Es una aplicación web de productividad personal, que empezó con un enfoque genérico, de “contentar a todo el mundo”, pero que tras una decisión de su fundador, [Francisco Saez][], se orienta a implementar el método de David Allen, esto es [GTD][].

FacileThings puede servir también para coordinarte con tu equipo de trabajo –o cualquier otra persona–, aunque ellos mismos no usen la aplicación.

## Trabajando en FacileThings

Te [registras][Ft], creas tu cuenta y comienzas a trabajar. Sigues el modelo [GTD][], tal cual. Esto es:
1. Anotas las “Cosas” que tienes que hacer.
2. Procesas esas “Cosas” haciéndolas inmediatamente si tardan menos de 2 minutos o clasificándolas como tareas sin fecha o tareas de calendario, asignándoles si quieres un recordatorio.
3. Haces las cosas.
4. Haces las revisiones diarias y semanales.

Bueno, realmente FacileThings no tiene por que usarse en este modo exactamente. Permite cierta flexibilidad –lo cual me encanta– pero sí que anima a esta forma de trabajar, incluso mediante “mini-tutoriales” de [GTD][]

### En concreto

Digamos que me acuerdo que debo escribir este post. Voy a la aplicación y anoto la “cosa”:

> Escribir post prueba de FacileThings #sv :prioridad 2

En este caso #sv es una etiqueta, que se refiere a que es un post de SabiaVida. En FacileThings todo lo que comienze con # es una etiqueta, y puedes usar las etiquetas para indicar un proyecto, un área de responsabilidad (como es el caso), o un contexto. :prioridad se refiere al nivel de prioridad que tiene la tarea y sirve como criterio para ordenar las tareas. (Otros criterios son :energía :tiempo y :día como se explica en el [tutorial][] )

Luego, una vez tengo anotado las cosas que quiero hacer, voy a Procesar. En este caso le doy a “Próximas Acciones”. Si hubiera querido delegarlo lo habría asignado a una persona mediante el código @NombrePersona y poniéndolo en “Espera”.

No me extiendo más porque el tutorial de FacileThings explica todo esto mejor de lo que podría en esta introducción.

## A criticar se ha dicho

### Primero lo bueno

1. FacileThings busca ser la herramienta GTD perfecta. (Y es que a mí, me gusta GTD)
2. Su responsable es accesible y trabaja por mejorarla día a día.
3. Está en beta (o sea que mejorará )
4. Todo puede configurarse en modo texto (como me gusta a mí) como en modo gráfico.
5. Buen tutorial, que incluye introducción a GTD.
6. Permite asociar tareas e información a archivos que alojará en la nube
7. Manejo muy sencillo
8. Flujo de trabajo flexible

### Ahora lo malo

1. FacileThings no dispone de una herramienta offline.
2. Falta un enlace fácil al tutorial en cualquier página de la aplicación.
3. El tutorial podría mejorar con una referencia rápida.
4. Está en beta (o sea que en ocasiones veo bugs)
5. Las formas de clasificar no son consistentes. (Por ejemplo prioridades clasificadas por números y :energía como alta, media o baja)
6. Su acceso por móvil es adecuado, pero, no nos engañemos, feo.
7. El número de proyectos que puede trabajar en modo gratuito es muy limitado. No obstante se puede rebasar está limitación asignando a todas las tareas de un proyecto una misma etiqueta (pero no nos engañemos, es un apaño).

## El veredicto

FacileThings es una aplicación muy interesante y prometedora, que todavía tiene que crecer, pero que da muestras de que tiene un excelente futuro por delante.

Recomiendo su uso a quien se inice en GTD o a quien no esté conforme con su aplicación o herramienta actual. A los demás os recomiendo que la mantengáis en el radar para cuando salga de fase beta.

[Ft]: http://facilethings.com/ “Página de inicio de la aplicación Facile Things”
[GTD]: http://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done “Introducción a GTD en Wikipedia”
[Francisco Saez]: https://twitter.com/#!/franciscojsaez “Francisco Saez en twitter”
[tutorial]: http://facilethings.com/docs/es/tut/6 “Tutorial de Facile Things”

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¿Puedes?

A lo mejor ya te ha pasado. Intentas hacer algo, no lo consigues y te parece imposible. Sabes que es imposible y que nunca lo conseguirás.

Sin embargo otro día lo intentas y resulta que puedes. Te habías equivocado.

A mí me ha pasado muchas veces. Nunca pensé que iba a tener la fuerza de voluntad para hacer deporte todos los días. Cuando empecé a intentarlo creía que era muy probable que lo dejara antes de tiempo. No apostaba por mí. Creía muy poco en mí mismo.

Pero lo conseguí. Me había equivocado.

## ¿Te crees tonto?

Hay veces que las personas nos creemos peores que los demás. Casi siempre nos equivocamos. Es verdad que podemos ser menos creativos que alguien, pero a lo mejor tenemos más memoria. Lo único que pasa es que cuando estamos tristes, cuando algo nos ha salido mal, vemos más grandes los defectos y más pequeñas nuestras fuerzas.
Es como ver el mundo de noche: todo parece oscuro.
Pero saldrá el sol; el sol siempre sale al final, y todas las cosas recuperan su color verdadero.

### Si metiste la pata…

Los pequeños o grandes fracasos que has podido tener en tu vida no son porque tengas algo roto por dentro. Tampoco es que seas peor que nadie. Lo que pasa es que has hecho algo más. A lo mejor estudiaste demasiado poco. O estudiabas mal. A lo mejor no sabías concentrarte (y pensabas que concentrarse es un poder especial de los super-listos).

Es normal. Todos metemos la pata.

La buena noticia es que un error es una acción. Las acciones peores se pueden dejar de hacer y cambiarlas por acciones mejores. Y eres tú quien puede hacerlo. Incluso aunque creas muy poco en ti mismo. Lo sé, porque a mí también me ha pasado muchas veces.

## Puedes

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Saber Hacer: Qué y Como

> Os acordaréis de Productividad para Mentes Inquietas. Pues bien, hoy, aprovechando una idea de Seth Godin (el tío es listo) voy a ir publicando extractos de mi libro de productividad para estudiantes y jóvenes; en este caso de la introducción. Como veréis estoy apostando por un estilo *”bloguero”* para crear un documento pequeño aunque potente que cualquier estudiante sea capaz de aplicar por sí mismo.

## ¿Cómo conseguirás resultados?

También podrías preguntar como conseguir aprobar, o sacar buenas notas. Todo en la vida depende de dos factores (1) saber hacer y (2) hacerlo.

1. Muchas personas piensan que organizarse es tan fácil que no hace falta aprender nada. Es un error.
2. Otras piensan que si conoces la técnica adecuada no hace falta esforzarse. También es un error.
3. Por último, otros creen que el esfuerzo sólo depende de nuestra fuerza de voluntad. Otro error.

## ¿Qué es saber hacer?

Saber hacer se compone de dos elementos:

* Saber *Qué* hacer
* Saber *Cómo* hacerlo

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El método Toyota

Toyota se ha convertido este año en la compañía de fabricación de vehículos más importante, superando a General Motors que había reinado desde los años treinta. Antes fue Ford el líder mundial. Hoy, la capitalización de mercado de Toyota supera en cinco veces la de Ford y General Motors combinada. Toyota debe haber estado haciendo algo bien estos últimos 20 años ya que se ha convertido en el fabricante más productivo del mundo. La compañía domina el nuevo mercado de híbridos. El ejemplo de Toyota ofrece pues excelentes intuiciones y una guía para mejorar la productividad personal.

Los dos pilares principales de la estrategia de Toyota se reducen a: 1) respeto a las personas y 2) mejora continua; constantes e incesantes mejoras en todas las áreas. Toyota alcanzó una innovación radical sobre las firmas de automóviles americanas en la forma en que la compañía veía a su gente. General Motors y Ford veían a los obreros como componentes reemplazables de coste variable – el trabajo como un bien de mercado.

Toyota veía a sus trabajadores como el primer sitio donde hay que mirar cuando querían mejorar la productividad y calidad. Toyota innovó además al desafiar la estrategia de obsolescencia planeada. La compañía empezó a producir coches con menos defectos, más duraderos y que mantendrían más tiempo su valor. Las compañías americanas acabaron teniendo que responder con la misma moneda, fabricando coches de mayor duración y calidad con garantías más extensas. Esto no es todo lo que Toyota ha hecho en materia de procesos e innovaciones. Los métodos de contabilidad americanos valoraban el inventario en los mismos términos que la cuenta de caja, sin crear incentivo alguno para reducirlo. Toyota fue el pionero en “lean manufacturing” (fabricación magra) basada en gran parte en crear valor a los ojos del cliente y en tener productos “tirados desde fuera” o basados en la demanda que respondería a los deseos del cliente en vez que “empujados” o basados en el suministro.

La fabricación magra(lean) también incluye identificar y minimizar los residuos y sobrantes (incluido el exceso de inventario), capacitando a los empleados y buscando la perfección de los procesos. Este es un cambio evolucionario en la fabricación de los automóviles que está barriendo todos los otros sectores industriales modernos de la economía global. El “sistema Toyota” puede también aplicarse a mejorar la productividad personal. El Sistema de Producción Toyota (TPS) funciona como una filosofía completa. Es un sistema coherente de procesos y principios aplicados durante un largo período de tiempo. Los siguientes principios forman el núcleo del altamente efectivo TPS que pueden usarse para mejorar la productividad personal.

* Crea primero los sistemas manuales, luego emplea la tecnología como herramienta para ayudar al proceso. La gente Toyota puede encontrarse a menudo fabricando señales y poniéndolos por todas partes para luego usarlos junto con listas manuales para coordinar diversas actividades. Una vez que está resuelto el sistema manual, es cuando se trae la tecnología para ayudar y mejorar el proceso. Hay una fuerte aversión a adquirir y usar tecnología sólo por el amor a la tecnología. Aléjate del software caro hasta que hayas resuelto lo más básico.

* Crea un ambiente de aprendizaje constante. Toyota esta lleno de gente abiertos a ser enseñados y que están muy dispuestos a compartir información e involucrarse en el proceso de aprendizaje. Dedica algún tiempo exclusivamente a aprender – un curso, un libro por semana, seminarios, talleres, revisar artículos, etc.

* Elimina – no simplemente reduce – el desperdicio. En el sistema estadounidense, la línea de producción ha previsto las ineficiencias de forma que hay tiempo y recursos extra disponibles para asegurar el mantenimiento de la línea de producción. En el sistema Toyota no hay nada. Desenchufa el televisor y corta el cable.

* Pon calidad en todo. Estandariza para crear calidad consistente y trabaja constantemente para elevar los estándares. Cualquier cosa que merezca la pena hacerse, merece hacerse bien. Persigue la “grandeza” y no el “así va bien” siempre que haya una oportunidad para ello.

* Crea sistemas para respetar y tratar bien a tus asociados. La mejora personal hacia una mayor productividad personal es una carretera de dos direcciones. La gente Toyota trabaja en su mejora personal pero consideran que puede vincularse a ayudar a mejorar a los demás – para beneficio mutuo.

* Coopera con los demás, pero mantén las competencias esenciales. No subcontrates las decisiones importantes. La electrónica se ha convertido en una parte principal de los automóviles de Toyota así que la compañía ha decidido convertirla en un área principal. Dedica tiempo a aprender las áreas que pueden afectar tu vida. La planificación fiscal y los asuntos financieros son zonas clásicas que descuidamos y en las que deberíamos poner mayor esfuerzo.

* Elige a tus amigos y asociados cuidadosamente. Toyota es muy exigente, contrata a sus empleados después de un proceso que dura de uno a dos años. Sus socios y suministradores pasan también por procesos exhaustivos. Asóciate con la gente que puede ayudarte y a la que puedas ayudar de manera recíproca.